Εισαγωγή
Το Σύστημα Διαχείρισης Πετρελαίου Θέρμανσης είναι πληροφοριακό σύστημα παρακολούθησης της διακίνησης του πετρελαίου θέρμανσης σε όλα τα στάδια από τον εκτελωνισμό μέχρι την παράδοση στον τελικό καταναλωτή. Όλες οι επιχειρήσεις που εμπορεύονται πετρέλαιο θέρμανσης θα πρέπει να εγγραφούν στο μητρώο ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ. και να υποβάλλουν τις κινήσεις στο Σύστημα Διαχείρισης Πετρελαίου Θέρμανσης. Η υποχρέωση υποβολής των Κινήσεων είναι το αργότερο εντός 14 ημερολογιακών ημερών.
Εγγραφή στο Μητρώο ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ
Η διαδικασία εγγραφής των Επιχειρήσεων στο Μητρώο ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ. ολοκληρώνεται σε 2 βήματα:
Υποχρεωτική ηλεκτρονική συμπλήρωση αίτησης στο Σύστημα Διαχείρισης Πετρελαίου Θέρμανσης. Με τη συμπλήρωση των απαραίτητων στοιχείων, θα μπορεί να εκτυπωθεί πλήρης συμπληρωμένη και αριθμημένη αίτηση (Για να δείτε τα στοιχεία συμπλήρωσης πατήστε εδώ)
Υποβολή αίτησης στη Δ.Ο.Υ για έλεγχο και πιστοποίηση, μαζί με τα απαραίτητα δικαιολογητικά (Για να δείτε τα δικαιολογητικά πατήστε εδώ). Στη ΔΟΥ θα γίνουν οι απαραίτητοι έλεγχοι και οι επικυρωμένες αιτήσεις θα αποσταλούν στις υπηρεσίες του Συστήματος Διαχείρισης Πετρελαίου Θέρμανσης και θα γίνει η τελική ενεργοποίηση.
Για να μεταφερθείτε στην Αίτηση Εγγραφής Πατήστε εδώ.
Από το κύκλωμα διαχείρισης Κινήσεων Ήφαιστος επιτυγχάνεται:
- Σύνδεση Εγγραφής/Άρθρου με Κινήσεις Ήφαιστος
- Δυνατότητα δημιουργίας απευθείας καταχωρήσεων για τον Ήφαιστο
- Ταχύτητα στην Καταχώρηση με δυνατότητα αντιγραφής Κινήσεων
- Μετάβαση/Άμεση δημιουργία Νέου Συναλλασσόμενου από τις απευθείας καταχωρήσεις Ήφαιστος
- Άμεση πρόσβαση σε Οικονομικά Στοιχεία καρτέλας Συναλλασσόμενου και Εγγραφών/ Άρθρων προς διευκόλυνση των ελέγχων
- Αυτόματη ενημέρωση εντύπου Αναλυτικής Κατάστασης Εγγραφών Πετρελαίου Θέρμανσης από Λογιστικές και από Απευθείας καταχωρήσεις
- Εξαγωγή xml και Υποβολή Αναλυτικής Κατάστασης Εγγραφών Πετρελαίου Θέρμανσης με ένα κλικ στο σύστημα Ήφαιστος
Παραμετροποίηση
Παρακολούθηση Κινήσεων Ήφαιστος από το Εμπορικό Κύκλωμα
Για να δείτε την παραμετροποίηση που πρέπει να ακολουθήσετε από το Εμπορικό Κύκλωμα, με σκοπό την ενημέρωση των Εντύπων, την εξαγωγή αρχείων xml και την υποβολή στο σύστημα Ήφαιστος πατήστε εδώ.
Παραμετροποίηση Συναλλασσομένου
Για την ορθή παραμετροποίηση, από το μενού Λογιστική → Συναλλασσόμενοι, στην καρτέλα “Υποκαταστήματα” του Συναλλασσόμενου συμπληρώνετε τον Αριθμό ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ και τον Κωδικό Ηλεκτρονικής Πληρωμής ΔΕΗ (εφόσον υπάρχει).
Διαχείριση Εγγραφών/Άρθρων – Καταχώρηση Κινήσεων Ήφαιστος
Η καταχώρηση Κινήσεων Ήφαιστος πραγματοποιείται κατά την εισαγωγή/επεξεργασία Εγγραφής/Άρθρου, από τις “Ενέργειες”, πλήκτρο “Κινήσεις Ήφαιστος”.
Φόρμα συμπλήρωσης Κινήσεων Ήφαιστος
Με την επιλογή του πλήκτρου “Κινήσεις Ήφαιστος” εμφανίζεται νέα φόρμα συμπλήρωσης των στοιχείων.
