Εισαγωγή
Από τα παραστατικά των εισπράξεων και πληρωμών μπορείτε να διαχειριστείτε τις χρηματοοικονομικές κινήσεις που έχετε με τις οντότητες των συναλλασσόμενων. Στα παραστατικά μπορείτε να επιλέξετε εγγραφές από διαφορετικά είδη χρηματικών διαθεσίμων όπως μετρητά, πιστωτική κάρτα, αξιόγραφα και τράπεζες.
Η εφαρμογή σας παρέχει την δυνατότητα, αν θέλετε, να παρακολουθήσετε αναλυτικά χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς. Να έχετε δηλαδή αναλυτικές καρτέλες των χρηματικών διαθεσίμων σας και οικονομική εικόνα
Παραμετροποίηση
Στην περίπτωση που εκτός από ενημερώσεις των οντοτήτων θέλετε να παρακολουθείτε και χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς θα πρέπει να επιλέξετε από Οργάνωση → Κινήσεις → Παραμετροποίηση παραστατικού → Χρηματοοικονομικά Παραστατικά και να δηλώσετε στο πεδίο “Διαχείριση Χρημ/μικών Λογαριασμών” Ναι. Το παραπάνω θα έχει σαν αποτέλεσμα στα παραστατικά να μπορούμε να επιλέξουμε τύπους κίνησης των χρηματοοικονομικών λογαριασμών.
Παραμετροποίηση Παραστατικών
Η παραμετροποίηση των παραστατικών εισπράξεων/πληρωμών γίνεται από Οργάνωση → Κινήσεις → Τύποι παραστατικών → Εισπράξεις/Πληρωμές και στην συνέχεια επιλέγετε την οντότητα που αφορά (Εισπράξεις Πελάτη, Εισπράξεις Χρεώστη, Πληρωμές Προμηθευτή, Πληρωμές Πιστωτή). Αφού επιλέξετε ένα παραστατικό, στο tab: Γενικά και στο πεδίο “Είδος” υπάρχουν για τα παραστατικά Πελάτη και Χρεώστη οι παρακάτω επιλογές:
- Είσπραξη. Το συμπληρώνετε σε όλα τα παραστατικά που αφορούν εισπράξεις πελάτη/χρεώστη.
- Επιστροφή. Το συμπληρώνετε σε παραστατικά που επιστρέφουμε χρηματικά διαθέσιμα στον πελάτη/χρεώστη (πληρωμή σε πελάτη).
- Απροσδιόριστο. Όταν δεν αφορά ούτε είσπραξη ούτε πληρωμή αλλά κάτι άλλο όπως μια εξόφληση αξιογράφων.
Στο ίδιο πεδίο για τα παραστατικά Προμηθευτή και Πιστωτή υπάρχουν οι παρακάτω επιλογές:
- Πληρωμή. Το συμπληρώνετε σε όλα τα παραστατικά που αφορούν πληρωμές προμηθευτών/πιστωτών.
- Επιστροφή. Το συμπληρώνετε σε παραστατικά που επιστρέφει ο προμηθευτής/πιστωτής χρηματικά διαθέσιμα (είσπραξη από προμηθευτή).
- Απροσδιόριστο. Όταν δεν αφορά ούτε είσπραξη ούτε πληρωμή αλλά κάτι άλλο όπως μια εξόφληση αξιογράφων.
Στο tab: Τύπος Κίνησης επιλέγετε τι γραμμές θα δέχεται το παραστατικό σας. Στην περίπτωση που δεν έχετε ενεργοποιήσει τους χρηματοοικονομικούς επιλέγετε σε Ναι. Στην περίπτωση που έχουν ενεργοποιηθεί οι χρηματοοικονομικοί λογαριασμοί εκτός από Ναι θα πρέπει να επιλέξετε και τον τύπο κίνησης που θα πραγματοποιηθεί. Στις γραμμές που αφορούν Αξιόγραφα πάντα συμπληρώνετε την κίνηση του αξιογράφου. Αν έχετε περιπτώσεις όπου μπορεί να υπάρξουν παραπάνω από μία κίνηση αξιογράφου προσθέτουμε τις υπόλοιπες στο πεδίο “Πρόσθετοι Τύποι Κίνησης Αξιογράφων”. Στην περίπτωση που χρησιμοποιείτε χρηματικούς λογαριασμούς που αφορούν αξιόγραφα υπάρχουν δύο επιλογές τύπου κίνησης που μπορούν να καταχωρηθούν. Ένας τύπος κίνησης που αφορά το χρηματικό λογαριασμό της προηγούμενης κατάστασης “Προηγ. Χρημ/μικός Λογ/σμός” και ένα τύπο για τον χρηματικό λογαριασμό που παρακολουθείται η τρέχουσα κατάσταση του αξιογράφου “Χρημ/μικός Λογ/σμός”.
Εκτός από κινήσεις χρηματοοικονομικών οντοτήτων μπορούν να πραγματοποιηθούν και κινήσεις χρεώσεων (δαπανών) στα παραστατικά, εφόσον έχετε αγοράσει το αντίστοιχο υποσύστημα. Με αυτό τον τρόπο, θα μπορέσετε να προσθέσετε και έξοδα που μπορεί να υπάρχουν στο παραστατικό όπως τραπεζικά έξοδα σε κατάθεση σε προμηθευτή.
