Εισαγωγή
Σκοπός αυτού του κειμένου είναι να περιγράψει απλά και σύντομα την παραμετροποίηση και την καθημερινή λειτουργία της διεταιρικής διαχείρισης.
Προϋπόθεση για την απρόσκοπτη εκτέλεση των καθημερινών λειτουργιών αλλά και για την κατανόηση του παρόντος κειμένου είναι:
• Η γνώση του περιβάλλοντος και του τρόπου χρήσης της εφαρμογής.
• Η εκτέλεση όλων των απαραίτητων ενεργειών εκκίνησης.
• Το σωστό στήσιμο του εξοπλισμού.
Παραμετροποίηση
Για να μπορέσετε να λειτουργήσετε την διεταιρική διαχείριση, πρέπει να παραμετροποιήσετε τις διεταιρικές ομάδες και τα πρότυπα αντιστοιχίσεων. Επίσης, πρέπει να αντιγράψετε/μεταφέρετε την παραμετροποίηση, τις σειρές και τους τύπους παραστατικών και τις οντότητες από την κύρια εταιρία στις δευτερεύουσες. Τέλος, πρέπει να παραμετροποιήσετε τις διεταιρικές κατηγορίες των οντοτήτων.
Τα βήματα με τα οποία ολοκληρώνεται η διεταιρική ομάδα είναι τα εξής:
• Δημιουργία δευτερεύουσας εταιρίας
• Δημιουργία και παραμετροποίηση διεταιρικής ομάδας
• Παραμετροποίηση διεταιρικών κατηγοριών οντοτήτων
• Αντιγραφή σειρών και τύπων παραστατικών από την κύρια στην δευτερεύουσα εταιρία
• Αντιγραφή παραμετροποίησης από την κύρια στην δευτερεύουσα εταιρία
• Αντιγραφή οντοτήτων από την κύρια στην δευτερεύουσα εταιρία
• Συγχρονισμός διεταιρικών οντοτήτων
• Δημιουργία πρότυπου αντιστοιχίσεων
• Παραμετροποίηση αντιστοίχισης διεταιρικών παραστατικών
Διεταιρικές Ομάδες
Για να παραμετροποιήσετε και κατά συνέπεια να ενεργοποιήσετε τις διεταιρικές ομάδες, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Υποδομή → Διεταιρικό → Διεταιρικές Ομάδες και δημιουργείτε ή επιλέγετε την διεταιρική ομάδα που θέλετε.
Κατόπιν, στο tab: Βασικά Στοιχεία, στο πεδίο «Είδος», διαλέγετε αντίστοιχα την επιθυμητή συμπεριφορά συγχρονισμού με μια από τις παρακάτω τιμές:
• Κανένα. Δεν θα γίνεται συγχρονισμός.
• Κύρια Εταιρία. Ο συγχρονισμός θα γίνεται από την κύρια εταιρία στις δευτερεύουσες.
• Όλες οι εταιρίες. Ο συγχρονισμός θα γίνεται μεταξύ των εταιριών ανεξάρτητα από την προέλευση των ενημερώσεων.
Στην συνέχεια, στο πεδίο «Τύπος», επιλέγετε τις οντότητες που θα συγχρονίζονται και στο πεδίο «Αυτόματος Συγχρονισμός», επιλέγετε τις οντότητες που θα συγχρονίζουν αυτόματα.
Στο group: Εταιρίες, επιλέγετε τις εταιρίες της διεταιρικής ομάδας καθώς επίσης και ποια είναι η κύρια εταιρία.
Στο tab: Είδη/Υπηρεσίες, ρυθμίζετε τις κατηγορίες, τις δενδροειδείς κατηγορίες και τα σχετιζόμενα που μεταφέρονται κατά τον συγχρονισμό των ειδών. Επίσης, ορίζετε την μορφοποίηση των διεταιρικών κωδικών των ειδών, τιμοκαταλόγων, χρεώσεων, τιμών ζωνών και προδιαγραφών σετ/κιτ.
