Σύμβαση Σταθερού Τύπου: Τιμολογήσεις και Διακανονισμοί ανά Ομάδα Ειδών
Συμβάσεις Σταθερού Τύπου θεωρούνται οι συμφωνίες που εμπεριέχουν διακανονισμούς ως προς την τιμολόγηση, την παραγγελία ή τις εισπράξεις/πληρωμές. Πιο συγκεκριμένα, η σύμβαση Σταθερού Τύπου με χαρακτηρισμό Τιμολογήσεις και Διακανονισμοί ανά Ομάδα Ειδών, αφορά συμφωνίες ως προς την επαναλαμβανόμενη τιμολόγηση των συγκεκριμένων ειδών ή υπηρεσιών ανάλογα με το group που έχουν οριστεί, σε συγκεκριμένες ημερομηνίες καθώς και συγκεκριμένες ημερομηνίες εισπράξεων. Παρακάτω περιγράφεται η λογική για το κύκλωμα των πωλήσεων. Ομοίως παρακολουθείται και στο κύκλωμα αγορών.
Δημιουργία Σύμβασης Σταθερού Τύπου: Τιμολογήσεις και διακανονισμοί ανά Ομάδα Ειδών
Για να δημιουργήσετε σύμβαση Σταθερού τύπου – Τιμολογήσεις και διακανονισμοί ανά Ομάδα Ειδών:
• Ο κωδικός σύμβασης δημιουργείται κατά την καταχώρηση της όπως έχει οριστεί από
την παραμετροποίηση.
• Συμπληρώνετε την περιγραφή της σύμβασης.
• Στο πεδίο “Τύπος Εγγραφής” επιλέγετε την τιμή Σταθερή.
• Στο πεδίο “Τύπος Σταθερής Εγγραφής” επιλέγετε την τιμή Τιμολογήσεις και διακανονισμοί ανά Ομάδα Ειδών.
• Ορίζετε την Ημερομηνία Έναρξης και Λήξης της σύμβασης. Μόνο για αυτό το εύρος ημερομηνιών θα ισχύει η σύμβαση και οι έλεγχοι που θα πραγματοποιηθούν σε σχέση με αυτή.
• Επιλέγετε τον πελάτη που αφορά η συγκεκριμένη σύμβαση. Σε αυτό το σημείο υπάρχει δυνατότητα να δείτε Οικονομικά Στοιχεία ή Ενέργειες CRM που αφορούν τον συγκεκριμένο πελάτη. Ο πελάτης θα έρχεται προτεινόμενος στα παραστατικά πώλησης όταν θα επιλέξετε την συγκεκριμένη σύμβαση.
• Έχετε δυνατότητα να συμπληρώσετε τον πωλητή, τον 1ο και τον 2ο ενδιάμεσο, που συσχετίζονται με αυτή την σύμβαση. Ο πωλητής και οι ενδιάμεσοι θα προτείνονται στα παραστατικά πώλησης όταν θα επιλέξετε την συγκεκριμένη σύμβαση.
• Στην περιοχή Συμπεριφορά στα Εμπορικά Παραστατικά, το πεδίο “Ανάθεση Διαστάσεων Κέντρων Κόστους Κέρδους” χρησιμοποιείται μόνο στις συμβάσεις Σταθερού Τύπου, όπου στο tab: Χρεώσιμα στο είδος ή στην υπηρεσία έχετε την δυνατότητα να δηλώσετε κατηγορία κέντρων κόστους, δενδροειδή κατηγορία κέντρων κόστους, επιχειρηματική μονάδα και 1ο και 2ο τομέα. Σε περίπτωση που ορίσετε τιμή Ναι τότε η σχετική πληροφορία που υπάρχει μέσα στη σύμβαση μεταφέρεται και στο παραστατικό.
• Το tab: Είδη, είναι ενεργό και στις συμβάσεις σταθερού τύπου ώστε να δίνεται η δυνατότητα να παρακολουθούνται και είδη ή υπηρεσίες ως προς την τιμολόγηση πέραν της παρακολούθησης διακανονισμών. Αυτό σημαίνει ότι όλη η λειτουργικότητα που περιγράφεται παραπάνω για τις συμβάσεις Ανοιχτού Τύπου, μπορεί να εφαρμοστεί και σε συμβάσεις κλειστού τύπου.
• Το tab: Χρεώσιμα, αφορά την βασική λειτουργικότητα των συμβάσεων Σταθερού Τύπου. Σε αυτό το σημείο ορίζουμε τα είδη ή/και τις υπηρεσίες για τις οποίες γίνεται η συμφωνία με τον πελάτη και βάσει αυτών θα προκύψουν τα τιμολόγια. Η αξία που θα ορίσετε πρέπει να συμπεριλαμβάνει και το Φ.Π.Α. Η ποσότητα είναι η ποσότητα που θα αναφέρεται σε κάθε τιμολόγιο που θα προκύπτει από αυτή τη σύμβαση. Στα είδη ή τις υπηρεσίες θα πρέπει να ορίσετε και σε ποιο group ανήκουν και αυτό το group αυτό θα το επιλέξετε στους κανόνες τιμολόγησης [ΤΑΒ: Παρατατικά – tab: Τιμολόγια] ώστε η έκδοση των παραστατικών να συμπεριλαμβάνει μόνο τα είδη ή τις υπηρεσίες αυτών των group.
Προσοχή!! Σε κάθε σύμβαση τέτοιου τύπου δεν μπορούν να σπάσουν τα είδη και οι υπηρεσίες σε διαφορετικά τιμολόγιο. Επιπλέον η συνολική αξία της σύμβασης καθορίζεται βάσει των επιλεγμένων group που έχετε επιλέξει κατά την τιμολόγηση. Συνεπώς, αν επιθυμείτε σε μια σύμβαση να συμπληρώσετε στο tab: Χρεώσιμα, και είδη και υπηρεσίες, τότε το παραστατικό που θα επαναλαμβάνεται θα πρέπει να υποστηρίζει γραμμές ειδών και γραμμές υπηρεσιών.
• Το tab: Τιμολόγηση, αφορά τους διακανονισμούς των συμβάσεων Σταθερού Τύπου. Σε αυτό το σημείο, για τον συγκεκριμένο τύπο σύμβασης, είναι ενεργό το tab: Τιμολόγηση, που αφορά παραστατικά πωλήσεων.
- Μπορείτε να ορίσετε χειροκίνητα τις ημερομηνίες για τα τιμολόγια που θέλετε να προκύψουν από την σύμβαση. Διαφορετικά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την λειτουργικότητα του Πρότυπου Προγραμματισμού ώστε αυτόματα να δημιουργούνται οι προτάσεις τιμολόγησης με την ορισμένη αξία, όπως ορίζει ο κανόνας που θα δημιουργήσετε με βάση εκκίνησης την Ημερομηνία Έναρξης της σύμβασης. Η Ημερομηνία Λήξης δεν επηρεάζει τους διακανονισμούς. Οδηγίες σχετικά με την λειτουργικότητα του Πρότυπο Προγραμματισμού μπορείτε να βρείτε στο σχετικό εγχειρίδιο Πρότυπου Προγραμματισμού.
Τέλος, μπορείτε να ενεργοποιήσετε το flag “Μηνιαίως από την Ημερομηνία Έναρξης” σε Ναι εάν επιθυμείτε η ημερομηνία των διακανονισμών να συμπίπτει με την ημερομηνία έναρξης της σύμβασης. Σε αυτή την περίπτωση, λαμβάνει υπόψη την ημερομηνία έναρξης της σύμβασης σε σχέση με τα κριτήρια που έχετε ορίσει στο Πρότυπο Προγραμματισμού.
Παράδειγμα. Έστω ότι στο πρότυπο προγραμματισμού έχετε ορίσει “Τύπο χρόνου”:μήνες, στο πεδίο “Μη εργάσιμη Ημέρα”:Αναζήτηση Πλησιέστερης Ημέρας, στη περιοχή έγκυρη, Σάββατο και Κυριακή Όχι, Εβδομάδες 3η και 4η Ναι και στην περιοχή περίοδο τις τιμές 1 έως 4. Για τον Δεκέμβριο που η 23η είναιημέρα Σάββατο ο διακανονισμός θα δημιουργηθεί την ημέρα Παρασκευή 22/12. Στην περίπτωση που το flag “Μηνιαίως από την Ημερομηνία Έναρξης” είναι όχι ακολουθεί μόνο τα κριτήρια του πρότυπου προγραμματισμού κι αγνοεί την ημερομηνία έναρξης σύμβασης. - Για την σύμβαση αυτού του τύπου (Τιμολογήσεις και διακανονισμοί ανά Ομάδα Ειδών), σε κάθε ημερομηνία το πεδίο αξία (ανά γραμμή διακανονισμού τιμολογίου ) παραμένει κλειδωμένο και η τιμή του καθορίζεται αυτόματα από την επιλογή του Group που έχουν οριστεί προηγουμένως στα Είδη.
- Με την αποθήκευση ολοκληρώνεται την δημιουργία της σύμβασης.
Δημιουργία Τιμολογίων
Για την πραγματική δημιουργία των τιμολογίων όπως έχουν οριστεί στο Tab: Τιμολόγηση στη σύμβαση, αφού επιλέξετε την γραμμή του διακανονισμού που επιθυμείτε να δημιουργήσει τιμολόγιο θα πρέπει να επιλέξετε “Δημιουργία Τιμολογίου”.
Προτείνεται η σειρά που έχετε επιλέξει στις παραμέτρους Συμβάσεων, αλλά μπορείτε να αλλάξετε την πρόταση αυτή.
Στο παραστατικό αυτό, έχουν συμπληρωθεί τα στοιχεία του πελάτη, ο πωλητής, οι ενδιάμεσοι και η σύμβαση.
Μπορείτε να τροποποιήσετε τις Ημερομηνίες και τον τρόπο πληρωμής, αλλά και να προσθέσετε Σχόλια και παρατηρήσεις και να συμπληρώσετε επιπλέον πληροφορίες.
Δεν μπορείτε να τροποποιήσετε τις γραμμές του παραστατικού ως προς τα είδη, τις τιμές, τις εκπτώσεις και τις ποσότητες. Αυτή η πληροφορία έρχεται αυτούσια από τη σύμβαση. Σε περίπτωση που επιχειρήσετε να παρέμβετε σε κάποιο από αυτά τα πεδία, θα εμφανιστεί μήνυμα σφάλματος.
Αφού αποθηκεύσετε το παραστατικό, δίπλα στην γραμμή που είχατε επιλέξει εμφανίζεται συμπληρωμένος ο κωδικός και η ημερομηνία του τιμολογίου. Μπορείτε με την επιλογή του φακού να προβάλλετε το συγκεκριμένο παραστατικό αλλά δεν μπορείτε να το τροποποιήσετε.
Το παραστατικό δεν μπορεί να τροποποιηθεί αλλά δεν μπορεί και να διαγραφεί από την λίστα των παραστατικών. Αν θέλετε να διαγράψετε κάποιο παραστατικό που έχει δημιουργηθεί μέσα από την σύμβαση, τότε θα πρέπει να μπείτε στην σύμβαση και στην αντίστοιχη γραμμή του Διακανονισμού Τιμολογίου να επιλέξετε το πλήκτρο Χ. Αφού επιβεβαιώσετε ότι επιθυμείτε την διαγραφή του στο σχετικό μήνυμα που εμφανίζεται, τότε το παραστατικό διαγράφεται.
Προσοχή!! Η δυνατότητα διαγραφής του τιμολογίου εξαρτάται και από την παραμετροποίηση της σειράς που έχετε επιλέξει. Αν στην σειρά είναι ενεργός ο έλεγχος κωδικού, που σημαίνει ότι δεν μπορεί να διαγραφεί παραστατικό όταν έχει ακολουθήσει παραστατικό με μεταγενέστερη αρίθμηση, τότε η επιλογή διαγραφής μέσα από τη σύμβαση δεν επιτρέπεται. Σε αυτή την περίπτωση θα εμφανιστεί μήνυμα σφάλματος.
Ενέργειες Διακανονισμών
Σε αυτό το σημείο, για τον συγκεκριμένο τύπο σύμβασης, είναι ενεργό το tab: Διακανονσιμοί, στο οποίο θα συμπληρώσετε τους διακανονισμούς είσπραξης είτε χειροκίνητα, είτε βάση προτύπου, δεδομένου των αξιών των ειδών και υπηρεσιών που έχουν οριστεί στην σύμβαση.
Σημειώστε πως κατά την δημιουργία των γραμμών διακανονισμού το κύκλωμα θα λάβει υπόψη του όχι τις αξίες που προκύπτουν από τα Χρεώσιμα (Είδη και Υπηρεσίες) αλλά το σύνολο της αξίας που προκύπτει από τις τιμολογήσεις (καθώς αυτό διαμορφώνεται βάσει των group Τιμολόγησης).
Εξαργύρωση
Μέσα από την σύμβαση πραγματοποιείται και η εξαργύρωση, δηλαδή η δημιουργία των εισπρακτικών παραστατικών όπως έχουν οριστεί στο tab: Παραστατικά → Διακανονισμοί.
Για να δημιουργήσετε ένα εισπρακτικό παραστατικό, επιλέγετε την γραμμή του διακανονισμού που σας ενδιαφέρει και επιλέγετε “Εξαργύρωση”. Εμφανίζεται παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε την σειρά είσπραξης και τον Τύπο Εγγραφής, δηλαδή τον τρόπο είσπραξης. Προτεινόμενη σειρά εμφανίζεται η επιλογή που έχετε ορίσει στις παραμέτρους συμβάσεων. Προτεινόμενος τύπος εγγραφής εμφανίζεται η επιλογή που έχετε ορίσει στην Τύπο Διαθεσίμου για τον διακανονισμό της σύμβασης που επιλέξατε να εξαργυρώσετε. Αυτές οι επιλογές αποτελούν προτάσεις και μπορείτε να τις τροποποιήσετε.
Προσοχή!! Οι τιμές που προτείνονται στον Τύπο Εγγραφής όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, δεν εξαρτώνται μόνο από τον Τύπο Διαθεσίμου που έχει οριστεί αλλά και από την παραμετροποίηση του Τύπου Παραστατικού της Σειρά Είσπραξης. Σε περίπτωση που στον σχετικό τύπο παραστατικού δεν είναι επιλεγμένοι κάποιοι Τύποι Κίνησης Γραμμής π.χ. Πιστωτική Κάρτα, τότε δεν θα εμφανίζεται και ως επιλογή τον Τύπο Εγγραφής. Διαθέσιμοι θα είναι μόνο οι τύποι για τους οποίους υπάρχει σχετική παραμετροποίηση στον τύπο παραστατικού είσπραξης.
Επιλέγοντας Κλείσιμο, εμφανίζεται το παραστατικό είσπραξης με συμπληρωμένα τα στοιχεία πελάτη και τα ποσά της είσπραξης. Σε περίπτωση που η είσπραξη δεν αφορά μετρητά, τότε θα πρέπει να συμπληρωθούν επιπλέον στοιχεία στις γραμμές του παραστατικού, όπως ο λογαριασμός τραπέζης ή το σώμα αξιογράφου κ.ο.κ.
Τροποποίηση & Διαγραφή Παραστατικού Είσπραξης
Στο παραστατικό είσπραξης δεν επιτρέπεται να τροποποιήσετε το ποσό της είσπραξης ως προς το σύνολό του. Δηλαδή, μπορείτε να σπάσετε το ποσό σε διαφορετικούς τρόπους πληρωμής, αλλά πάντα η Συνολική Αξία της είσπραξης θα πρέπει να συμφωνεί με την αξία του Διακανονισμού που επιλέξατε να εξαργυρώσετε.
Μετά την καταχώρηση του παραστατικού είσπραξης, μέσα στην σύμβαση στο tab: Διακανονισμοί, στη γραμμή του διακανονισμού που επιλέξατε υπάρχει η πληροφορία του κωδικού και της ημερομηνίας του παραστατικού είσπραξης.
Με την επιλογή του Φακού μπορείτε να δείτε το παραστατικό αυτό αλλά δεν μπορείτε να το τροποποιήσετε.
Τα παραστατικά είσπραξης που έχουν προκύψει από σύμβαση δεν μπορούν να τροποποιηθούν ή να διαγραφούν από την λίστα των παραστατικών είσπραξης. Για να διαγράψετε ένα παραστατικό είσπραξης-εξαργύρωσης, αρκεί μέσα στη σύμβαση να επιλέξετε το Χ σύμβολο στην γραμμή του διακανονισμού στο οποίο έχει συνδεθεί το παραστατικό.
Σύνδεση Παραστατικού
Έχετε την δυνατότητα να δημιουργήσετε παραστατικό είσπραξης στην λίστα των παραστατικών και όχι μέσα από την σύμβαση, και έπειτα να τα συνδέσετε. Για να πραγματοποιηθεί αυτή η σύνδεση, στο tab: Διακανονισμοί μέσα στη σύμβαση θα πρέπει να επιλέξετε “Σύνδεση Παραστατικού”.
Θα ανοίξει παράθυρο με λίστα παραστατικών που θα αφορούν μόνο αυτή τη σύμβαση. Δηλαδή, στο παραστατικό είσπραξης, στο πεδίο “Σύμβαση” θα είναι δηλωμένη η σύμβαση στην οποία προσπαθείτε να επιλέξετε το παραστατικό προς σύνδεση στον διακανονισμό. Επίσης θα πρέπει να το παραστατικό είσπραξης να αντιστοιχεί στο ακριβές ποσό όπως ορίζεται στον διακανονισμό.
