Η φόρμα καταχώρησης λογαριασμού αποτελείται από τα εξής πεδία:
Κωδικός, Συμπληρώνετε τον κωδικό λογαριασμού, ακόμη και αλφαρηθμητικού Κωδικού (μπορείτε να εισάγετε τόσο γράμματα όσο και αριθμούς), σύμφωνα με την ανάλυση του πεδίου “Μάσκα” στο Λογιστικό Σύστημα. Για την αυτόματη εύρεση του πρώτου ελεύθερου (διαθέσιμου) κωδικού χρησιμοποιείστε το πλήκτρο «βελάκι». Σημειώνεται ότι, για την εισαγωγή τεταρτοβάθμιου λογαριασμού θα πρέπει να προηγηθεί εισαγωγή όλων των ανωτεροβάθμιων λογαριασμών.
Περιγραφή, Συμπληρώνετε την περιγραφή του λογαριασμού. Επιπλέον, μπορείτε να συμπληρώσετε ξενόγλωσση περιγραφή στον Λογαριασμό, ενεργοποιώντας το πλήκτρο 
, εφόσον προηγουμένως επιλέξετε την γλώσσα, από το μενού Οργάνωση → Υποδομή → Λοιπά → Παραμετροποίηση Εφαρμογής → tab: Multilingual Description Languages.
Κινούμενος, Εφόσον ο Κωδικός λογαριασμού βρίσκεται στην μεγιστοβάθμια ανάλυση, το πεδίο μετατρέπεται αυτόματα σε Ναι. Έπειτα, ενεργοποιούνται όλα τα πεδία για την εισαγωγή των επιμέρους στοιχείων του λογαριασμού
Προσβάσιμο από, Το πεδίο περιλαμβάνει τις εξής τιμές:
- Παντού, εμφανίζεται προς επιλογή σε όλα τα σημεία της εφαρμογής
- Απευθείας Καταχωρήσεις, εμφανίζεται προς επιλογή μόνο στην απευθείας καταχώρηση Κίνησης
- Γέφυρα μόνο, εμφανίζεται προς επιλογή μόνο στην γέφυρα με άλλη εφαρμογή
- Import μόνο, εμφανίζεται προς επιλογή μόνο κατά την εισαγωγή αρχείου από άλλη εφαρμογή
Ανάλυση πεδίων Tab: Εκδόσεις Λογαριασμού (Versioning)
Ο λογαριασμός έχει κάποια βασικά χαρακτηριστικά όπως το είδος, ο συνδεδεμένος λογαριασμός ΦΠΑ κλπ., τα οποία δύναται να μεταβάλλονται ανά Κωδικό Λογαριασμού, χωρίς να μεταβάλλεται ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιείται στις καταχωρήσεις των Εγγραφών/Άρθρων. Κατά συνέπεια, μπορείτε να έχετε διαφορετικές εκδόσεις σε έναν λογαριασμό. Το κριτήριο με το οποίο οριοθετείται η έκδοση λογαριασμού είναι χρονικό.
Για παράδειγμα, για να ορίσετε ότι ο λογαριασμός θα χρησιμοποιείται έως τις 30/6/2018, θα πρέπει στο πεδίο “Ημερομηνία Λήξης” να συμπληρώσετε 30/6/2018.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Εάν η αλλαγή γίνει σε διεταιρικό λογαριασμό θα ισχύει για όλες τις εταιρείες. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να πραγματοποιηθεί μεταβολή μόνο στην συγκεκριμένη εταιρεία, θα επιλέξετε τον λογαριασμό και με δεξί κλικ «Αποσύνδεση Λογαριασμού». Στη συνέχεια, στο πεδίο “Ημερομηνία Λήξης” θα συμπληρώσετε 30/6/2018.
Όνομα, Αποτελεί την περιγραφή με την οποία εμφανίζεται ο λογαριασμός προς επιλογή στις Εγγραφές/Άρθρα
Είδος, Αποτελεί υποχρεωτικό πεδίο συμπλήρωσης του κινούμενου λογαριασμού, για την ορθή λειτουργία και την ενημέρωση όλων των υποσυστημάτων. Ανάλογα με το είδος του λογαριασμού ενεργοποιούνται και συμπληρωματικά πεδία, όπως οι πληροφορίες ΦΠΑ και λογαριασμών ΦΠΑ
Συναλλασσόμενος, Εάν το πεδίο “Είδος” του λογαριασμού είναι Πελάτης ή Προμηθευτής μπορείτε να συνδέσετε Συναλλασσόμενο. Η αναζήτηση και σύνδεσή του με τον λογαριασμό πραγματοποιείται από το Πεδίο Ανεύρεσης. Παράλληλα, μπορείτε να δημιουργήσετε νέο Συναλλασσόμενο από το Πεδίο Επεξεργασίας, σε περίπτωση που δεν έχει δημιουργηθεί και δεν υπάρχει στην βάση
Συμπεριφορά, Αποτελεί το πεδίο στο οποίο θα μεταβεί αυτόματα ο κέρσορας για την εισαγωγή αξίας, μετά την επιλογή λογαριασμού, κατά τη δημιουργία Εγγραφής/Άρθρου
