Έλεγχος μεταφοράς εγγραφών
Μετά την ολοκλήρωση των μεταφορών στη λογιστική ενός συγκεκριμένου διαστήματος θα πρέπει να ελέγξετε αν υπάρχουν εγγραφές που δεν έχουν γίνει εξαγωγή στη λογιστική για κάποιο λόγο. Αυτό μπορείτε να το ελέγξετε από την εργασία που βρίσκεται στο menu Κινήσεις → Εργασίες → Λογιστική → Ενημερωμένες Εγγραφές Λογιστικής και στο φίλτρο Εμπεριέχει να επιλέξετε Μη εξαγόμενα ώστε να εμφανιστούν όλες οι εγγραφές που δεν έχουν μεταφερθεί στο λογιστικό σύστημα.
Στην παραπάνω εργασία μπορείτε να επιλέξετε το διάστημα που επιθυμείτε, το υποκατάστημα, το λογιστικό σύστημα που ενημερώνετε, τη σειρά ή/και τον τύπο παραστατικού και τον τύπο Ενημέρωσης.
Συμφωνίες
Μετά τον έλεγχο και την επιβεβαίωση ότι όλες οι εγγραφές έχουν μεταφερθεί θα πρέπει να ελεγχθεί ότι τα ποσά έχουν σταλεί στους αντίστοιχους λογαριασμούς. Για να πραγματοποιηθεί αυτό θα πρέπει να αντληθούν εκτυπώσεις από την εμπορική εφαρμογή (Ημερολόγια, Καταστάσεις Ελέγχου) και να γίνουν συμφωνίες με τους αντίστοιχους λογαριασμούς.
Α. Συμφωνία με Ημερολόγια
Συμφωνία πωλήσεων
Η βασική συμφωνία που πρέπει να κάνετε είναι να εκτελέσετε την εκτύπωση Κινήσεις → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Πωλήσεις → Ημερολόγιο.
Από την παραπάνω εκτύπωση μπορείτε να έχετε το σύνολο των μικτών πωλήσεων, των εκπτώσεων, των καθαρών πωλήσεων, της αξίας του ΦΠΑ και την αξία των χρεώσεων των παραστατικών.
Στην περίπτωση που θέλετε να έχετε ανάλυση των πωλήσεων σας ανά λογιστική κατηγορία μπορείτε να επιλέξετε στα φίλτρα στο πεδίο “Υποσύνολα Ομαδοποίησης” την τιμή “Ανά Λογιστική Κατηγορία”. Το αποτέλεσμα που θα έχετε είναι:
Πηγαίνοντας στη τελευταία σελίδα μπορείτε να δείτε τα τελικά σύνολα τόσο ανά λογιστική κατηγορία όσο και ανά συντελεστή ΦΠΑ.
Την παραπάνω εκτύπωση μπορείτε να τη συμφωνήσετε με το Ισοζύγιο λογιστικής της ομάδας 7 καθώς και με το ισοζύγιο λογιστικής των λογαριασμών ΦΠΑ που αναφέρεται στις πωλήσεις.
Συμφωνία Αγορών
Η βασική συμφωνία που πρέπει να κάνετε είναι να εκτελέσετε την εκτύπωση Κινήσεις → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Αγορές → Ημερολόγιο.
Από την παραπάνω εκτύπωση μπορείτε να έχετε το σύνολο των μικτών αγορών, των εκπτώσεων, των καθαρών αγορών, της αξίας του ΦΠΑ και την αξία των χρεώσεων των παραστατικών.
Στην περίπτωση που θέλετε να έχετε ανάλυση των αγορών σας ανά λογιστική κατηγορία μπορείτε να επιλέξετε στα φίλτρα στο πεδίο “Υποσύνολα Ομαδοποίησης” την τιμή “Ανά Λογιστική Κατηγορία”. Το αποτέλεσμα που θα έχετε είναι:
Πηγαίνοντας στη τελευταία σελίδα μπορείτε να δείτε τα τελικά σύνολα τόσο ανά λογιστική κατηγορία όσο και ανά συντελεστή ΦΠΑ.
Την παραπάνω εκτύπωση μπορείτε να τη συμφωνήσετε με το Ισοζύγιο λογιστικής της ομάδας 2 καθώς και με το ισοζύγιο λογιστικής των λογαριασμών ΦΠΑ που αναφέρονται στις αγορές.
Συμφωνίες Λοιπών Υποσυστημάτων
Εκτός από τις βασικές συμφωνίες που αφορούν τις πωλήσεις και τις αγορές μπορούν να γίνουν συμφωνίες και των υπόλοιπων υποσυστημάτων που λειτουργούν.
