Εισαγωγή
Σκοπός αυτού του κειμένου είναι να περιγράψει απλά και σύντομα την παραμετροποίηση και παρακολούθηση των έργων μέσα από τις διαδικασίες της εφαρμογής.
Παραμετροποίηση
Για να μπορέσετε να δημιουργήσετε τα έργα και τις εργασίες τους θα πρέπει να ακολουθήσετε τη διαδρομή του μενού Χρημ/κά → Για Προχωρημένους → Έργα. Εμφανίζεται η λίστα των έργων όπου από το button της προσθήκης μπορείτε να προσθέσετε νέο έργο.
Καταχωρείτε κωδικό και όνομα του έργου και στη συνέχεια πληκτρολογείτε την Ημ/νία Έναρξης και Ημ/νία Λήξης του έργου. Από το πεδίο “Μίας Εργασίας” μπορείτε να επιλέξετε αν το έργο θα έχει πολλαπλές εργασίες ή αν θα έχει μόνο μία η εργασία. Στην περίπτωση που επιλέξετε ΝΑΙ η εφαρμογή θα δημιουργήσει μια εργασία με ημερομηνίες τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης του έργου και όνομα, το όνομα που έχετε δώσει στο έργο.
Στο tab: Πρόγραμμα Εργασιών εμφανίζεται ημερολόγιο σε μορφή timeline με τις εργασίες του έργου στο συνολικό χρόνο του έργου. Το ημερολόγιο προβάλει τους χρόνους και δεν μπορούν να μεταβληθούν.
Στο tab: Γενικά μπορείτε να ενημερώσετε διάφορες γενικές πληροφορίες για το έργο. Το πεδίο “Κατάσταση” είναι πίνακας που μπορείτε να ενημερώσετε την κατάσταση του έργου με τις επιλογές Ανοιχτό, Σε Εξέλιξη, Ακυρωμένο και Κλειστό. Στις τιμές Κλειστό και Ακυρωμένο ενεργοποιείται η επιλογή της “Ημερομηνία Κλεισίματος” όπου προτείνεται η ημερομηνία συστήματος.
Μπορείτε να επιλέξετε την επαφή που αναφέρετε το έργο στην αντίστοιχη επαφή.
Στο group Ενημέρωση Τιμολογίου μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε η επιλογή του έργου σε παραστατικό πώλησης να ενημερώνει τον πελάτη, τα στοιχεία αποστολής του πελάτη ή την αποστολή σε συναλλασσόμενο.
Από το group Κατηγορίες μπορείτε να ορίσετε έως 5 απλές ή/και 5 δενδροειδής κατηγορίες ενώ στο group Προθέματα Λογαριασμών Λογιστικής μπορείτε να συμπληρώσετε προθέματα για της γέφυρες στην περίπτωση που υπάρχει ανάγκη. Στο tab: Εργασίες μπορείτε να ορίσετε τις εργασίες που έχει το έργο σας. Εκτός από το όνομα της εργασίας, είναι πολύ σημαντικό να ορίσετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης γιατί κατά την καταχώρηση κάποιου παραστατικού φιλτράρονται όσες εργασίες είναι ενεργές στην ημερομηνία του παραστατικού. Στο ίδιο tab υπάρχουν και διάφορα πληροφοριακά πεδία για την κάθε εργασία που μπορεί να συμπληρώσει ο χρήστης. Στο tab: Σχέσεις Επαφής μπορείτε να ορίσετε όλες τις επαφές που μπορεί να έχετε στο έργο.
Όταν στο tab: Γενικά στο group Ενημέρωση Τιμολογίου έχετε επιλέξει ΝΑΙ στο πεδίο “Πελάτης” τότε ενεργοποιείται το group Στοιχεία Πελάτη στο tab: Στοιχεία Πελάτη. Μπορείτε να καλέσετε τον πελάτη που θα γίνονται οι τιμολογήσεις, τον πωλητή, τους ενδιάμεσους, τους τομείς και τον τιμοκατάλογο. Το group Στοιχεία Αποστολής Πελάτη ενεργοποιείται όταν έχετε επιλέξει ΝΑΙ στο πεδίο “Αποστολή Πελάτη” στο tab Γενικά. Αντίστοιχα ενεργοποιείται το tab Στοιχεία Αποστολής Συναλλασσόμενου όταν έχετε επιλέξει ΝΑΙ στο πεδίο “Συναλλασσόμενος Αποστολής” στο tab Γενικά. Από αυτό το σημείο μπορείτε να επιλέξετε άλλα στοιχεία αποστολής εκτός του πελάτη.
Αν στο έργο υπάρχουν ενεργοποιημένες συμβάσεις μπορείτε να τις συνδέσετε στο tab: Συμβάσεις.
Υπάρχουν και τα επιπλέον πεδία χρήστη καθώς και σχόλια στα αντίστοιχα tabs.
Εκτέλεση – Λειτουργία
Καταχωρίσεις σε εμπορικά παραστατικά
Όταν έχετε καταχωρήσει το έργο μπορείτε να το επιλέξετε σε όλα τα παραστατικά της εφαρμογής. Κατά την καταχώρηση ενός νέου παραστατικού στο tab: Στοιχεία Παραστατικού, στο πεδίο “Εργασία Έργου” επιλέγετε την εργασία του έργου στην οποία αναφέρεται το παραστατικό. Εμφανίζονται οι εργασίες έργων που έχουν ημερολογιακή ισχύ που ανήκει στην ημερομηνία καταχώρησης του παραστατικού. Αν επιλέξετε το κουμπί Καθαρισμός Φίλτρων, εμφανίζονται όλα τα διαθέσιμα έργα.
Στην περίπτωση που έχετε ένα παραστατικό που αναφέρεται σε πολλά έργα σας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξετε το έργο στις γραμμές. Από την ανάλυση των γραμμών στο tab: Περισσότερα στο πεδίο “Εργασία Έργου”.
Καταχωρίσεις σε ενέργειες CRM
Όταν καταχωρείτε μια ενέργεια στο CRM υπάρχει η δυνατότητα να τη συνδέσετε και με κάποια εργασία.
Από το tab: Πρόσθετα Στοιχεία στο group Λοιποί υπάρχει το πεδίο “Εργασία Έργου” όπου μπορείτε να επιλέξετε την εργασία για την οποία αναφέρεται.
Αποτέλεσμα
Από την λίστα των έργων υπάρχει το button των οικονομικών στοιχείων.
Μας δίνεται εικόνα ανά εργασία έργου και συνολικά τις Πωλήσεις, τις Αγορές, τα Έσοδα, τα Έξοδα, τις Εισπράξεις και τι Πληρωμές.
Από την λίστα των έργων υπάρχει το button Στοιχεία CRM όπου μπορείτε να δείτε τις ενέργειες που έχουν συνδεθεί με το έργο και τις εργασίες.
Από το μενού Χρημ/κά → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Έργα υπάρχουν σαν αναφορές η “Λίστα Έργων”, “Καρτέλα Έργου” και “Καρτέλα με ανάλυση Ειδών/Χρηματοοικονομικών”.
Η καρτέλα φέρνει όλα τα παραστατικά που αφορούν το έργο:
