Σε αυτή την ενότητα αναλύεται ο τρόπος χρήσης και η συμπεριφορά των Recurring Actions.
Δημιουργία Περιοδικής Ενέργειας (Recurring Action)
Προκειμένου να καταχωρήσετε μια περιοδική ενέργεια (Recurring Action) CRM πηγαίνετε από το μενού κυκλώματος CRM σε οποιοδήποτε ημερολόγιο σας ενδιαφέρει, CRM → Το Ημερολόγιο μου ή CRM → Εναλλακτικά Ημερολόγια και με δεξί Κλικ επιλέξτε από New Recurring Action (Νέα Επαναλαμβανόμενη Ενέργεια)
Όπου και μπορείτε να δημιουργήσετε την περιοδική ενέργεια που επιθυμείτε π.χ. «Επικοινωνία»
Συμπληρώνετε τα στοιχεία την ενέργειας που έχετε δημιουργήσει ακριβώς με τον ίδιο τρόπο, όπως θα συμπληρώνατε μια απλή ενέργεια CRM και παρατηρείστε πως η μοναδική διαφορά αφορά το πεδίο “Τύπος Πηγής” ο οποίος είναι πλέον χαρακτηρισμένος ως “Recurring” (Επαναληψιμότητα).
Κατά την αποθήκευση όμως της ενέργειας ανοίγει ο πίνακας χρονοπρογραμματισμού στον οποίο θα συμπληρώσετε όλα τα δεδομένα εκείνα που θα δημιουργήσουν περιοδικότητα, διάρκεια και κανόνες επανάληψης.
Στο Πλαίσιο Ενέργειες που ανοίγει σαν νέα οθόνη, μπορείτε συνδυαστικά με τις επιλογές που παρέχονται να καλυφθεί όλο το εύρος της περιοδικότητάς που επιθυμείτε να προσδώσετε σε μία ενέργεια. Μπορείτε να παρατηρήσετε πως χωρίζεται σε τρεις ομάδες παραμετροποίησης, «Χρόνος» που χαρακτηρίζει δεδομένα ‘διάρκειας’ μιας ενέργειας, «Κανόνας Επανάληψης» που καθορίζει κάθε ‘πότε’ θα έχει περιοδική εμφάνιση, και τέλος «Recurrence range» (Διάστημα Επαναληψιμότητας) που οριστικοποιείται ‘ο αριθμός των επαναλήψεων’.
Η επίτευξη μιας περιοδικής ενέργειας εξαρτάται αυστηρά από τις επιλογές των τριών ομάδων παραμετροποίησης. Παρακάτω θα γίνει περιγραφή ανά ομάδα παραμετροποίησης.
Ομάδα παραμετροποίησης Χρόνος: μπορείτε να ορίσετε
• “Από Ημερομηνία”. Ορίζετε το ημερομηνιακό σημείο έναρξης μιας περιοδικής ενέργειας καθώς και χρονικό σημείο (την ώρα) που επιθυμείτε να ενημερώσει η ενέργεια το ημερολόγιο σας. Η επιλογή της ώρας θα υιοθετηθεί σε όλα τα επόμενα recurring action που θα δημιουργηθούν.
• “Διάρκεια”. Ορίζετε την χρονική διάρκεια την ενέργειας. Η επιλογή της διάρκειας θα υιοθετηθεί σε όλα τα επόμενα recurring action που θα δημιουργηθούν.
• “Ολοήμερο”. Επιλέγετε αν η ενέργεια θα είναι ολοήμερη ή θα έχει περιορισμένη χρονική ισχύ:
- Ναι. Ο πόρος που μετέχει στην συγκεκριμένη ενέργεια θα θεωρείται απασχολημένος σε ημερήσια βάση.
- Όχι. Ο πόρος που μετέχει στην συγκεκριμένη ενέργεια θα απασχολείται στο χρονικό όριο που έχει δηλωθεί στο παραπάνω πεδίο “Διάρκεια”.