Διάσπαση
Όπως έχουμε προαναφέρει ο ορισμός των διακανονισμών μπορεί να γίνει βάσει πρότυπου προγραμματισμού ή χειροκίνητα. Σε οποιαδήποτε περίπτωση, ο χρήστης μπορεί να επέμβει σε δεύτερο χρόνο και να τροποποιήσει τις ημερομηνίες και τα ποσά.
Αυστηρή προϋπόθεση αυτής της ενέργειας είναι να συμφωνεί η συνολική αξία χρέωσης της σύμβασης με την συνολική αξία του διακανονισμού.
Συνεπώς, αν θέλετε να τροποποιήσετε κάποιο ποσό είσπραξης, γιατί ενδεχομένως ο πελάτης να δώσει λιγότερα από το συμφωνηθέν ποσό και να ορίσει μια νέα ημερομηνία εξόφλησης του υπολοίπου ποσού, τότε μπορείτε είτε να τροποποιήσετε τα ποσά και τις ημερομηνίες χειροκίνητα είτε να χρησιμοποιήσετε την λειτουργικότητα της Διάσπασης.
Επιλέγοντας την γραμμή διακανονισμού που επιθυμείτε να διαφοροποιήσετε και έπειτα το πλήκτρο “Διάσπαση”, ενεργοποιείται παράθυρο όπου μπορείτε να ορίσετε το ποσό που εξαργυρώνεται από τον πελάτη, και το υπόλοιπο ποσό υπολογίζεται αυτόματα. Για τον επαναπροσδιορισμό του διακανονισμού για το υπόλοιπο ποσό μπορείτε να ορίσετε νέα ημερομηνία. Με την επιλογή Κλείσιμο, θα δημιουργηθεί νέα γραμμή στους διακανονισμούς με το υπολειπόμενο ποσό και την ημερομηνία που επιλέξατε.
Σύμβαση Σταθερού Τύπου: Μερική Τιμολόγηση
Συμβάσεις Σταθερού Τύπου θεωρούνται οι συμφωνίες που εμπεριέχουν διακανονισμούς ως προς την τιμολόγηση, την παραγγελία ή τις εισπράξεις/πληρωμές. Πιο συγκεκριμένα, η σύμβαση Σταθερού Τύπου με χαρακτηρισμό Μερική Τιμολόγηση, αφορά συμφωνία η οποία αποτυπώνεται μόνο σε μια υπηρεσία Χρεώσιμων (δεν επιτρέπεται δεύτερη υπηρεσία ή είδος Χρεώσιμου) και σημαντική πλέον σημασία έχει και η ποσότητα που ορίζεται σε αυτή την υπηρεσία.
Παρακάτω περιγράφεται η λογική για το κύκλωμα των πωλήσεων. Ομοίως παρακολουθείται και στο κύκλωμα αγορών.
Δημιουργία Σύμβασης Σταθερού Τύπου: Μερική τιμολόγηση.
Για να δημιουργήσετε σύμβαση Σταθερού τύπου – Μερική τιμολόγηση:
• Ο κωδικός σύμβασης δημιουργείται κατά την καταχώρηση της όπως έχει οριστεί από την παραμετροποίηση.
• Συμπληρώνετε την περιγραφή της σύμβασης.
• Στο πεδίο “Τύπος Εγγραφής” επιλέγετε την τιμή Σταθερή.
• Στο πεδίο “Τύπος Σταθερής Εγγραφής” επιλέγετε την τιμή Μερική τιμολόγηση.
• Ορίζετε την Ημερομηνία Έναρξης και Λήξης της σύμβασης. Μόνο για αυτό το εύρος ημερομηνιών θα ισχύει η σύμβαση και οι έλεγχοι που θα πραγματοποιηθούν σε σχέση με αυτή.
• Επιλέγετε τον πελάτη που αφορά η συγκεκριμένη σύμβαση. Σε αυτό το σημείο υπάρχει δυνατότητα να δείτε Οικονομικά Στοιχεία ή Ενέργειες CRM που αφορούν τον συγκεκριμένο πελάτη. Ο πελάτης θα έρχεται προτεινόμενος στα παραστατικά πώλησης όταν θα επιλέξετε την συγκεκριμένη σύμβαση.
• Έχετε δυνατότητα να συμπληρώσετε τον πωλητή, τον 1ο και τον 2ο ενδιάμεσο, που συσχετίζονται με αυτή την σύμβαση. Ο πωλητής και οι ενδιάμεσοι θα προτείνονται στα παραστατικά πώλησης όταν θα επιλέξετε την συγκεκριμένη σύμβαση.
• Στην περιοχή Συμπεριφορά στα Εμπορικά Παραστατικά, το πεδίο “Ανάθεση Διαστάσεων Κέντρων Κόστους Κέρδους” χρησιμοποιείται μόνο στις συμβάσεις Σταθερού Τύπου, όπου στο tab: Χρεώσιμα στο είδος ή στην υπηρεσία έχετε την δυνατότητα να δηλώσετε κατηγορία κέντρων κόστους, δενδροειδή κατηγορία κέντρων κόστους, επιχειρηματική μονάδα και 1ο και 2ο τομέα. Σε περίπτωση που ορίσετε τιμή Ναι τότε η σχετική πληροφορία που υπάρχει μέσα στη σύμβαση μεταφέρεται και στο παραστατικό.
• Το tab: Είδη, είναι ενεργό και στις συμβάσεις σταθερού τύπου ώστε να δίνεται η δυνατότητα να παρακολουθούνται και είδη ή υπηρεσίες ως προς την τιμολόγηση πέραν της παρακολούθησης διακανονισμών. Αυτό σημαίνει ότι όλη η λειτουργικότητα που περιγράφεται παραπάνω για τις συμβάσεις Ανοιχτού Τύπου, μπορεί να εφαρμοστεί και σε συμβάσεις κλειστού τύπου.