Στο πάνω μέρος της φόρμας εμφανίζονται οι πληροφορίες Συναλλασσόμενου, όπως ορίστηκαν στα στοιχεία του Συναλλασσόμενου και η συμπλήρωση των δεδομένων για τον Ήφαιστο πραγματοποιείται στο group: Πληροφορίες Κίνησης Ήφαιστος. Τα πεδία συμπλήρωσης είναι:
- “Κωδικός”. Αποτελεί Υποχρεωτικό Πεδίο Συμπλήρωσης. Από το πεδίο Ανεύρεσης προβάλλονται όλοι οι Τύποι Κίνησης και θα πρέπει να επιλέξετε από τη λίστα το είδος της συναλλαγής. Από τη λίστα επιλογής μπορείτε να εξάγετε τους Κωδικούς σε διάφορους τύπους αρχείων (Excel, PDF, HTML, Κείμενο κλπ) από τις “Ενέργειες” της φόρμας. Σημείωση: Για τους τύπους Κίνησης Ήφαιστος 101, 102, 301, 302 και 500 κρίνεται υποχρεωτική η συμπλήρωση του Αριθμού Μητρώου Πετρελαίου Θέρμανσης στα στοιχεία του Συναλλασσόμενου
- “Ποσότητα”, Συμπληρώνετε την ποσότητα του πετρελαίου
- “Μέσο Μεταφοράς”, Αποτελεί Υποχρεωτικό Πεδίο Συμπλήρωσης. Επιλέγετε από την λίστα επιλογής του πεδίου το μεταφορικό μέσο, εφόσον προηγουμένως έχουν δημιουργηθεί από το μενού Οργάνωση → Υποδομή → Μεταφορικά Μέσα. Με το Πεδίο Επεξεργασίας μπορείτε να μεταβείτε για να δημιουργήσετε απευθείας νέο Μεταφορικό Μέσο ή να επεξεργαστείτε το ήδη επιλεγμένο
- Σημείωση: Για την αποφυγή λανθασμένης καταχώρησης πραγματοποιείται έλεγχος, κατά την επιλογή του πλήκτρου “Κινήσεις Ήφαιστος” και εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα, σε περίπτωση που δεν έχουν οριστεί Συναλλασσόμενος και Παραστατικό στην Εγγραφή/Άρθρο.
Απευθείας Καταχωρήσεις Κινήσεων Πετρελαίου θέρμανσης Ήφαιστος Οι απευθείας καταχωρήσεις και η διαχείριση των Κινήσεων Πετρελαίου Ήφαιστος πραγματοποιείται από το μενού Λογιστική →Υποσυστήματα → Κινήσεις Ήφαιστος.
Επιπλέον, στην οθόνη εμφανίζονται οι κινήσεις για τον Ήφαιστο που πραγματοποιήθηκαν μέσα από τις Εγγραφές/Άρθρα.
Από την Browse οθόνη των Κινήσεων Ήφαιστος μπορείτε να:
- Εισάγετε/Μεταβάλλετε απευθείας την καταχώρηση Κίνησης Ήφαιστος
- Επιλέξετε την Χρονική Περίοδο και το Υποκατάστημα από τα Γρήγορα Φίλτρα, στο αριστερό μέρος της οθόνης
- Πληκτρολογήσετε τα δεδομένα που επιθυμείτε στον κειμενογράφο και η αναζήτηση απεικονίζεται με χρωματική διάκριση, σε όλες τις στήλες
- Ορίσετε Κριτήρια εμφάνισης, ενεργοποιώντας φίλτρο σε οποιαδήποτε στήλη. Με αυτόν τον τρόπο φιλτράρετε τα δεδομένα σας, ώστε να πραγματοποιήσετε τον έλεγχο που επιθυμείτε
- Κάνετε δεξί κλικ πάνω σε οποιαδήποτε στήλη για να εμφανίσετε όλες τις δυνατότητες ταξινόμησης
- Εμφανίσετε τις σχετιζόμενες Εγγραφές/Άρθρα από το πλήκτρο “Εργασίες” της γραμμής εργαλειών. Η επιλογή “Σχετιζόμενο Παραστατικό” ενεργοποιείται σε περίπτωση που η Κίνηση Ήφαιστος προέρχεται από Εγγραφές/Άρθρα. Εάν στην επιλεγμένη Κίνηση δεν υπάρχει συνδεδεμένη Εγγραφή/Άρθρο και δημιουργήθηκε με απευθείας καταχώρηση, η επιλογή “Σχετιζόμενο Παραστατικό” είναι απενεργοποιημένη
- Αντιγράψετε την επιλεγμένη Κίνηση Ήφαιστος
- Εισάγετε αρχείο Xml, εφόσον έχει εξαχθεί από κάποια άλλη εφαρμογή της αγοράς και επιθυμείτε τα δεδομένα να συμπεριληφθούν στην Αναλυτική Κατάσταση Πετρελαίου θέρμανσης που υπολογίζεται και εξάγεται από την εφαρμογή Pylon
- Προσαρμόσετε στις προσωπικές σας προτιμήσεις, σχεδιάζοντας ελεύθερα την οθόνη και προσθαφαιρώντας πεδία, σύμφωνα με τις ανάγκες προβολής που επιθυμείτε
- Ορίσετε ως προτεινόμενη την δική σας προβολή, με σκοπό κάθε φορά που ανοίγετε την συγκεκριμένη οθόνη να εμφανίζεται η επιλεγμένη εμφάνιση
- Εξάγετε τη διαχειριστική φόρμα, από τις “Ενέργειες” της λίστας, σε διάφορους τύπους αρχείων (Excel, PDF, HTML, Κείμενο κλπ)
Για την αποφυγή λανθασμένης διαγραφής Κινήσεων Ήφαιστος από τη λίστα, πραγματοποιείται έλεγχος οριστικοποίησης του σχετιζόμενου Παραστατικού. Εάν στο διάστημα αυτό έχει πραγματοποιηθεί Οριστικοποίηση Εγγραφών/Άρθρων εμφανίζεται μήνυμα και δεν επιτρέπεται η διαγραφή.