Στο tab: Συναλλασσόμενοι, ρυθμίζετε τις κατηγορίες και τις δενδροειδείς κατηγορίες που μεταφέρονται κατά τον συγχρονισμό των συναλλασσόμενων. Επίσης, ορίζετε την μορφοποίηση των διεταιρικών κωδικών των συναλλασσόμενων.
Στο tab: Λοιποί, ορίζετε την μορφοποίηση των διεταιρικών κωδικών των τρίτων (πωλητών, εισπρακτόρων κτλ.) και δηλώνετε τις κατηγορίες αυτών που θέλετε να μεταφέρονται.
Αντιγραφή σειρών και τύπων παραστατικών
Για να αντιγράψετε τις σειρές παραστατικών ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Για Προχωρημένους → Εργασίες → Αντιγραφή → Σειρές Παραστατικών Εταιρίας και εκτελείτε τα βήματα του οδηγού (wizard).
Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να συνδεθείτε στην εταιρία προορισμού.
Στο 1ο βήμα του οδηγού, επιλέγετε την εταιρία προέλευσης και εμφανίζονται όλες οι σειρές παραστατικών της. Επιλέγετε τις σειρές που θέλετε να αντιγράψετε και προχωράτε στο επόμενο βήμα.
Στο 2ο βήμα του οδηγού, βλέπετε τις σειρές παραστατικών που αντιγράφονται. Μπορείτε προαιρετικά να αντιστοιχίσετε την σειρά με κάποια ήδη υπάρχουσα. Στην συνέχεια, προχωράτε στο επόμενο βήμα.
Στο 3ο βήμα του οδηγού, βλέπετε και αντιστοιχίζετε τους τύπους παραστατικών που αντιγράφονται και προχωράτε στο επόμενο βήμα.
Στο 4ο βήμα του οδηγού, βλέπετε και αντιστοιχίζετε τους τύπους κίνησης που αντιγράφονται και προχωράτε στο επόμενο βήμα.
Στο 5ο βήμα του οδηγού, βλέπετε και αντιστοιχίζετε τους τρόπους πληρωμής και τα καθεστώτα αξιογράφων που αντιγράφονται και προχωράτε στο επόμενο βήμα.
Στο 6ο βήμα του οδηγού, βλέπετε και αντιστοιχίζετε τις πρόσθετες χρεώσεις και τις ομάδες πρόσθετων χρεώσεων που αντιγράφονται και προχωράτε στο επόμενο βήμα.
Στο τελευταίο βήμα, οριστικοποιείτε τις επιλογές σας και εκτελείτε την αντιγραφή.
Αντιγραφή Παραμετροποίησης
Για να αντιγράψετε τις σειρές παραστατικών ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Για Προχωρημένους → Εργασίες → Αντιγραφή → Παράμετροι και εκτελείτε τα βήματα του οδηγού (wizard).
Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να συνδεθείτε στην εταιρία προορισμού.
Στο 1ο βήμα του οδηγού, επιλέγετε την εταιρία προέλευσης και εμφανίζονται όλες οι παράμετροί της. Επιλέγετε τις παραμέτρους που θέλετε να αντιγράψετε και προχωράτε στο επόμενο βήμα.
Στο 2ο βήμα του οδηγού, βλέπετε και αντιστοιχίζετε τους τρόπους πληρωμής και τους πιστωτικούς ελέγχους που σχετίζονται με τις παραμέτρους και αντιγράφονται. Στην συνέχεια, προχωράτε στο επόμενο βήμα.
Στο 3ο βήμα του οδηγού, βλέπετε και αντιστοιχίζετε τις σειρές παραστατικών και τις λογιστικές κατηγορίες που σχετίζονται με τις παραμέτρους και αντιγράφονται. Στην συνέχεια, προχωράτε στο επόμενο βήμα.
Στο τελευταίο βήμα, οριστικοποιείτε τις επιλογές σας και εκτελείτε την αντιγραφή.
Αντιγραφή Οντοτήτων
Για να αντιγράψετε τις οντότητες ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Για Προχωρημένους → Εργασίες → Αντιγραφή → Οντότητες και εκτελείτε τα βήματα του οδηγού (wizard).
