Εισαγωγή
Σκοπός αυτού του κειμένου είναι να περιγράψει απλά και σύντομα την παραμετροποίηση και την καθημερινή λειτουργία του Global Blue Tax Free Shop, εταιρείες με αντικείμενο αφορολόγητες αγορές, συναλλαγές εξωτερικού, επιστροφής φόρου τουριστικών αγορών, κλπ.
Παραμετροποίηση
Διαμεσολαβητές Πληρωμών
Από το μενού Οργάνωση → Υποδομή → Λοιπά → Διαμεσολαβητές Πληρωμών θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα διαμεσολαβητή. Επίσης, μπορείτε να ορίσετε κατηγορίες ειδών που θα εξαιρούνται από την διαδικασία αυτή. Στο πεδίο “Τύπος Εξαιρ. Κατ.” επιλέγετε τον τύπο της κατηγορίας και στην ενότητα Εξαιρούμενες Κατηγορίες Είδους επιλέγετε τις κατηγορίες που δεν θα συμπεριλαμβάνονται στην διαδικασία.
Παραμετροποίηση Global Blue
Από το μενού Οργάνωση → Υποδομή → Λοιπά → Παραμετροποίηση Global Blue ορίζετε ανά Υποκατάστημα την “Ταυτότητα Καταστήματος”, το “Όνομα Χρήστη” και τον “Κωδικό”, τον “Διαμεσολαβητή Πληρωμών”, καθώς και τα “Μηχανήματα” τα οποία θα συνδέονται με το δικό τους αναγνωριστικό (Desk ID).
Παραμετροποίηση Εταιρίας
Από το μενού Οργάνωση → Υποδομή → Εταιρίες και έπειτα στο tab: Παράμετροι συμπληρώνετε το πεδίο “Διαμεσολαβητής Πληρωμών” με τον διαμεσολαβητή που δημιουργήσατε σε προηγούμενο βήμα.
Παραμετροποίηση Σειράς
Στη σειρά του παραστατικού που θα συνοδεύεται με την αίτηση για tax free θα πρέπει να ενεργοποιήσετε το πεδίο “Tax Free” στο tab: Συμπεριφορά.
Σε περιπτώσεις διαβίβασης μέσω Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης, θα πρέπει να ορίσετε στον τύπο εκτύπωσης (στο tab: Φόρμες Εκτύπωσης) την τιμή No Printer.
Εκτέλεση - Λειτουργία
Έπειτα από την καταχώρηση του παραστατικού υπάρχουν οι παρακάτω εργασίες από την διαδρομή Εργασίες → Global Blue → Αίτηση για Tax Free/ Επανεκτύπωση/ Ακύρωση /Αναζήτηση. Πιο αναλυτικά:
Αίτηση για Tax Free:
Σε περίπτωση διαβίβασης μέσω myData, μετά την καταχώρηση του παραστατικού και τη διαβίβαση της σύνοψης, επιλέγετε την εργασία Αίτηση για Tax Free (από Εργασίες → Global Blue), όπου την πρώτη φορά θα πρέπει να γίνει η εγκατάσταση του Pylon Hybrid Browser. Στην ερώτηση επιλέγετε Ναι και στο επόμενο βήμα πραγματοποιείται η εγκατάσταση.
Με την εργασία αυτή ανοίγει μια φόρμα (η φόρμα της Global Blue) με συμπληρωμένα κάποια στοιχεία του πελάτη και του παραστατικού.
Η ημερομηνία του παραστατικού πρέπει να είναι η ημέρα που πραγματοποιείται η αίτηση. Οι αξίες είναι συμπληρωμένες από το παραστατικό και δεν επιδέχονται τροποποίηση. Τα στοιχεία που μπορούν να τροποποιηθούν είναι τα στοιχεία του πελάτη, όπως το διαβατήριο, η φυσική διεύθυνση, το email και το τηλέφωνο, με τα οποία στην συνέχεια ενημερώνεται και το παραστατικό. Τέλος, επιλέγετε το πεδίο “ISSUE”.
Αν τα στοιχεία που αποστέλλονται στην Global Blue κατά την αίτηση είναι έγκυρα, θα ανοίξει μια σελίδα με το έντυπο της Global Blue προς εκτύπωση, το οποίο περιλαμβάνει Mark και QR Code. Σε περίπτωση που το παραστατικό δεν διαβιβαστεί τότε στην εκτύπωση του pdf δεν υπάρχει Mark και QR Code.
Το παραστατικό πλέον έχει συνδεθεί με μια αίτηση Tax Free. Μπορεί να επανεκτυπωθεί καθώς και να ακυρωθεί.
Σε περίπτωση διαβίβασης του παραστατικού μέσω παρόχου:
- Όταν το παραστατικό διαβιβαστεί θα ανοίξει αυτόματα η φόρμα της Global Blue και με την ολοκλήρωση των ενεργειών εκτυπώνεται το pdf της Global Blue με όλα τα στοιχεία του παρόχου UID, Mark, QR Code κλπ.
- Όταν το παραστατικό αποτυγχάνει να διαβιβάσει, δεν γίνεται αίτηση στην Global Blue. Συνεπώς η εκτύπωση δεν είναι Offline, αλλά εκτυπώνετε το pdf της Global Blue με την ετεροχρονισμένη αποστολή αφού είναι υποχρεωτικό να υπάρχουν όλα τα στοιχεία του παρόχου UID, Mark, QR Code κλπ.
Επανεκτύπωση:
Η εργασία αυτή (Εργασίες → Global Blue → Επανεκτύπωση) επιτρέπει την επανεκτύπωση του παραστατικού που έχει ήδη σταλεί με επιτυχία στην Global Blue.
Εάν το παραστατικό δεν διαβιβαστεί τότε στην επανεκτύπωση του pdf δεν υπάρχει Mark και QR Code.
Ακύρωση:
Η διαδικασία αυτή επιτρέπει την ακύρωση μιας αίτησης που έχει ήδη σταλεί με επιτυχία στην Global Blue.
Αναζήτηση:
Σε περίπτωση που έχει σταλεί μια αίτηση, όμως κατά την διάρκεια της αποστολής κάτι πήγε στραβά, όπως πχ. πτώση ρεύματος ή διακοπή ίντερνετ, κτλ. υπάρχει η διαδικασία της Αναζήτησης. Επιτρέπει την αναζήτηση για ένα συγκεκριμένο παραστατικό και ελέγχει εάν έχει ήδη σταλεί στην Global Blue. Στην συνέχεια, υπάρχει η δυνατότητα να ενημερώσει και το παραστατικό, με την πληροφορία πως έχει ήδη αποσταλεί. Το ίδιο ισχύει και αν έχει γίνει ακύρωση και δεν ενημερώθηκαν αυτές οι εγγραφές. Υπάρχει η δυνατότητα μέσω της αναζήτησης να διορθώσετε τα δεδομένα.
Γρήγορη Καταχώρηση Πώλησης
Η διαδικασία αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί και από την οθόνη της Γρήγορης Καταχώρησης Πωλήσεων, από το μενού Κινήσεις → Πωλήσεις → Γρήγορη Καταχώρηση Πώλησης.
Αποτέλεσμα
Από το μενού Κινήσεις → Εργασίες → Global Blue → Επισκόπηση μπορείτε να παρακολουθείτε τα παραστατικά που έχουν αποσταλεί στην Global Blue.