Σε περίπτωση εμφάνισης του μηνύματος θα μεταβείτε στο μενού Λογιστική → Εργασίες → Κινήσεις Λογιστικής → Αποριστικοποίηση για να αποριστικοποιήσετε (ξεκλειδώσετε) τις Εγγραφές/Άρθρα του εν λόγω χρονικού διαστήματος.
Εκτέλεση
Λήψη Δεδομένων
Από το μενού Έντυπα → Διάφορα Έντυπα παρέχεται η Αναλυτική Κατάσταση Εγγραφών Πετρελαίου Θέρμανσης και εμφανίζεται η φόρμα διαχείρισης των αποθηκευμένων Καταστάσεων. Με το πλήκτρο “Προσθήκη” εμφανίζεται η φόρμα δημιουγίας νέου εντύπου.
Η εμφανιζόμενη φόρμα χωρίζεται σε 2 μέρη.
Αυτόματη Συμπλήρωση πεδίων από τα αποθηκευμένα στοχεία που έχουν οριστεί στην οντότητα του Υπόχρεου (μενού: Έντυπα → Υπόχρεοι). Εναλλακτικά, μπορείτε να συμπληρώσετε απευθείας τα πεδία του group: Στοιχεία Δήλωσης
Αυτόματη άντληση και συμπλήρωση των Εγγραφών από τη Λογιστική στο group: Κινήσεις, λαμβάνοντας υπόψη τόσο τις συνδεδεμένες Κινήσεις με Εγγραφή/Άρθρο, όσο και τις απευθείας καταχωρίσεις Κινήσεων Ήφαιστος (μενού: Λογιστική → Υποσυστήματα → Κινήσεις Ήφαιστος). Απαραίτητη προϋπόθεση για τη λήψη δεδομένων από τη Λογιστική αποτελεί η επιλογή της Περιοδικότητας. Εφόσον έχετε επιλέξει την περιοδικότητα, η άντληση δεδομένων πραγματοποιείται από το πλήκτρο “Λήψη Δεδομένων” της γραμμής εργαλειών. Στο σημείο αυτό δίνεται δυνατότητα απευθείας εισαγωγής/διαγραφής δεδομένων από τα αντίστοιχα πλήκτρα 
.
Αποτέλεσμα
Η έκδοση αποδείξεων για τις λιανικές πωλήσεις πετρελαίου θέρμανσης και η Υποβολή αναλυτικών καταστάσεων για τις πωλήσεις του είδους αυτού, πραγματοποιείται βάσει των διατάξεων που ορίζεται σε γενικά πλαίσια στην ΠΟΛ.1121/2005 και την ερμηνευτική αυτής ΠΟΛ.1132/2005.
Εξαγωγή αρχείου xml
Από τη φόρμα υπολογισμού της Αναλυτικής Κατάστασης Εγγραφών Πετρελαίου Θέρμανσης εξάγετε το αρχείο σε μορφή xml, επιλέγοντας το πλήκτρο “Εξαγωγή xml” και τον καταλόγο που επιθυμείτε να αποθηκευθεί το αρχείο.
Για την αποφυγή λανθασμένης συμπλήρωσης Αναλυτικής Κατάστασης Εγγραφών, πραγματοποιείται έλεγχος ορθότητας του Αριθμού ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ καθώς και του Ηλεκτρονικού Κωδικού Πληρωμής ΔΕΗ, κατά την εξαγωγή xml και εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα για να διορθώσετε τις εν λόγω γραμμές.