Στο 1ο βήμα του οδηγού, επιλέγετε την εταιρία προέλευσης και τις οντότητες που θέλετε να αντιγράψετε και προχωράτε στο επόμενο βήμα.
Στο επόμενο βήμα, οριστικοποιείτε τις επιλογές σας και εκτελείτε την αντιγραφή.
Συγχρονισμός Διεταιρικών Οντοτήτων
Για να συγχρονίσετε τις διεταιρικές οντότητες ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Για Προχωρημένους → Εργασίες → Λοιπά → Συγχρονισμός Διεταιρικών Οντοτήτων. Επιλέγετε την διεταιρική ομάδα και την ενέργεια που θα εκτελεστεί.
Κατόπιν, επιλέγετε τις οντότητες που συγχρονίζονται και τον τρόπο ενημέρωσης. Τέλος, επιλέγετε την εταιρία προορισμού και εκτελείτε την διαδικασία.
Πρότυπα Αντιστοιχίσεων
Για να παραμετροποιήσετε τα πρότυπα διεταιρικών αντιστοιχίσεων, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Υποδομή → Διεταιρικό → Πρότυπο Αντιστοιχίσεων και δημιουργείτε ή επιλέγετε το πρότυπο διεταιρικών αντιστοιχίσεων που θέλετε.
Κατόπιν, επιλέγετε την εταιρία αποστολής, την εταιρία παραλαβής και πατάτε τον φακό για να αντιστοιχίσετε τα πεδία.
Αντιστοίχιση Διεταιρικών Παραστατικών
Για να αντιστοιχίσετε τα διεταιρικά παραστατικά, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Υποδομή → Διεταιρικό → Διεταιρικές Ομάδες και επιλέγετε την διεταιρική ομάδα που θέλετε.
Στην συνέχεια, για να παραμετροποιήσετε κάθε εταιρία ξεχωριστά, πατήστε τον φακό που βρίσκεται στην δεξιά πλευρά της γραμμής εταιρίας.
Στο tab: Αντιστοίχιση Σειρών Παραστατικών, αντιστοιχίζετε κάθε σειρά παραστατικού πώλησης, αγοράς και χρεώσεων της εταιρίας αποστολής που επιθυμείτε να μεταφερθεί, με μια σειρά παραστατικού πώλησης, αγοράς και χρεώσεων της εταιρίας παραλαβής. Υπάρχει δυνατότητα ενεργοποίησης αυτόματης αποστολής παραστατικού από το σχετικό flag.
Σημείωση: Στο πεδίο «Συναλλασσόμενος Εταιρίας Αποστολής» θα πρέπει να προσθέσετε τον συναλλασσόμενο (της εταιρίας παραλαβής) στον οποίο θα αποστέλλονται τα παραστατικά (από την εταιρία αποστολής) και στο πεδίο «Συναλλασσόμενος Εταιρίας Παραλαβής» προσθέτετε τον συναλλασσόμενο (της εταιρίας αποστολής) από τον οποίο θα παραλαμβάνει τα παραστατικά η εταιρία παραλαβής.
Εκτέλεση – Λειτουργία
Διαχείριση Διεταιρικών Κινήσεων
Για να διαχειριστείτε τα διεταιρικά παραστατικά, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Κινήσεις → Εργασίες → Διαχείριση → Διεταιρικές Κινήσεις.
Στο Inbox βρίσκονται τα παραστατικά που προέρχονται από τις εταιρίες της διεταιρικής ομάδας και στο Outbox βρίσκονται τα παραστατικά που στέλνονται στις εταιρίες της διεταιρικής ομάδας.
Πατήστε το πλήκτρο «Αποδοχή» για να παραλάβετε τα αντιστοιχισμένα παραστατικά.
Πατήστε το πλήκτρο «Απόρριψη» για να απορρίψετε τα αντιστοιχισμένα παραστατικά.
Πατήστε το πλήκτρο «Αποστολή» για να παραδώσετε τα αντιστοιχισμένα παραστατικά.