Επικύρωση, Ανάλογα με την τιμή του πεδίου πραγματοποιούνται έλεγχοι, κατά την καταχώρηση Εγγραφών/Άρθρων, ως προς τις κινήσεις που δέχεται ο λογαριασμός και συνδέεται με τα πεδία “Ελάχιστη Αξία”– “Μέγιστη Αξία”. Για παράδειγμα, εάν ο λογαριασμός θα χρεώνεται με ποσό έως 4000€, ορίζετε το εύρος τιμών που θα επιτρέπεται στις καταχωρήσεις. Με την επιλογή “Απροσδιόριστος” δεν θα εκτελείται έλεγχος Χρέωσης, Πίστωσης, Υπολοίπου και θα είναι αποδεκτές όλες οι τιμές
Ενημερώνει ΜΥΦ, Όταν η τιμή του πεδίου είναι Ναι ο λογαριασμός λαμβάνεται υπόψη στον υπολογισμό της Αξίας ΜΥΦ κατά την καταχώρηση Άρθρων και συνεπώς θα συμπεριληφθεί στις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις, ενώ εάν οριστεί Όχι ο συγκεκριμένος λογαριασμός θα αποκλειστεί από την Κατάσταση
ΦΠΑ δεν εκπίπτει, Καθορίζετε εάν ο λογαριασμός ΦΠΑ είναι εκπιπτόμενος ή μη εκπιπτόμενος, π.χ 63-98
Καταχώρηση Φ.Μ., Αφορά το κύκλωμα της Αναλυτικής Λογιστικής και καθορίζετε εάν ο λογαριασμός δέχεται την επιλογή Φύλλου Μερισμού στην φόρμα καταχώρησης Άρθρων. Για παράδειγμα, εάν οριστεί Ναι θα είναι εφικτή η επιλογή Φύλλου Μερισμού, ενώ εάν οριστεί Όχι η επιλογή Φύλλου Μερισμού δεν θα είναι δυνατή
Πληροφορίες ΦΠΑ, Ενεργοποιείται όταν το είδος λογαριασμού είναι Έσοδο, Έξοδο, Φπα Εσόδου, Φπα Εξόδου και ορίζετε την Κατηγορία Φ.Π.Α. που αντιστοιχεί στον λογαριασμό, προκειμένου να συμπληρωθεί αυτόματα το Καθεστώς και το Ποσοστό ΦΠΑ
Πληροφορίες Λογαριασμών ΦΠΑ, Ενεργοποιείται όταν ο λογαριασμός είναι χαρακτηρισμένος ως Έσοδο ή Έξοδο, προκειμένου να καθοριστεί ο λογαριασμός ΦΠΑ, με τον οποίο συνδέεται για να εμφανίζεται αυτόματα στις καταχωρήσεις. Αποτελείται από τα παρακάτω πεδία:
- Φ.Π.Α., Θα συμπληρώσετε τον λογαριασμό ΦΠΑ με τον οποίο γίνεται η αντιστοίχιση
- Ενδ. Φ.Π.Α., θα ορίσετε τον Πιστούμενο (Αντίθετο) λογαριασμό ΦΠΑ, ο οποίος χρεοπιστώνεται και αθροίζεται στο έντυπο της Περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α.
Στα πεδία συμπλήρωσης λογαριασμών ΦΠΑ μπορείτε να πληκτρολογήσετε απευθείας τον λογαριασμό, μέσω της λειτουργίας Live Selector, να τον αναζητήσετε από το Πεδίο Ανεύρεσης ή να τον δημιουργήσετε από το Πεδίο Επεξεργασίας.
Tab: Σύνδεση με Κύρια Συστήματα
Για την αντιστοίχιση λογαριασμών του Κύριου Λογιστικού Σχεδίου με το Δευτερεύον θα κάνετε διπλό κλικ στον δευτερεύον λογαριασμό και θα μεταβείτε στο tab: Σύνδεση με Κύρια Συστήματα. Στην υποκαρτέλα: Σύνδεση λογαριασμών επιλέγετε το Κύριο Λογιστικό Σύστημα (Πηγή) και στην Μάσκα συμπληρώνετε τον κωδικό λογαριασμού με τον οποίο θα αντιστοιχηθεί ο δευτερεύον λογαριασμός. Στο σημείο αυτό μπορείτε να αντιστοιχήσετε περισσότερους από 1 λογαριασμούς του Κύριου Λογιστικού Συστήματος, ορίζοντας και το αντίστοιχο ποσοστό. Τα πεδία “Ημερομηνία Έναρξης” και “Ημερομηνία Λήξης” προσδιορίζουν το χρονικό διάστημα για το οποίο θα πραγματοποιείται αντιστοίχιση με τον εν λόγω λογαριασμό.
Tabs: Πρόσθετα/Πεδία Χρήστη
Στα Tabs: Πρόσθετα και Πεδία Χρήστη υπάρχουν ελεύθερα πεδία στα οποία εισάγετε επιπλέον πληροφοριακά στοιχεία του Λογαριασμού, με σκοπό να φιλτράρετε τα δεδομένα σε διάφορα reporting ή εμφανίσεις οθόνης. Αξίζει να σημειωθεί ότι, μπορείτε να προσαρμόσετε στις προσωπικές σας προτιμήσεις τις Ονομασίες των πρόσθετων αυτών πεδίων. Η διαφοροποίηση πραγματοποιείται από το μενού Οργάνωση → Λογιστική → Λογιστική → Λογιστικά Συστήματα, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
- Διπλό κλικ στο Λογιστικό Σύστημα
- Στο πάνω δεξί μέρος της φόρμας επιλέγετε “Ενέργειες”
- Από το πλήκτρο Παραμετροποίηση Οντοτήτων επιλέγετε “Παραμετροποίηση Λογαριασμών”
- Στον κειμενογράφο του πεδίου συμπληρώνετε την εμφανιζόμενη περιγραφή που επιθυμείτε
