Εισαγωγή
Στο παρόν κείμενο περιγράφεται η διαχείριση (παραμετροποίηση και λειτουργικότητα) του πιστωτικού ελέγχου.
Οι πιστωτικοί έλεγχοι αποτελούν ουσιαστικά τις συνθήκες βάσει των οποίων γίνεται ο έλεγχος των πιστωτικών ορίων των Συναλλασσομένων κατά την καταχώρηση των παραστατικών. Μέσα από τις οδηγίες που θα αναλυθούν στην συνέχεια, ο κάθε χρήστης θα πρέπει να είναι σε θέση να διαχειριστεί πλήρως την συγκεκριμένη λειτουργικότητα σε επίπεδο παραστατικών και Συναλλασσόμενου.
Τελικός στόχος είναι μέσα από την ανάλυση της λειτουργικότητας, να υπάρξει η σωστή υλοποίηση σε εγκαταστάσεις πελατών με ανάλογες ανάγκες παρακολούθησης Συναλλασσόμενων καθώς επίσης να δοθεί η άριστη εκπαίδευση στον τελικό χρήστη.
Παραμετροποίηση
Για να μπορέσετε να αξιοποιήσετε την λειτουργικότητα του πιστωτικού ελέγχου πρέπει να παραμετροποιήσετε ανάλογα τους τύπους παραστατικών, να παραμετροποιήσετε γενικά τον Πιστωτικό Έλεγχο δηλ. τις συνθήκες βάσει των οποίων θα ενεργοποιείται ο έλεγχος καθώς και τα πιστωτικά όρια των Συναλλασσομένων που θα λαμβάνονται υπόψη κατά την καταχώρηση των παραστατικών.
Σενάρια Πιστωτικού Ελέγχου
Για να δηλώσετε τα σενάρια έγκρισης που θα λαμβάνει υπόψη η εφαρμογή κατά την καταχώρηση των παραστατικών, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση→ Εμπορικό→ Εμπορικό→ Σενάρια Πιστωτικού Ελέγχου και στην περιοχή Όρια δηλώνετε εάν το ποσό του υπολοίπου, του ανοικτού υπολοίπου και των αξιογράφων ιδίων θα ισχύουν σε επίπεδο Ρόλου Συναλλασσόμενου (Πελάτης, Προμηθευτής, Χρεώστης και Πιστωτής), σε επίπεδο υποκαταστήματος Ρόλου ή σε επίπεδο υποκαταστήματος εταιρίας. Μπορείτε να επιλέξετε αν στα άνωθεν υπόλοιπα θα εμπεριέχονται οι εκκρεμείς παραγγελίες ή αν θα υπάρχει συγκεκριμένο όριο το οποίο θα δηλώσετε στο πεδίο “Εκκρεμείς Παραγγελίες” και να ορίσετε τις ημέρες μέσου υπολοίπου.
Σημαντική επίσης είναι η πληροφορία εάν θα ενεργοποιούνται οι πιστωτικοί έλεγχοι του συγκεκριμένου σεναρίου με προειδοποίηση κατά την καταχώρηση παραστατικού ή με απαγόρευση.
Επίσης στη περιοχή Κίνηση δηλώνετε ένα συγκεκριμένο ποσό για κάθε παραστατικό και εάν για το ποσό αυτό θα ενεργοποιείται ο πιστωτικός έλεγχος του συγκεκριμένου σεναρίου με προειδοποίηση κατά την καταχώρηση παραστατικού ή με απαγόρευση.
Στο πεδίο “Script” υπάρχει δυνατότητα συγγραφής κώδικα για να διαμορφώσετε όπως θέλετε το σενάριο πιστωτικού ελέγχου.
Σημείωση: Όλοι οι έλεγχοι που βρίσκονται στο ίδιο σενάριο πολιτικής ελέγχου εφαρμόζονται διαζευκτικά (ή) και ακριβώς με τη σειρά που τους έχετε επιλέξει.