• Το tab: Χρεώσιμα, αφορά την βασική λειτουργικότητα των συμβάσεων Σταθερού Τύπου. Σε αυτό το σημείο ορίζουμε ΜΟΝΟ μια Υπηρεσία στην οποία μπορείτε να δώσετε την συνολική της αξία με το ΦΠΑ και ποσότητα. Κατά την έκδοση των παραστατικών η ποσότητα της υπηρεσίες που θα ενσωματωθεί στην γραμμή του παραστατικού, θα είναι διαιρεμένη με τον συνολικό αριθμό των διακανονισμών της σύμβασης.
Παραδείγματος Χάρη: έστω ότι στην σύμβαση έχει οριστεί μια υπηρεσία χρεώσιμων η οποία έχει αξία 1000€ (με το ΦΠΑ ) και ποσότητα 6
και έστω ότι στον διακανονισμό έχει οριστεί έκδοση παραστατικών σε διάστημα τεσσάρων μηνών.
Κατά την έκδοση ενός παραστατικού η ποσότητα της υπηρεσίες που θα προκύψει, σε αυτό το παραστατικό, θα είναι έξι δια τέσσερα = 2
• Το tab: Παραστατικά αφορά τους διακανονισμούς των συμβάσεων Σταθερού Τύπου. Σε αυτό το σημείο, για τον συγκεκριμένο τύπο σύμβασης, είναι ενεργό μόνο το tab: Τιμολόγια, που αφορά παραστατικά πωλήσεων.
- Δεν μπορείτε να ορίσετε χειροκίνητα τις ημερομηνίες για τα τιμολόγια που θέλετε να προκύψουν από την σύμβαση. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την λειτουργικότητα του Πρότυπου Προγραμματισμού ώστε αυτόματα να δημιουργούνται οι προτάσεις τιμολόγησης με την ορισμένη αξία, όπως ορίζει ο κανόνας που θα δημιουργήσετε με βάση εκκίνησης την Ημερομηνία Έναρξης της σύμβασης. Η Ημερομηνία Λήξης δεν επηρεάζει τους διακανονισμούς. Οδηγίες σχετικά με την λειτουργικότητα του Πρότυπο Προγραμματισμού μπορείτε να βρείτε στο σχετικό εγχειρίδιο Πρότυπου Προγραμματισμού.
Τέλος, μπορείτε να ενεργοποιήσετε το flag “Μηνιαίως από την Ημερομηνία Έναρξης” σε Ναι εάν επιθυμείτε η ημερομηνία των διακανονισμών να συμπίπτει με την ημερομηνία έναρξης της σύμβασης. Σε αυτή την περίπτωση, λαμβάνει υπόψη την ημερομηνία έναρξης της σύμβασης σε σχέση με τα κριτήρια που έχετε ορίσει στο Πρότυπο Προγραμματισμού. - Με την αποθήκευση ολοκληρώνεται την δημιουργία της σύμβασης.
Δημιουργία Τιμολογίων
Για την πραγματική δημιουργία των τιμολογίων όπως έχουν οριστεί στο Tab: Τιμολόγηση στη σύμβαση, αφού επιλέξετε την γραμμή του διακανονισμού που επιθυμείτε να δημιουργήσει τιμολόγιο θα πρέπει να επιλέξετε “Δημιουργία Τιμολογίου”.
Προτείνεται η σειρά που έχετε επιλέξει στις παραμέτρους Συμβάσεων, αλλά μπορείτε να αλλάξετε την πρόταση αυτή.
Στο παραστατικό αυτό, έχουν συμπληρωθεί τα στοιχεία του πελάτη, ο πωλητής, οι ενδιάμεσοι και η σύμβαση.
Μπορείτε να τροποποιήσετε τις Ημερομηνίες και τον τρόπο πληρωμής, αλλά και να προσθέσετε Σχόλια και παρατηρήσεις και να συμπληρώσετε επιπλέον πληροφορίες.
Δεν μπορείτε να τροποποιήσετε τις γραμμές του παραστατικού ως προς τα είδη, τις τιμές, τις εκπτώσεις και τις ποσότητες. Αυτή η πληροφορία έρχεται αυτούσια από τη σύμβαση. Σε περίπτωση που επιχειρήσετε να παρέμβετε σε κάποιο από αυτά τα πεδία, θα εμφανιστεί μήνυμα σφάλματος.
Αφού αποθηκεύσετε το παραστατικό, δίπλα στην γραμμή που είχατε επιλέξει εμφανίζεται συμπληρωμένος ο κωδικός και η ημερομηνία του τιμολογίου. Μπορείτε με την επιλογή του φακού να προβάλλετε το συγκεκριμένο παραστατικό αλλά δεν μπορείτε να το τροποποιήσετε.
Το παραστατικό δεν μπορεί να τροποποιηθεί αλλά δεν μπορεί και να διαγραφεί από την λίστα των παραστατικών. Αν θέλετε να διαγράψετε κάποιο παραστατικό που έχει δημιουργηθεί μέσα από την σύμβαση, τότε θα πρέπει να μπείτε στην σύμβαση και στην αντίστοιχη γραμμή του Διακανονισμού Τιμολογίου να επιλέξετε το πλήκτρο Χ. Αφού επιβεβαιώσετε ότι επιθυμείτε την διαγραφή του στο σχετικό μήνυμα που εμφανίζεται, τότε το παραστατικό διαγράφεται.
Προσοχή!! Η δυνατότητα διαγραφής του τιμολογίου εξαρτάται και από την παραμετροποίηση της σειράς που έχετε επιλέξει. Αν στην σειρά είναι ενεργός ο έλεγχος κωδικού, που σημαίνει ότι δεν μπορεί να διαγραφεί παραστατικό όταν έχει ακολουθήσει παραστατικό με μεταγενέστερη αρίθμηση, τότε η επιλογή διαγραφής μέσα από τη σύμβαση δεν επιτρέπεται. Σε αυτή την περίπτωση θα εμφανιστεί μήνυμα σφάλματος.