Για να είναι πάντα διαθέσιμες οι χρεώσεις στις γραμμές θα πρέπει να δημιουργήσετε εμφάνιση γραμμών, στις σειρές που είναι αναγκαίο, όπου να περιλαμβάνει και το πεδίο χρέωση ώστε να είναι εύκολη η καταχώρηση στον τελικό χρήστη
Εκτέλεση – Λειτουργία
Καταχώρηση Παραστατικού (χωρίς χρήση χρηματικών λογαριασμών).
Από το μενού Κινήσεις → Πωλήσεις → Εισπράξεις Πελάτη καταχωρούνται όλα τα παραστατικά που αφορούν χρηματοοικονομικές κινήσεις πελάτη. Στο header του παραστατικού στο tab: Βασικά στο group: Στοιχεία πελάτη καταχωρείτε τον πελάτη ενώ στο group: Λοιπές πληροφορίες τον πωλητή ή/και τον εισπράκτορα.
Στις γραμμές του παραστατικού ενεργοποιούνται όσα tab έχουν επιλεχθεί στον τύπο παραστατικού που είναι συνδεδεμένα με τη σειρά
Στo tab: Γραμμές Μετρητών πληκτρολογείτε την αξία των μετρητών που αφορά η είσπραξη.
Στο tab: Πιστωτικές κάρτες επιλέγετε πιστωτική κάρτα (που έχει δημιουργηθεί στο μενού Χρημ/μικά → Πιστωτικές κάρτες).
Στο tab: Γραμμές Λογαριασμών Τραπέζης επιλέγετε τραπεζικό λογαριασμό που έχει εισαχθεί στους τραπεζικούς λογαριασμούς της Εταιρείας (μενού Οργάνωση → Υποδομή → Εταιρίες).
Στο tab: Γραμμές Αξιογράφων επιλέγετε πρώτα τον τύπο κίνησης αξιογράφου και στη συνέχεια μπορείτε να επιλέξετε επιταγή από το αρχείο των αξιογράφων. Σε περίπτωση που θέλετε να κάνετε καταχώρηση νέου αξιογράφου υπάρχει λειτουργικότητα γρήγορης καταχώρησης πληκτρολογώντας τον αριθμό του αξιογράφου στην στήλη: Αριθμός Αξιογράφου.
Από το μενού Κινήσεις → Πωλήσεις → Εισπράξεις Χρεώστη καταχωρούνται όλα τα παραστατικά που αφορούν χρηματοοικονομικές κινήσεις χρεώστη. Η καταχώρηση του παραστατικού είναι ανάλογη με του πελάτη.
Από το μενού Κινήσεις → Αγορές → Πληρωμές Προμηθευτή καταχωρούνται όλα τα παραστατικά που αφορούν χρηματοοικονομικές κινήσεις προμηθευτή. Η καταχώρηση του παραστατικού είναι ανάλογη με του πελάτη.
Από το μενού Κινήσεις → Αγορές → Πληρωμές Πιστωτή καταχωρούνται όλα τα παραστατικά που αφορούν χρηματοοικονομικές κινήσεις πιστωτή. Η καταχώρηση του παραστατικού είναι ανάλογη με του πελάτη.
Καταχώρηση Παραστατικού (με χρήση χρηματικών λογαριασμών).
Όταν έχετε ενεργοποιήσει την παρακολούθηση των χρηματοοικονομικών λογαριασμών στις γραμμές του παραστατικού προστίθενται οι ανάλογοι λογαριασμοί.
Στo tab: Γραμμές Μετρητών προτείνεται σαν χρηματικός λογαριασμός, λογαριασμός τύπου μετρητών που προτείνεται στο υποκατάστημα καταχώρησης. Είναι δυνατή η αλλαγή με επιλογή οποιουδήποτε λογαριασμού τύπου μετρητών που γίνεται χρήση από το υποκατάστημα.
Στο tab: Πιστωτικές κάρτες επιλέγετε πιστωτική κάρτα και συνδέεται αυτόματα με τον χρηματικό λογαριασμό που έχει συνδεθεί.
Στο tab: Γραμμές Λογαριασμών Τραπέζης επιλέγετε τραπεζικό λογαριασμό και εισάγεται ο χρηματικός λογαριασμός που έχει συνδεθεί με αυτόν τον τραπεζικό λογαριασμό
Καταχώρηση Εξόδων σε Είσπραξη-Πληρωμή
Στην περίπτωση που υπάρχουν έξοδα σε παραστατικό είσπραξης ή πληρωμής η καταχώρηση γίνεται με καταχώρηση στο αντίστοιχο tab των γραμμών (όπως Τραπεζικό λογαριασμό) με δεύτερη γραμμή όπου δεν ορίζουμε Χρηματικό λογαριασμό αλλά την χρέωση (δαπάνη) και την αξία του εξόδου.
Αποτέλεσμα
Έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όλες τις κινήσεις εισπράξεων ή/και πληρωμών σε μορφή ημερολογίου από το μενού Κινήσεις → Αναφορές → Χρημ/κα → Ημερολόγιο Εισπράξεων και πληρωμών και Κινήσεις → Αναφορές → Χρημ/κα → Ημερολόγιο Εισπράξεων και πληρωμών (συνοπτικό).
Η εκτύπωση Ημερολόγιο Εισπράξεων και πληρωμών εμφανίζει τις εισπράξεις και πληρωμές ανά Ημέρα με ανάλυση των τύπων εγγραφής.
Η εκτύπωση Ημερολόγιο εισπράξεων και πληρωμών(συνοπτικό) εμφανίζει τα σύνολα των εισπράξεων και των πληρωμών ανά ημέρα.