Ομάδα παραμετροποίησης Κανόνας Επανάληψης: μπορείτε να ορίσετε είτε σε Εβδομαδιαία, Ημερήσια ή Μηνιαία με βάση τον τρόπο που επιθυμείτε να οριστεί η περιοδικότητα της ενέργειας.
• “Εβδομαδιαία”. Η επιλογή αυτή ενεργοποιεί το Tab: Εβδομαδιαία. Η ενέργεια που θα δημιουργηθεί, θα επαναλαμβάνεται σε εβδομαδιαία βάση και στις μέρες που έχουν οριστεί ως επιτρεπτές στην δημιουργία της ενέργειας.
- “Recur every”. Ορίζετε δεύτερο επίπεδο περιοδικότητας. Επανάληψη περιοδικότητας σε επίπεδο εβδομάδας. Π.χ. οι ενέργειες που θα δημιουργηθούν να επαναλαμβάνονται ανά δυο εβδομάδες.
Παράδειγμα: Παρατηρείστε την παραπάνω οθόνη και βάσει αυτής αν επιλεγεί μια ενέργεια να έχει περιοδικότητα σε μια εβδομάδα και με επιτρεπτές ημέρες από Δευτέρα έως Πέμπτη τότε το αποτέλεσμα θα είναι το παρακάτω :
• “Ημερήσια ”. Η επιλογή αυτή ενεργοποιεί το Tab: Ημερήσια. Η ενέργεια που θα δημιουργηθεί θα έχει περιοδικότητα για κάθε ημέρα του ημερολογίου με συχνότητα εμφάνισης που ορίζεται από το Recur every.
Παράδειγμα: Σύμφωνα με τον παραπάνω κανόνα αν προχωρήσετε σε καθημερινή δημιουργία ενέργειας με επιλογή 2 στο Recur every τότε το αποτέλεσμα της περιοδικότητας θα είναι ανά δύο (2) ημέρες εμφάνισης της ενέργειας:
• “Μηνιαία”. Η επιλογή αυτή ενεργοποιεί το Tab: Μηνιαία. Υπάρχει δυνατότητα επιλογής ώστε να οριστεί είτε με αριθμητικό τρόπο είτε με περιγραφικό.
- “Ημέρα”. Ορίζετε ποια ημέρα του μήνα και για πόσους μήνες θα επαναλαμβάνεται μια ενέργεια
- “Descriptive”. Ορίζετε περιγραφικά για ποια ημέρα του μήνα, με ποιον ρυθμό επαναληψιμότητας και για πόσους μήνες θα επαναλαμβάνεται μια ενέργεια.
Η επιλογή της “ημέρας” ενεργοποιεί τα πεδία “Ημέρα ……of every …….Month(s)”
Η Επιλογή του “Descriptive” ενεργοποιεί τα πεδία “Τη(ν) ….. of every …… Month(s)”
Ομάδα παραμετροποίησης Recurrence Range: μπορείτε να ορίσετε πότε ολοκληρώνεται είτε ημερολογιακά, είτε αριθμητικά η περιοδικότητα μιας ενέργειας.
- “End by date”. Ενεργοποιείται το πεδίο “Ημ/νία Λήξης” και έχετε την δυνατότητα να ορίσετε την ημερομηνία λήξης της περιοδικότητας μίας ενέργειας.
- “End after occurrences”. Ενεργοποιείται το πεδίο “Occurrences” και έχετε την δυνατότητα να ορίσετε αριθμητικά, δηλαδή μετά από πόσες επαναλήψεις θα ολοκληρωθεί η περιοδικότητα μιας ενέργειας.