Σύμβαση Σταθερού Τύπου: Μη Ισόποση Μερική Τιμολόγηση
Ισχύουν τα ίδια δεδομένα και κανόνες που διέπουν τις συμβάσεις σταθερού τύπου «Μερική Τιμολόγηση » και η μόνη διαφορά σημειώνεται στο ΤΑΒ: Τιμολογήσεις όπου έχετε πλέον την δυνατότητα να αλλάξετε την αξία ανά γραμμή διακανονισμού δημιουργίας Παραστατικού. Η διαφορά που προκύπτει από την αλλαγή τιμής θα πρέπει να επιδοθεί σε άλλη γραμμή διακανονισμού δημιουργίας παραστατικού.
Ανανέωση Συμβάσεων
Παραμετροποίηση Ανανέωσης στη Σύμβαση
Στην εφαρμογή Pylon υπάρχει η δυνατότητα παρακολούθησης συμβάσεων με λογική ανανέωσης. Σε κάθε τύπου σύμβαση υπάρχει σχετικό πεδίο “Ανανεώσιμη” που ενεργοποιεί την δυνατότητα παρακολούθησης ανανέωσης για την συγκεκριμένη σύμβαση.
Με την επιλογή Ναι στο πεδίο “Ανανεώσιμη”, ενεργοποιούνται τα πεδία Ανανέωσης.
Στο πεδίο “Έναρξη” επιλέγετε την ημερομηνία έναρξης που θα λάβει η νέα σύμβαση που θα προκύψει από την Ανανέωση. Οι τιμές του πεδίου αυτού είναι:
- Κανένα. Η τιμή αυτή δεν μπορεί να επιλεγεί σε ανανεώσιμη σύμβαση. Χρησιμοποιείται ως default σε περίπτωση που η σύμβαση δεν είναι ανανεώσιμη.
- Επόμενη Ημερομηνία Λήξης. Η τιμή αυτή καθορίζει ότι η νέα σύμβαση που θα δημιουργηθεί θα έχει ως Ημερομηνία Έναρξης την επόμενη ημέρα από την Ημερομηνία Λήξης της τρέχουσας σύμβασης.
- Ημερομηνία Σύνδεσης. Η τιμή αυτή καθορίζει ότι η νέα σύμβαση που θα δημιουργηθεί θα έχει ως Ημερομηνία Έναρξης την ημερομηνία σύνδεσης στην εφαρμογή τη στιγμή που εκτελείται η ενέργεια Ανανέωσης Συμβάσεων.
- Σήμερα. Η τιμή αυτή καθορίζει ότι η νέα σύμβαση που θα δημιουργηθεί θα έχει ως Ημερομηνία Έναρξης την ημερομηνία συστήματος τη στιγμή που εκτελείται η ενέργεια Ανανέωσης Συμβάσεων.
Στο πεδίο “Διάρκεια” ορίζετε το πλήθος ημερών ισχύος της νέας σύμβασης που θα δημιουργηθεί με την ενέργεια Ανανέωσης Συμβάσεων. Ουσιαστικά, λαμβάνοντας υπόψη την Ημερομηνία Έναρξης της νέας σύμβασης και προσθέτοντας τις ημέρες Διάρκειας που θα ορίσετε, καθορίζεται η Ημερομηνία Λήξης της νέας σύμβασης.
Επίσης μπορείτε να ορίσετε κάποιο συγκεκριμένο πρότυπο σύμβασης βάσει του οποίου θέλετε να δημιουργηθεί η νέα σύμβαση, αν δεν επιθυμείτε να αντιγραφεί αυτούσια η ήδη υπάρχουσα σύμβαση.
Στο πεδίο “Ημέρες Υπενθύμισης” μπορείτε να ορίσετε το πλήθος ημερών πριν την προτεινόμενη ημερομηνία Ανανέωσης της σύμβασης, οπότε και θα εμφανίζεται ως ανανεώσιμη η σύμβαση στο σχετικό KPI που βρίσκεται διαθέσιμο στο Dashboard.
Δυνατότητα Ανανέωσης μέσα από τη Σύμβαση
Μέσα στην κάρτα καταχώρησης της σύμβασης και στο μενού Ενέργειες, υπάρχει επιλογή “Ανανέωση”.
Η συγκεκριμένη επιλογή εμφανίζεται σε συμβάσεις που έχουν την παράμετρο Ανανεώσιμη: Ναι και δεν έχουν ήδη ανανεωθεί.
Αφού επιλέξετε το σχετικό πλήκτρο, εμφανίζεται μήνυμα ολοκλήρωσης της ανανέωσης και πλέον, μπορείτε να δείτε την νέα σύμβαση στη λίστα των συμβάσεων.
Εργασία: Ανανέωση Σύμβασης
Στο μενού Χρηματοοικονομικά → Εργασίες → Ανανέωση Συμβάσεων υπάρχει διαδικασία μαζικής ανανέωσης συμβάσεων.
Αριστερά, μπορείτε να επιλέξετε το εύρος Ημερομηνίας μέσα στο οποίο κάποιες συμβάσεις είναι ορισμένες να λήξουν. Οι συμβάσεις φιλτράρονται βάσει της Ημερομηνίας Λήξης τους. Δηλαδή, αν ορίστε Ημερομηνίες 1/6/2017 έως 30/6/2017, θα εμφανιστούν όλες οι συμβάσεις που είναι ανανεώσιμες και λήγουν αυτό το διάστημα. Επίσης μπορείτε ως φίλτρο να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο της σύμβασης ή το πρότυπο ανανέωσης που είναι δηλωμένο μέσα στη σύμβαση.
Βάσει των φίλτρων που θα ορίσετε, δεξιά εμφανίζονται οι συμβάσεις που πληρούν τις προδιαγραφές. Επιλέγετε τις συμβάσεις που θέλετε να ανανεώσετε, μετατρέποντας το στο σχετικό πεδίο επιλογής που βρίσκεται σε κάθε γραμμή του grid Συμβάσεις και έπειτα επιλέγετε Εκτέλεση. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε ή από επιλέξετε όλες τις συμβάσεις είτε με δεξί κλικ πάνω στο grid είτε από Ενέργειες → Λοιπά.