Παραμετροποίηση Πιστωτικού Ελέγχου
Για να επιλέξετε την συμπεριφορά της εφαρμογής στην εφαρμογή του πιστωτικού ελέγχου για κάθε ρόλο συναλλασσόμενου πρέπει να παραμετροποιήσετε την συγκεκριμένη οθόνη. Ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση→ Εμπορικό→ Εμπορικό → Παραμετροποίηση Πιστωτικού Ελέγχου και στο tab: Πελάτης και στο πεδίο ‘’Πιστωτικός Έλεγχος’’ επιλέγετε μια από τις παρακάτω τιμές:
- Ναι. Εάν επιθυμείτε κατά την καταχώρηση των παραστατικών πελατών να εφαρμόζεται πιστωτικός έλεγχος. Στην περίπτωση αυτή ενεργοποιείται το πεδίο ‘’Προτεινόμενο Σενάριο’’ για να επιλέξετε το σενάριο εφαρμογής του πιστωτικού ελέγχου που σας ενδιαφέρει.
- Όχι. Εάν δεν επιθυμείτε να ενεργοποιείται ο πιστωτικός έλεγχος.
- Ναι ανά κατηγορία. Επιλέξτε την τιμή αυτή εάν επιθυμείτε κατά την καταχώρηση των παραστατικών πελατών να εφαρμόζεται το συγκεκριμένο σενάριο όχι για όλους τους πελάτες αλλά για μια συγκεκριμένη κατηγορία. Στην περίπτωση αυτή ενεργοποιείται το πεδίο ‘’Προτεινόμενο Σενάριο’’ για να επιλέξετε το σενάριο εφαρμογής του πιστωτικού ελέγχου που σας ενδιαφέρει και το πεδίο ‘’Κατηγορία’’ για να επιλέξετε μεταξύ των 5 επίπεδων κατηγοριών των 5 δενδροειδών κατηγοριών εκείνη για την οποία θα εφαρμόζεται το συγκεκριμένο σενάριο
Σημείωση: Την συγκεκριμένη παραμετροποίηση μπορείτε να την ορίσετε και για τις υπόλοιπες οντότητες (Προμηθευτής, Πιστωτής, Χρεώστης).
Παραμετροποίηση Ρόλου Συναλλασσόμενου
Η εφαρμογή σας δίνει την δυνατότητα για έναν συγκεκριμένο πελάτη (Προμηθευτή, Πιστωτή, Χρεώστη) να διαφοροποιηθείτε από την γενική παραμετροποίηση και να εισάγετε μια άλλη πολιτική. Ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Συναλ/νοι → Πελάτες και στο tab: Πρόσθετα/2 και στο πεδίο ‘’Πιστωτικός Έλεγχος’’ επιλέγετε μια από τις παρακάτω τιμές:
- Όχι. Εάν δεν επιθυμείτε να ενεργοποιείται ο πιστωτικός έλεγχος για τον συγκεκριμένο πελάτη ανεξάρτητα από τι έχετε ορίσει στις γενικές παραμέτρους, (βλέπε ενότητα «Παραμετροποίηση Πιστωτικού Ελέγχου»).
- Ακολουθεί την Παραμετροποίηση. Εάν επιθυμείτε κατά την καταχώρηση των παραστατικών του πελάτη να ισχύουν οι κανόνες που έχετε ορίσει στις γενικές παραμέτρους, (βλέπε ενότητα «Παραμετροποίηση Πιστωτικού Ελέγχου»).
- Συγκεκριμένο Σενάριο. Επιλέξτε την τιμή αυτή εάν θέλετε να εφαρμοστεί για τον πελάτη η πιστωτική πολιτική ενός συγκεκριμένου σεναρίου στα παραστατικά. Στην περίπτωση αυτή ενεργοποιείται το πεδίο ‘’Σενάριο Πιστωτικού Ελέγχου’’ για να επιλέξετε το σενάριο πιστωτικής πολιτικής που σας ενδιαφέρει.
