Το πρώτο σημείο παραμετροποίησης όσον αφορά τις χρεώσεις, είναι το σημείο στο οποίο ορίζετε την μορφή κωδικού των χρεώσεων την προτεινόμενη μονάδα μέτρησης καθώς επίσης και τις περιγραφές των κατηγοριών, των πεδίων χρήστη που αφορούν τις χρεώσεις. Οι επιλογές αυτές είναι προσβάσιμες από τη διαδρομή Οργάνωση → Εμπορικό → Χρηματοοικονομικά → Χρεώσεις → Οργάνωση. Όσον αφορά την μορφή κωδικού μπορείτε είτε να επιλέξετε μια από τις διαθέσιμες της εφαρμογής (Δευτεροβάθμια Μάσκα Δαπανών & Τεταρτοβάθμια Μάσκα Δαπανών), είτε να δημιουργήσετε μια δική σας από το πλήκτρο “Ενέργειες” και την επιλογή “Παραμετροποίηση Κωδικού Χρεώσεων”:
Καταχώρηση Χρέωσης – Επεξήγηση Πεδίων
Για να δημιουργήσετε μια νέα χρέωση, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Χρηματοοικονομικά → Χρεώσεις και επιλέγετε το πλήκτρο της προσθήκης :
Τα διαθέσιμα πεδία των χρεώσεων είναι με τη σειρά που εμφανίζονται τα εξής :
- Βασικά Στοιχεία:
- “Κωδικός” : Εισάγετε τον κωδικό , ανάλογα τη μορφή κωδικού που έχετε ορίσει
- “Όνομα” : Εισάγετε τη βασική περιγραφή της χρέωσης
- “Αναλυτική Περιγραφή” : Εισάγετε εκτενέστερη περιγραφή της χρέωσης
- “Ξενόγλωσση Περιγραφή” : Εισάγετε ξενόγλωσση περιγραφή της χρέωσης
- Κατηγοριοποίηση :
- “Μ.Μ.” : Επιλέγετε την μονάδα μέτρησης της χρέωσης. Συνήθως αυτή είναι προεπιλεγμένη από την εφαρμογή “Μονάδα Μέτρησης Δαπανών”
- “Κλάση Φ.Π.Α.” : Ορίζεται την κλάση ΦΠΑ της χρέωσης :
- Κανονικός
- Μειωμένος
- Υπερμειωμένος
- Απαλλαγή
- “Κατάταξη” : Επιλέγετε τον τύπο της χρέωσης από τις παρακάτω τιμές :
- Έξοδο : Η συνήθης επιλογή για τις κλασικές δαπάνες. Η τιμή αυτή καθιστά την χρέωση διαθέσιμη σε παραστατικά εξόδων προμηθευτή-πιστωτή.
- Μη Εκπιπτόμενο Έξοδο : αφορά δαπάνες των οποίων το ΦΠΑ δεν εκπίπτει. Επηρεάζει και τη σχεδίαση στις γέφυρες λογιστικής παραστατικών δαπανών όπου εκτός από “Κανονικές Γραμμές Χρεώσεων”, υπάρχουν και οι “Μη Εκπιπτόμενες γραμμές». Η τιμή αυτή καθιστά την χρέωση διαθέσιμη σε παραστατικά εξόδων προμηθευτή-πιστωτή.
- Έσοδο : αφορά έσοδο που δεν μπορεί να καταγραφεί από τις πωλήσεις, και χρησιμοποιείται σε παραστατικά εσόδων Πελάτη ή Χρεώστη.
- “Επιτρέπεται σε κινήσεις (Ναι/Όχι)” : Εφόσον επιλέξετε ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την χρέωση σε χρηματοοικονομικά παραστατικά.
Για παράδειγμα μπορείτε να δημιουργήσετε χρεώσεις τραπεζικών εξόδων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε παραστατικά πληρωμών προμηθευτή. - “Συμμετέχει σε Κινήσεις Οντότητας” : Ορίζετε τη συμπεριφορά της χρέωσης ως προς τη συνολική αξία του παραστατικού (μειώνει, αυξάνει, κανένα)
- “Μεταφορά Υπολοίπων στην Επόμενη Χρήση” : Δίνει τη δυνατότητα μεταφοράς υπολοίπων της χρέωσης, στην επόμενη χρήση.
