Σκοπός του παρόντος είναι να περιγράψει τις δυνατότητες της εφαρμογής σχετικά με το κύκλωμα των αντιστοιχίσεων παραστατικών. Ως «Αντιστοίχιση» ορίζεται η σύνδεση χρεωστικών – πιστωτικών παραστατικών ανά συναλλασσόμενο. Εκμεταλλευόμενοι τις δυνατότητες των αντιστοιχίσεων, μπορείτε να αντλήσετε πληροφόρηση για σημαντικούς αριθμοδείκτες και στατιστικά στοιχεία, όπως:
- Κάλυψη/αντιστοίχιση παραστατικών
- Ενηλικίωση Υπολοίπων σε διάστημα 5 χρονικών περιόδων
- Παρακολούθηση έως και 5 διαστάσεων αντιστοίχισης
- Μέση Ηλικία Υπολοίπου
- Μέσος Χρόνος Εξόφλησης Παραστατικών
- Καθυστέρηση Εξόφλησης
- Εκκρεμείς Πληρωμές
- Υπολογισμός πραγματικών Συναλλαγματικών Διαφορών
Το κύκλωμα διαχείρισης των αντιστοιχίσεων θα μπορούσε περιγραφικά να χαρακτηριστεί ως ένα σύστημα κινήσεων που εκτελείται παράλληλα με και ενημερώνεται από το γνώριμο κύκλωμα των εμπορικών παραστατικών. Στο κύκλωμα των αντιστοιχίσεων συμμετέχουν όλα τα αξιακά παραστατικά που επηρεάζουν συναλλασσόμενους, όπως είναι τα Τιμολόγια, Πληρωμές, Εισπράξεις, Πιστωτικά, Επιστροφές Χρημάτων, και Συμψηφισμοί Υπολοίπων. Λαμβάνουν μέρος μόνο αξίες και όλες οι εγγραφές προκύπτουν από δύο τύπους κινήσεων:
- «Δημιουργία»: Αναφέρεται στη δημιουργία απαίτησης από το Συναλλασσόμενο και συνήθως προκύπτει από παραστατικά Τιμολογίων και Επιστροφών Χρημάτων.
- «Αντιστοίχιση»: Εκφράζει την εγγραφή της κάλυψης απαίτησης και συνήθως προκύπτει από παραστατικά Εισπράξεων/Πληρωμών και Πιστωτικών Τιμολογίων.
Από τη σύνδεση των κινήσεων δημιουργίας και αντιστοίχισης προκύπτουν ζεύγη εγγραφών ανά συναλλασσόμενο, από τα οποία αντλούνται τα δεδομένα για τον υπολογισμό των αριθμοδεικτών και των εκτυπωτικών. Η πληροφόρηση βασίζεται στη διαφορά ημερών μεταξύ κίνησης δημιουργίας/αντιστοίχισης, στις αξίες κάλυψης που περιλαμβάνει το κάθε ζεύγος αντιστοίχισης καθώς επίσης και στις ανοικτές/ακάλυπτες κινήσεις. Αξίζει να σημειωθεί πως μία εγγραφή του εμπορικού κυκλώματος, όπως ένα Τιμολόγιο Πώλησης, μπορεί να δημιουργήσει πολλαπλές εγγραφές στο κύκλωμα των αντιστοιχίσεων, εξαιτίας του διακανονισμού εξόφλησης και των διαστάσεων που μπορεί να αποτυπώνει.
Κάθε κίνηση του κυκλώματος αντιστοιχίσεων, διατηρεί την πληροφορία της αρχικής αξίας της εγγραφής και της ανοικτής αξίας. Η αρχική αξία αποδίδεται από το εμπορικό παραστατικό που πυροδότησε τη κίνηση στο κύκλωμα των αντιστοιχίσεων, ενώ η ανοικτή αξία δηλώνει την υπολειπόμενη αξία προς αντιστοίχιση που έχει η συγκεκριμένη εγγραφή. Με βάση τα παραπάνω, μία κίνηση του κυκλώματος αντιστοιχίσεων μπορεί να βρίσκεται σε μία από τις παρακάτω καταστάσεις:
- «Ανοικτό»: Δεν έχει γίνει σύνδεση κινήσεων δημιουργίας και αντιστοίχισης. Η αξία και η ανοικτή αξία είναι ίσες.
- «Κλειστό»: Έχει καλυφθεί πλήρως η αξία της κίνησης. Η ανοικτή αξία είναι μηδέν.
- «Μερικώς Αντιστοιχισμένο»: Από τις συνδέσεις δημιουργίας και αντιστοίχισης που έχουν πραγματοποιηθεί, δεν καλύπτεται όλη η αρχική αξία. Η ανοικτή αξία είναι μεγαλύτερη από το μηδέν και μικρότερη από την αρχική αξία της κίνησης.
Στο κύκλωμα των αντιστοιχίσεων, κάθε κίνηση δημιουργίας μπορεί να δεθεί με πολλαπλές κινήσεις αντιστοίχισης, μέχρι να καλυφθεί η ανοικτή αξία.
Τέλος κάθε εγγραφή στο κύκλωμα αυτό, καταγράφει την «Ημερομηνία Έκδοσης» του παραστατικού, την «Ημερομηνία Διακανονισμού» και τις «Ημέρες Διακανονισμού». Οι ορισμοί των ημερομηνιών αυτών θα δοθούν στις επόμενες ενότητες.