Η αυτόματη Εξαγωγή του Αρχείου Αποδείξεων Πετρελαίου Θέρμανσης πραγματοποιείται σύμφωνα με τις προδιαγραφές που δημοσιεύθηκαν από τη Γενική Γραμματεία Πληροφορικών Συστημάτων. Με τη λειτουργία αυτή μπορείτε με ασφαλή τρόπο να ολοκληρώσετε τις υποχρεώσεις αποστολής του συγκεκριμένου αρχείου στην Υπηρεσία της Γ.Γ.Π.Σ., σύμφωνα με το άρθρο 3 της ΠΟΛ.1132/2005. Σε περίπτωση που η επιχείρηση διαθέτει εκτός της έδρας και άλλες εγκαταστάσεις (υποκαταστήματα), από τις οποίες διακινεί πετρέλαιο εσωτερικής καύσης θέρμανσης, υποχρεούται να υποβάλλει ξεχωριστή αίτηση για κάθε εγκατάσταση. Στην περίπτωση αυτή η αίτηση υποβάλλεται στη Δ.Ο.Υ. της έδρας της επιχείρησης και όχι στη Δ.Ο.Υ. του υποκαταστήματος.(ΠΟΛ. 1012)
Η εξαγωγή του αρχείου πραγματοποιείται είτε μεμονωμένα για Κεντρικό ή Υποκατάστημα, είτε και για Όλα τα Υποκαταστήματα.
Υποβολή αρχείου στο Σύστημα Ήφαιστος
Η αυτόματη σύνδεση στο σύστημα Ήφαιστος πραγματοποιείται μετά την Εξαγωγή του Αρχείου, εφόσον έχουν συμπληρωθεί τα στοιχεία σύνδεσης του Ήφαιστου. Από το μενού Έντυπα → Υπόχρεοι → tab: Λεπτομέρειες Σύνδεσης → tab: A.A.D.E Details → group:
Ήφαιστος, ορίζετε τους κωδικούς του συγκεκριμένου Υπόχρεου, διαδικασία που πρέπει να επαναληφθεί ξεχωριστά για κάθε Υπόχρεο. Να σημειωθεί ότι, στο πεδίο του Κωδικού (Password) μπορείτε να εμφανίσετε τον αποκρυπτογραφημένο κωδικό.
Για την αποφυγή λανθασμένης υποβολής, διενεργείται έλεγχος εξαγωγής αρχείου, ο οποίος αποτελεί δικλείδα ασφαλείας για την ορθή υποβολή. Σε περίπτωση που έχει ήδη πραγματοποιηθεί εξαγωγή Κινήσεων εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα
Μετά την εξαγωγή αρχείου και επιβεβαιώνοντας την αποστολή αρχείου επιτυγχάνεται:
- Σύνδεση στο Σύστημα Διαχείρισης Πετρελαίου Θέρμανσης της ΑΑΔΕ
- Αυτόματη Συμπλήρωση των κωδικών υποβολής ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ και είσοδος στο σύστημα διαχείρισης πετρελαίου θέρμανσης
- Απευθείας επιλογή προς αποστολή του αρχείου xml
Η μοναδική υποχρέωση που απορρέει (εφόσον επιλέξετε το αρχείο) είναι η «Αποστολή» της Αναλυτικής Κατάστασης Εγγραφών Πετρελαίου Θέρμανσης.
Με το κλείσιμο της φόρμας οριστικής υποβολής από το σύστημα Ήφαιστος εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης για την αλλαγή Κατάστασης εντύπου σε “Υποβλήθηκε”. Εναλλακτικά, με δεξί κλικ πάνω στην αποθηκευμένη Αναλυτική Κατάσταση επιλέγετε “Κατάσταση” και ορίζετε την κατάσταση στην οποία βρίσκεται το επιλεγμένο έντυπο.
Εκτύπωση Αναλυτικής Κατάστασης Εγγραφών Πετρελαίου
Από το πλήκτρο “Εκτύπωση” πραγματοποιείται η εκτύπωση των Κινήσεων Ήφαιστος και εμφανίζονται στην οθόνη. Από το σημείο αυτό μπορείτε να εξάγετε τα έντυπα σε διάφορες μορφές αρχείων (Excel, PDF, κλπ).
Δημιουργία Αντιγράφου Κατάστασης Εγγραφών Πετρελαίου
Η δημιουργία αντιγράφου Αναλυτικής Κατάστασης πραγματοποιείται με δεξί κλικ στην αποθηκευμένη Αναλυτική Κατάσταση Εγγραφών Πετρελαίου Θέρμανσης επιλέγοντας “Δημιουργία Αντιγράφου”.