- “Λογιστική Κατηγορία” : επιλέγετε λογιστική κατηγορία με προθέματα λογιστικής που θα χρησιμοποιηθούν στις γέφυρες των παραστατικών εσόδων – εξόδων για την παραγωγή λογιστικών εγγραφών.
- “Δασμολογική Κλάση” : Χρησιμοποιείται στη διαχείριση φακέλων κοστολόγησης σε περίπτωση που θέλετε να μερίσετε δαπάνες σε συγκεκριμένα είδη. Αυτό επιτυγχάνεται από τη στιγμή που η δαπάνη έχει ίδια δασμολογική κλάση με τα είδη στα οποία θέλουμε να μερίσουμε την αξία της.
- “Προθέματα” : Συμπληρώνετε τα προθέματα λογιστικής που θα χρησιμοποιηθούν στις γέφυρες των παραστατικών εσόδων – εξόδων για την παραγωγή λογιστικών εγγραφών
- “Ομάδα Πρόσθετων Χρεώσεων” : μπορείτε να συνδέσετε μια χρέωση με μια ομάδα πρόσθετων χρεώσεων ώστε να προτείνεται αυτόματα μια επιβάρυνση μαζί με τη χρέωση. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνδέσετε τις αμοιβές δικηγόρου με την χρέωση παρακρατούμενου φόρου. Απαραίτητη προϋπόθεση ώστε να φορτώνεται αυτόματα η ομάδα πρόσθετων χρεώσεων της χρέωσης, στο παραστατικό, είναι να έχει οριστεί, στην ομάδα πρόσθετων χρεώσεων του παραστατικού, η ίδια, ή οι ίδιες πρόσθετες χρεώσεις, της ομάδας πρόσθετων χρεώσεων της χρέωσης. Περισσότερα για τις πρόσθετες χρεώσεις θα βρείτε εδώ.
- “Μέθοδος Μερισμού” : σε περίπτωση που η δαπάνη χρησιμοποιείται σε παραστατικά που συμμετέχουν σε φάκελο κοστολόγησης, επιλέγεται την μέθοδο με την οποία θα μεριστεί η αξία της δαπάνης στα είδη που εμπεριέχονται στον φάκελο.
- “Εργολάβος (Ναι/Όχι)”: επιλέγετε την τιμή “Ναι”, αν η χρέωση θα χρησιμοποιηθεί σε τιμολόγια παροχής υπηρεσιών προμηθευτή που αφορούν παραγωγική διαδικασία Φασόν.
Λοιπά Χρεώσεων
Από την διαδρομή του μενού Χρηματοοικονομικά → Λοιπά Χρεώσεων έχετε τις παρακάτω επιλογές με τη σειρά που εμφανίζονται στο μενού :
- Πρότυπα Χρεώσεων : μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα χρεώσεων με προτεινόμενες τιμές για να κατηγοριοποιήσετε και να διευκολύνετε τον τρόπο δημιουργίας μιας νέας χρέωσης.
Για παράδειγμα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για δαπάνες που αφορούν φάκελο κοστολόγησης και ένα για μη Εκπιπτόμενες δαπάνες:
Τα πρότυπα χρεώσεων μπορείτε να τα επιλέξετε κατά την δημιουργία μιας χρέωσης, από το πλήκτρο Ενέργειες → Φόρτωση Προτύπου Χρέωσης.
- Πρότυπα Χρεώσεων : η δεύτερη επιλογή πρότυπων χρεώσεων, αφορά την προεπιλογή χρεώσεων σε παραστατικά, που βοηθά σε περιοδικές εγγραφές, όπως για παράδειγμα κάποια μηνιαία συνδρομή ή ένα τιμολόγιο δαπανών της ΔΕΗ.