Σε μια ολοκληρωμένη απεικόνιση προγραμματισμού μίας Recurring Action (περιοδικής ενέργειας) και με βάση την προαναφερθείσα παραμετροποίηση δίνεται ένα παράδειγμα δημιουργίας μιας περιοδικής ενέργειας “Ραντεβού” η οποία αναφέρει τα εξής :
Θα δημιουργηθούν δέκα ραντεβού [1], για τις μέρες από Δευτέρα έως Παρασκευή [2], για κάθε δυο εβδομάδες [3], που θα έχουν διάρκεια τριάντα λεπτά, αρχής γενομένης την 02/07/2018 στις 11:00 π.μ.[4], και το αποτέλεσμα εμφάνισης των ενεργειών αυτών στο ημερολόγιο θα είναι:
Η εμφάνιση των περιοδικών ενεργειών απεικονίζονται στο ημερολόγιο με το σύμβολο της επανάληψης το οποίο οπτικά στον χρήστη τις διαφοροποιεί από τις υπόλοιπες ενέργειες.
Εκτέλεση Εργασιών μεταβολών υφιστάμενων περιοδικών ενεργειών
Από την στιγμή που έχετε δημιουργήσει ένα σύνολο περιοδικών ενεργειών έχετε την δυνατότητα ανά περιοδική ενέργεια ή στο σύνολο τους να μεταβληθούν. Η μεταβολή κυμαίνεται σε επίπεδο διαγραφής, αλλαγής ημερομηνίας και ώρας, ή εσωτερικές αλλαγές της ενέργειας.
Για την πραγμάτωση μιας αλλαγής χρειάζεται να εισέλθετε στην ενέργεια που επιθυμείτε και από Εργασίες → Επαναληψιμότητα να επιλέξετε μια από τις παρακάτω επιλογές.
- “Τροποποίηση Ημ/νίας Επιλεγμένης Ενέργειας”. Επιλέγετε την περιοδική ενέργεια που επιθυμείτε να τροποποιήστε είτε την αλλαγή της ημερομηνίας ή και της ώρας, είτε το αν η ενέργεια θα αλλάξει προγραμματισμένη διάρκεια ή θα γίνει ολοήμερη. Η οποιαδήποτε αλλαγή θα επηρεάσει μόνο την συγκεκριμένη περιοδική ενέργεια και δεν θα κληρονομηθεί από τις υπόλοιπες.
- “Τροποποίηση Σειράς Ενεργειών”. Επιλέγετε την περιοδική ενέργεια από την οποία και μετά θέλετε να τροποποιήσετε ένα από τα πεδία τα οποία την χαρακτηρίζουν, π.χ. ένα από τα πεδία [Υποκατηγορία / Επικοινωνία / Σύντομη περιγραφή / Αλλαγή Επαφής κτλ]. Μόλις ολοκληρώσετε τις εκ νέου αλλαγές επιλέγετε από τις Ενέργειες → Τροποποίηση Σειράς Ενεργειών και αυτόματα η επιλεγμένη και όλες οι επόμενες ενέργειες κληρονομούν αυτές τις αλλαγές.
- “Τροποποίηση Ημερ/νιών Σειράς Ενεργειών” .Επιλέγετε την περιοδική ενέργεια από την οποία και μετά θέλετε να τροποποιήσετε την αλλαγή της ημερομηνίας και της ώρας. Με την επιλογή της παρούσας λειτουργικότητας θα ανοίξει ο πίνακας χρονοπρογραμματισμού ώστε να έχετε την δυνατότητα να προβείτε στις εκ νέου αλλαγές. Η επιλεγμένη και όλες οι επόμενες ενέργειες δημιουργούνται εκ νέου στο νέο ημερομηνιακό και χρονικό πλαίσιο.
- “Διαγραφή Επαναλ. Ενεργειών Έπειτα”. Επιλέγετε την περιοδική ενέργεια από την οποία και μετά θέλετε να διαγράψετε την παρούσα και όλες τις υπόλοιπες ενέργειές της.
- “Διαγραφή Σειράς Ενεργειών”. Η παρούσα λειτουργικότητά διαγράφει όλες τις περιοδικές ενέργειες που έχουν δημιουργηθεί και αποτελούν μέρος της ίδια περιοδικότητας.
Επιπλέον έχετε την δυνατότητα από το ημερολόγιο με επιλογή «δεξί κλικ» να επιλέξετε μια οποιαδήποτε περιοδική ενέργεια και να την διαγράψετε μεμονωμένα.