Στα πεδία “Δημιουργία Τιμολογίου” και “Δημιουργία Ενεργειών”, με την επιλογή “Ναι”, έχετε τη δυνατότητα κατά τη δημιουργία της νέας σύμβασης, να δημιουργηθούν αυτόματα το Τιμολόγιο σε περίπτωση σύμβασης Σταθερού Τύπου-Τιμολόγησης & Διακανονισμών και οι ενέργειες που έχουν οριστεί στο πρότυπο και αφορούν το tab CRM, αντίστοιχα.
Με την ολοκλήρωση της εργασίας, έχουν δημιουργηθεί οι νέες συμβάσεις βάσει των παραμέτρων που έχουν οριστεί στα πεδία που αφορούν την Ανανέωση.
Σύνδεση Σύμβασης με CRM Ενέργειες
Στο tab: Γενικά, υπάρχει πεδίο-flag “Συμμετέχει στο CRM” το οποίο ενεργοποιεί το tab: CRM και επιτρέπει την σύνδεση της σύμβασης με ενέργειες CRM.
Στο tab: CRM, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο ενέργειας ή επαναλαμβανόμενης ενέργεια με την λειτουργικότητα του Προτύπου Προγραμματισμού, όπως αναλύεται και στη σχετική ενότητα WORKFLOWS.
Αφού δημιουργήσετε τα πρότυπα ενεργειών που επιθυμείτε να δημιουργηθούν σε σχέση με την συγκεκριμένη σύμβαση και αποθηκεύσετε την σύμβαση, επιλέγετε την γραμμή για το αντίστοιχο πρότυπο που επιθυμείτε και επιλέγετε Δημιουργία Ενεργειών. Άμεσα δημιουργούνται οι ενέργειες αυτές στο CRM και στην σχετική οθόνη της σύμβασης εμφανίζεται Ναι στο πεδίο Δημιουργία ώστε να σηματοδοτείται ότι το συγκεκριμένο πρότυπο ενέργειας έχει δημιουργήσει ενέργειες για αυτή την σύμβαση. Αντίστοιχα, αν θέλετε να διαγράψετε τις ενέργειες που δημιουργήθηκαν μπορείτε να επιλέξετε Διαγραφή Ενεργειών. Δε θα διαγραφεί το πρότυπο που έχετε επιλέξει και εμφανίζεται σε αυτή την οθόνη, αλλά οι ενέργειες στο CRM που προέκυψαν από αυτό και σε αυτή την οθόνη θα επιστρέψει η Τιμή σε Όχι στο πεδίο Δημιουργία. Οι ενέργειες που θα δημιουργηθούν στο CRM στο tab: Γενικά, στο πεδίο περιγραφή πηγής έχουν συμπληρωμένο τον κωδικό της σύμβασης από την οποία δημιουργήθηκαν.
Στις ενέργειες που δημιουργούνται από μία σύμβαση, υπάρχει η δυνατότητα να συμπληρώνονται τα είδη/υπηρεσίες που υπάρχουν μέσα στη σύμβαση στο tab: Είδη. στις γραμμές ενέργειας. Για τη λειτουργικότητα αυτή υπάρχει σχετική παράμετρος στην οργάνωση των συμβάσεων όπως αναφέρεται στη σχετική ενότητα παραπάνω.
Η σύνδεση μιας ενέργειας με μια σύμβαση μπορεί να γίνει και αντίστροφα. Δηλαδή ενώ έχετε δημιουργήσει μια ανεξάρτητη ενέργεια CRM, μπορείτε να συμπληρώσετε στο σχετικό πεδίο “Κωδικός Σύμβασης” την σύμβαση που επιθυμείτε και να συνδεθεί η ενέργεια με τη σύμβαση. Στο πεδίο αυτό ως επιλογές έρχονται μόνο οι συμβάσεις που έχουν ενεργοποιημένο το πεδίο “Συμμετοχή στο CRM”.
Μέσα στη σύμβαση, στις Ενέργειες υπάρχει επιλογή Ενέργειες όπου μπορείτε να δείτε όλες τις ενέργειες CRM που έχουν συνδεθεί με την εν λόγω σύμβαση, είτε είναι δημιουργημένες μέσα από το tab: CRM της σύμβασης, είτε έχουν δημιουργηθεί ανεξάρτητα και έχει οριστεί στο σχετικό πεδίο η συγκεκριμένη σύμβαση. Επιπλέον, μπορείτε με τον φακό να ανοίξετε την ενέργεια και να την επεξεργαστείτε.
Πληροφορίες Αποστολής στις Συμβάσεις
Στο tab:Γενικά, στην περιοχή Ενημέρωση Τιμολογίου υπάρχουν δύο επιλογές “Πληροφορίες Αποστολής” και “Αποστολή σε Συναλλασσόμενο” που ενεργοποιούν τα αντίστοιχα πεδία στο tab “Πληροφορίες Αποστολής”. Πιο συγκεκριμένα, το πεδίο “Πληροφορίες Αποστολής” ενεργοποιεί τα πεδία “Σκοπός Διακίνησης” ενώ το πεδίο “Αποστολή σε Συναλλασσόμενο” ενεργοποιεί τα πεδία που αφορούν τα στοιχεία διεύθυνσης που αφορούν την Διεύθυνση Αποστολής. Η πληροφορία που θα καταχωρηθεί στο tab: Πληροφορίες Αποστολής, μεταφέρεται στα παραστατικά που προκύπτουν ή συνδέονται με την σύμβαση.
Πρότυπα Συμβάσεων
Στις συμβάσεις, στο tab: Γενικά, υπάρχουν δύο πεδία με περιγραφή “Πρότυπο”. Το πρώτο αφορά την αυτό κάθε αυτό σύμβαση, και το δεύτερο την ανανέωση της σύμβασης. Η χρησιμότητα των προτύπων είναι ο ορισμός προκαθορισμένων τιμών σε διάφορα πεδία ώστε να περιορίζεται ο χρόνος δημιουργίας μιας σύμβασης αλλά και η εξάλειψη χειριστικών λαθών.