Τα πρότυπα χρεώσεων σε παραστατικά χωρίζονται ανά κύκλωμα :
- Έσοδα Πελάτη
- Έσοδα Χρεώστη
- Έξοδα Προμηθευτή
- Έξοδα Πιστωτή
Στα πρότυπα χρεώσεων μπορείτε να καθορίσετε τα παρακάτω πεδία ως προεπιλογή:
“Σειρά Παραστατικού” : Η σειρά με την οποία θα γίνει η καταχώρηση ανάλογα το κύκλωμα
“Υποκ/μα Εταιρίας” : Το υποκατάστημα στο οποίο γίνεται η καταχώρηση της δαπάνης
“Στοιχεία Συναλλασσόμενου” : Ο Πελάτης, Χρεώστης, Προμηθευτής ή Πιστωτής με τον οποίο γίνεται η συναλλαγή
“Υποκ/μα” : Το υποκατάστημα του συναλλασσόμενου από όπου γίνεται η συναλλαγή
“Τρόπος Πληρωμής” : ο τρόπος πληρωμής που θα χρησιμοποιηθεί στην συναλλαγή
“Λοιπά Στοιχεία Παραστατικού” : μπορείτε να συμπληρώσετε επιπλέον στοιχεία του παραστατικού προεπιλεγμένα όπως για παράδειγμα τον τρόπο πληρωμής, τον εισπράκτορα, επιχειρηματική μονάδα αιτιολογία παραστατικού κλπ.
Τέλος, επιλέγετε τις χρεώσεις που θα χρησιμοποιηθούν, όπου έχετε την δυνατότητα είτε να τις καταχωρήσετε με μηδενικές αξίες ώστε να συμπληρώνονται τη στιγμή της καταχώρησης, είτε εφόσον πρόκειται για μια μηνιαία συνδρομή με συγκεκριμένα ποσά να τα ορίσετε εξαρχής στο πρότυπο. Τα πρότυπα χρεώσεων μπορείτε να τα επιλέξετε από τα αντίστοιχα κυκλώματα μέσα από την καταχώρηση του παραστατικού, από τις “Ενέργειες” , το πλήκτρο “Λοιποί” και την επιλογή “Φόρτωση Πρότυπων Χρεώσεων” :
Τα πεδία “Υπολογιζόμενο με Συντελεστή” και ”Αφαίρεση γραμμών χωρίς αξία”, χρησιμοποιούνται σε πρότυπα χρεώσεων που συμμετέχουν σε “Ομάδες Πρότυπων Χρεώσεων”, από τις οποίες μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα παραστατικά, όπως αναφέρεται παρακάτω.
“Υπολογιζόμενο με Συντελεστή”: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την χρέωση κατά τη δημιουργία προτύπου χρέωσης για παραστατικό εξόδων, ορίζοντας και τον αντίστοιχο συντελεστή μερισμού. Αν ορίσετε Ναι, κατά τη δημιουργία παραστατικών, η συνολική αξία του παραστατικού, μερίζεται αυτόματα στις αντίστοιχες χρεώσεις, ανάλογα με τον συντελεστή μερισμού της κάθε χρέωσης, τον οποίο ορίζετε στο πρότυπο χρεώσεων.
“Αφαίρεση γραμμών χωρίς αξία”: Αν επιλέξετε Ναι, τότε οι γραμμές των χρεώσεων που φορτώνονται στο παραστατικό εξόδων, από το πρότυπο χρεώσεων παραστατικών που δημιουργήσατε, και έχουν μηδενική αξία, θα διαγράφονται από το παραστατικό.
- Ομάδες Πρότυπων Χρεώσεων : Από τη διαδρομή Χρηματοοικονομικά → Λοιπά χρεώσεων → Ομάδες Χρεώσεων δημιουργείτε ομάδες και μπορείτε να εντάξετε πρότυπα χρεώσεων παραστατικών, έτσι ώστε να εκτελέσετε batch εργασία, μέσα από την οποία μπορείτε να δημιουργήσετε μαζικά παραστατικά για κάθε πρότυπο χρεώσεων που έχετε εντάξει στην ομάδα. Για να δημιουργήσετε παραστατικά με τα διαθέσιμα πρότυπα χρεώσεων μέσα από μια ομάδα πρότυπων χρεώσεων, επιλέξτε από “Ενέργειες” την “Δημιουργία παραστατικών χρέωσης” :
Κατόπιν, επιλέξτε τα πρότυπα χρεώσεων που συμμετέχουν στην ομάδα, συμπληρώστε τα απαραίτητα στοιχεία, και πατώντας εκτέλεση δημιουργούνται τα παραστατικά χρεώσεων. Υπάρχει δυνατότητα προεπισκόπησης των εγγραφών προτού δημιουργηθούν. Μπορείτε να δείτε τα παραστατικά που έχουν δημιουργηθεί από την ομάδα πρότυπων χρεώσεων από την καρτέλα “Κινήσεις”.