Ανάλογα με τα υποσυστήματα που έχετε ενεργοποιήσει προτείνουμε τις παρακάτω συμφωνίες
- Αποθήκη : από το menu Αποθήκη → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Είδη/Υπηρεσίες/Πάγια → Ισοζύγιο Βιβλίο Αποθήκης → Αναλυτικό Ισοζύγιο Αποθήκης. Χρησιμοποιήσετε το φίλτρο “Τύπος Εγγραφής” για να επιλέξετε τα Είδη ή/και τις Υπηρεσίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν ομαδοποίηση τη “Λογιστική Κατηγορία” είδους και να ορίσετε σύνολα ομαδοποίησης στις αξίες ώστε να ελέγξετε τα ποσά Αξίας Πωλήσεων και Αξίας Αγορών και να συγκριθούν με ισοζύγια λογιστικής των αντίστοιχων λογαριασμών.
- Πελάτες : από το menu Συναλλασσόμενοι → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Πελάτες → Ισοζύγιο → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 30. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν πεδίο ομαδοποίησης της εκτύπωσης το πεδίο “Λογιστική Κατηγορία” και να ορίσετε σύνολα ομαδοποίησης το “Πελάτες”.
- Προμηθευτές : από το menu Συναλλασσόμενοι → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Προμηθευτές → Ισοζύγιο → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 50. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν πεδίο ομαδοποίησης της εκτύπωσης το πεδίο “Λογιστική Κατηγορία” και να ορίσετε σύνολα ομαδοποίησης το “Προμηθευτές”.
- Χρεώστες : από το menu Συναλλασσόμενοι → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Χρεώστες → Ισοζύγιο → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 33-95. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν πεδίο ομαδοποίησης της εκτύπωσης το πεδίο “Λογιστική Κατηγορία” και να ορίσετε σύνολα ομαδοποίησης το “Χρεώστες”.
- Πιστωτές : από το menu Συναλλασσόμενοι → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Πιστωτές → Ισοζύγιο → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 33-95. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν πεδίο ομαδοποίησης της εκτύπωσης το πεδίο “Λογιστική Κατηγορία” και να ορίσετε σύνολα ομαδοποίησης το “Πιστωτές”.
- Χρηματοοικονομικοί Λογαριασμοί : από το menu Χρημ/κά → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Χρημ/μικοί Λογ/σμοί → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 38.
- Χρεώσεις : από το menu Χρημ/κά → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Χρεώσεις → Ισοζύγιο με το ισοζύγιο της ομάδας 6.
- Αξιόγραφα : από το menu Χρημ/κά → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Αξιόγραφα → Κατάσταση σε Ημερομηνία όπου ορίζετε στο φίλτρο σαν ημερομηνία την τελευταία ημέρα της περιόδου που ελέγχετε. Μπορείτε να ορίσετε ομαδοποίηση το καθεστώς και να συγκρίνετε με ισοζύγιο λογαριασμών αξιογράφων.
- Πάγια : από το menu Αποθήκη → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Είδη/Υπηρεσίες/Πάγια → Ισοζύγιο Βιβλίο Αποθήκης → Αναλυτικό Ισοζύγιο Αποθήκης και με χρήση του φίλτρου “Τύπος Εγγραφής” επιλέγετε “Πάγια” με το ισοζύγιο της ομάδας 1.
Β. Συμφωνία με Καταστάσεις Ελέγχου
Συμφωνία Πωλήσεων-Εσόδων
Για να ελέγξετε τις εγγραφές παραστατικών πωλήσεων, θα χρειαστεί να εκτελέσετε την εκτύπωση Κινήσεις → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Καταστάσεις Ελέγχου → Κατάσταση Ελέγχου Πωλήσεων – Εσόδων.
Από την παραπάνω εκτύπωση μπορείτε να έχετε το σύνολο των μικτών πωλήσεων, των εκπτώσεων, των καθαρών πωλήσεων, της αξίας του ΦΠΑ, των εισπράξεων εσόδων και την αξία των πρόσθετων χρεώσεων των παραστατικών.
Στην περίπτωση που θέλετε να έχετε ανάλυση των πωλήσεων σας ανά είδος γραμμής παραστατικού μπορείτε να επιλέξετε την προβολή “Με ανάλυση γραμμής”. Επίσης, σας δίνεται η δυνατότητα ανάλυσης με S/N, παρτίδες και ειδικά χαρακτηριστικά “Με ανάλυση γραμμής και Χαρ./Παρτίδες/SN”. Παρόμοια ανάλυση μπορείτε να εκτυπώσετε και για τις πρόσθετες χρεώσεις των παραστατικών σας (Προβολή: “Με ανάλυση Προσ. Χρεώσεων”).