- Συγκεκριμένες Αξίες. Επιλέξτε την τιμή αυτή εάν επιθυμείτε για έναν πελάτη, να ορίσετε συγκεκριμένα πιστωτικά όρια. Στην περίπτωση αυτή ενεργοποιούνται τα πεδία ‘’Όριο Υπολοίπου”, ‘’Όριο Ανοιχτού υπολοίπου’’, ‘’Όριο Αξιογράφων Ιδίων’’ και “Συμπ. Εκκρεμείς Παραγγελίες” για να δηλώσετε τα προς συμπλήρωση ποσά. Τέλος, καθορίζετε τη συμπεριφορά της εφαρμογής στην περίπτωση που υπάρχει υπέρβαση των πιστωτικών ορίων κατά την καταχώρηση παραστατικών επιλέγοντας, μεταξύ των τιμών Προειδοποίηση ή Απαγόρευση στο πεδίο “Τύπος Ελέγχου”.]
Τύποι Παραστατικών
Για να ενεργοποιήσετε ή όχι τον πιστωτικό έλεγχο στους τύπους παραστατικών, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Κινήσεις → Τύποι Παραστατικών → Πωλήσεις, επιλέγετε τον επιθυμητό τύπο παραστατικού και στο tab: Έλεγχος Αποθέματος/Πιστωτικός και στο πεδίο “Πιστωτικός Έλεγχος” επιλέγετε μια από τις παρακάτω τιμές:
- Ναι. Εάν επιθυμείτε κατά την καταχώρηση των παραστατικών να εφαρμόζονται από την εφαρμογή οι εκάστοτε πιστωτικοί έλεγχοι.
- Όχι. Εάν δεν επιθυμείτε να ενεργοποιούνται οι πιστωτικοί έλεγχοι.
Εκτέλεση - Λειτουργία
Σε αυτή την ενότητα αναλύεται ο τρόπος εφαρμογής της πιστωτικής πολιτικής του συναλλασσόμενου κατά την καταχώρηση των εμπορικών παραστατικών εφόσον βέβαια ο τύπος του εκάστοτε παραστατικού επιτρέπει την εφαρμογή σεναρίων πιστωτικού ελέγχου.
Εφαρμογή Πιστωτικού Ελέγχου σε Εμπορικά Παραστατικά
Σε περίπτωση που από το σύστημα εφαρμόζεται ένα σενάριο πιστωτικού ελέγχου, ανάλογα βέβαια πάντα με την παραμετροποίηση του Τύπου Παραστατικού της κίνησης, την παραμετροποίηση του πιστωτικού ελέγχου γενικά αλλά και την τυχόν παραμετροποίηση του πελάτη, τότε κατά την αποθήκευση του παραστατικού εμφανίζονται και τα αντίστοιχα μηνύματα ελέγχων που βρίσκονται στο ίδιο σενάριο πολιτικής ελέγχου. Σημειώνεται ότι οι συγκεκριμένοι έλεγχοι εφαρμόζονται διαζευκτικά (ή) και ακριβώς με τη σειρά που τους έχετε ορίσει στην δημιουργία του κάθε σεναρίου.
Ακολουθούν ενδεικτικά μηνύματα εφαρμογής πιστωτικού ελέγχου κατά την καταχώρηση ενός Τ.Δ.Α. σε έναν πελάτη για τον οποίο έχει εφαρμοστεί ένα συγκεκριμένο σενάριο (Σενάριο 1) με προειδοποιητικά μηνύματα για την υπέρβαση των ποσών που έχουν καταχωρηθεί στα όρια καθώς και ένα απαγορευτικό μήνυμα για την υπέρβαση του ορίου στην κίνηση.
Αποτέλεσμα
Δεν υπάρχει διαθέσιμη προβολή ή εκτύπωση η οποία να δίνει πληροφορίες για την παραμετροποίηση και την λειτουργία των διαφόρων πιστωτικών πολιτικών που εφαρμόζει μια επιχείρηση.