Στο μενού Χρηματοοικονομικά → Για προχωρημένους → Συμβάσεις → Πωλήσεις → Πρότυπα μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα συμβάσεων πωλήσεων και στο μενού Χρηματοοικονομικά → Για προχωρημένους → Συμβάσεις → Αγορές → Πρότυπα μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα συμβάσεων αγορών. Χάριν παραδείγματος θα αναλυθούν τα πρότυπα Πωλήσεων.
Σε κάθε πρότυπο υπάρχουν διαθέσιμα όλα τα πεδία που μπορείτε να βρείτε και στην κάρτα καταχώρησης της σύμβασης, πλην εκείνων που αφορούν ιδιαιτερότητες της εκάστοτε σύμβασης όπως για παράδειγμα η περίοδος ισχύος, ο πελάτης, ο πωλητής, οι ενδιάμεσοι, οι πληροφορίες αποστολής, τα πεδία χρήστη κ.α. Οι τιμές που θα οριστούν στα πεδία του προτύπου σύμβασης θα συμπληρώνονται ως προτεινόμενες τιμές σε κάθε σύμβαση που θα καλείται το συγκεκριμένο πρότυπο ή στην ενδεχόμενη ανανέωση της σύμβασης που θα βασίζεται σε κάποιο πρότυπο.
Μαζική Έκδοση Παραστατικών Συμβάσεων
Για την περίπτωση συμβάσεων που εμπλέκουν διακανονισμούς τιμολόγησης, δηλαδή για σταθερού τύπου συμβάσεις με τύπο Πολλαπλές Τιμολογήσεις ή Πολλαπλές Τιμολογήσεις και Διακανονισμοί, υπάρχει δυνατότητα διαδικασίας μαζικής τιμολόγησης ώστε να μην απαιτείται από τον χρήστη να ελέγχει και να επεξεργάζεται μία μία τις συμβάσεις.
Στο μενού Χρηματοοικονομικά → Εργασίες → Μαζική Έκδοση Παραστατικών Συμβάσεων μπορείτε βάσει φίλτρων να εμφανίσετε τους προγραμματισμένους διακανονισμούς τιμολόγησης που επιθυμείτε. Η οθόνη των φίλτρων ανοίγει αμέσως μόλις μπούμε στην οθόνη της εργασίας ή σε δεύτερο χρόνο από Περιεχόμενο → Επιλογή.
Μπορείτε να φιλτράρετε τις συμβάσεις πωλήσεων/αγορών, συγκεκριμένο ημερολογιακό εύρος που αφορά την ημερομηνία του διακανονισμού τιμολόγησης, πρότυπα, κατηγορίες. Αφού ορίσετε τα φίλτρα που επιθυμείτε και επιλέξετε Εκτέλεση, τότε εμφανίζονται οι προτεινόμενοι διακανονισμοί τιμολόγησης.
Μπορείτε να επιλέξετε κάποιες από τις προτάσεις που εμφανίζονται. Αν θέλετε να επιλέξετε ή αποεπιλέξετε μαζικά τις προτάσεις αυτές, υπάρχει επιλογή στις Ενέργειες → Λοιποί ή με δεξί κλικ πάνω στην οθόνη Διακανονισμοί όπου δίνονται οι προτάσεις τιμολόγησης. Στο αριστερό σημείο της οθόνης, θα πρέπει να επιλέξετε την σειρά, με την οποία θα δημιουργηθούν τα τιμολόγια, και τον τρόπο πληρωμής που θα καταχωρηθεί στα εν λόγω παραστατικά.
Προσοχή!! Η σειρά που θα επιλέξετε θα πρέπει να υποστηρίζει την επιλογή ειδών ή υπηρεσιών που έχει πραγματοποιηθεί στα χρεώσιμα των συμβάσεων. Δηλαδή, αν έχετε ορίσει στην σύμβαση να πραγματεύεται είδη, και επιλέξετε ως σειρά το Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών χωρίς την δυνατότητα να διαχειρίζεται είδη, τότε η εργασία δε θα ολοκληρωθεί επιτυχώς.
Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε αν επιθυμείτε να εκτυπωθούν τα παραγόμενα τιμολόγια και με ποιον τρόπο. Οι επιλογές που έχετε είναι:
- βάσει των επιλογών που είναι ορισμένες μέσα στην σειρά (Αυτόματο, Επιβεβαίωση Χρήστη και Αυτόματο και Επιβεβαίωση Χρήστη). Ανάλογα την επιλογή που θα κάνετε την εργασία, θα αναζητηθεί η φόρμα εκτύπωση για την συγκεκριμένη επιλογή όπως είναι ορισμένη μέσα στη Σειρά που έχετε επιλέξει.
- Χειροκίνητη επιλογή. Έχετε την δυνατότητα να επιλέξετε μέχρι 3 διαφορετικούς τρόπους εκτύπωσης και αντίστοιχες φόρμες εκτύπωσης. Προτείνονται οι επιλογές εκτύπωσης που υπάρχουν μέσα στη σειρά που έχετε επιλέξει.
- Οποιοδήποτε τρόπο εκτύπωσης επιλέξετε, μπορείτε να ορίσετε αν θα είναι επίσημη εκτύπωση ή όχι, δηλαδή αν το παραγόμενο παραστατικό θα σημανθεί ως Εκτυπωμένο ή όχι.
Αφού ορίσετε τις σχετικές επιλογές, με την Εκτέλεση, δημιουργούνται τα παραγόμενα παραστατικά. Δίπλα στις προτάσεις τιμολόγησης εμφανίζεται εικονίδιο που υποδεικνύει αν ολοκληρώθηκε επιτυχώς ή όχι η διαδικασία. Σε περίπτωση επιτυχίας, με διπλό κλικ πάνω στο εικονίδιο αυτό μπορείτε να προβάλετε το παραστατικό που δημιουργήθηκε.