Ακόμα μια χρήσιμη προβολή (ειδικά για τους λογιστές) είναι η ανάλυση συντελεστών ΦΠΑ (“Με ανάλυση Φ.Π.Α.”) η οποία σας δείχνει τις αξίες ανά συντελεστή ΦΠΑ στην περίοδο των φίλτρων που έχετε διαλέξει.
Συμφωνία Αγορών-Εξόδων
Για να ελέγξετε τις εγγραφές παραστατικών αγορών-εξόδων, θα χρειαστεί να εκτελέσετε την εκτύπωση Κινήσεις → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Καταστάσεις Ελέγχου → Κατάσταση Ελέγχου Αγορών – Εξόδων.
Από την παραπάνω εκτύπωση μπορείτε να έχετε το σύνολο των μικτών αγορών, των εκπτώσεων, των καθαρών αγορών, της αξίας του ΦΠΑ, των πληρωμών εξόδων και την αξία των πρόσθετων χρεώσεων των παραστατικών.
Στην περίπτωση που θέλετε να έχετε ανάλυση των αγορών σας ανά είδος γραμμής παραστατικού μπορείτε να επιλέξετε την προβολή “Με ανάλυση γραμμής”. Επίσης, σας δίνεται η δυνατότητα ανάλυσης με S/N, παρτίδες και ειδικά χαρακτηριστικά “Με ανάλυση γραμμής και Χαρ./Παρτίδες/SN”. Παρόμοια ανάλυση μπορείτε να εκτυπώσετε και για τις πρόσθετες χρεώσεις των παραστατικών σας (Προβολή: “Με ανάλυση Προσθ. Χρεώσεων”).
Ακόμα μια χρήσιμη προβολή (ειδικά για τους λογιστές) είναι η ανάλυση συντελεστών ΦΠΑ (“Με ανάλυση Φ.Π.Α.”) η οποία σας δείχνει τις αξίες ανά συντελεστή ΦΠΑ στην περίοδο των φίλτρων που έχετε διαλέξει.
Συμφωνία Αποθήκης
Για να ελέγξετε τις εγγραφές παραστατικών αποθήκης, θα χρειαστεί να εκτελέσετε την εκτύπωση Κινήσεις → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Καταστάσεις Ελέγχου → Κατάσταση Ελέγχου Αποθήκης. Αν χρησιμοποιήσετε την προβολή “Χωρίς Ανάλυση” μπορείτε να εκτυπώσετε τα παραστατικά αποθήκης χωρίς την ανάλυση ειδών στις γραμμές του κάθε παραστατικού. Αντίθετα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή “Με ανάλυση γραμμής” προκειμένου να εκτυπώσετε τα παραστατικά αποθήκης συμπεριλαμβάνοντας
την ανάλυση ειδών στις γραμμές του κάθε παραστατικού.
Την συγκεκριμένη αναφορά μπορείτε να την συγκρίνετε με την λογιστική, εκτυπώνοντας ισοζύγιο λογαριασμών απογραφής ειδών, παγίων, κλεισίματος φακέλων κοστολόγησης, συνθέσεων κ.α. .
Συμφωνία Χρηματοοικονομικών
Για να ελέγξετε τις εγγραφές χρηματοοικονομικών παραστατικών, θα χρειαστεί να εκτελέσετε την εκτύπωση Κινήσεις → Αναφορές → Εκτυπώσεις → Καταστάσεις Ελέγχου → Κατάσταση Ελέγχου Χρηματοοικονομικών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη προβολή προκειμένου να εκτυπώσετε τα χρηματοοικονομικά παραστατικά συμπεριλαμβάνοντας την ανάλυση ανά τύπο γραμμής στις γραμμές του κάθε παραστατικού (Μετρητά, Πιστωτική Κάρτα, Αξιόγραφο κ.τ.λ.). Αντίθετα, αν χρησιμοποιήσετε την προβολή “Χωρίς Ανάλυση” μπορείτε να εκτυπώσετε τα χρηματοοικονομικά παραστατικά χωρίς την ανάλυση αυτή.
Την συγκεκριμένη αναφορά μπορείτε να την συγκρίνετε με την λογιστική εκτυπώνοντας ισοζύγιο λογαριασμών πελατών, προμηθευτών, χρεωστών, πιστωτών, ταμείου, πιστωτικής κάρτας, αξιογράφων κ.α.
