Για να μπορέσετε να διαχειριστείτε τις δυνατότητες των τελωνειακών αποθηκών , πρέπει να παραμετροποιήσετε τους αποθηκευτικούς χώρους της εφαρμογής, να δημιουργήσετε νέους τύπους Σειρών και τύπων παραστατικών αποθήκης, νέες κατηγορίες φακέλων κοστολόγησης, και τις εμπλεκόμενες χρεώσεις. Επίσης, θα πρέπει να προετοιμάσετε πρότυπα ενημέρωσης λογιστικής για κατηγορία φακέλου τελωνειακής κοστολόγησης.
Πιο αναλυτικά θα χρειαστείτε :
- Αποθήκη Τελωνειακής Διαχείρισης
- Παραστατικό Αγορών τελωνειακής διαχείρισης
- Δημιουργία κατηγορίας φακέλου τελωνειακής αποθήκης
- Παραστατικό Κλεισίματος Φακέλου, Παραστατικό προβλέψης φακέλου (Μερικό κλείσιμο αποθήκης ) και τέλος παραστατικό πρόσθετων αξιών (Διαφορές Μερικού Κλεισίματος τελωνειακής αποθήκης)
- Παραστατικό Αποθήκης ενδοδιακίνησης τελωνειακής αποθήκης
- Για τα παραστατικά εξόδων δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε νέες Σειρές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ίδια παραστατικά εξόδων που χρησιμοποιείτε σε φακέλους εισαγωγών τα οποία θα τα συνδέετε με στον φάκελο τελωνειακής διαχείρισης.
1. Αποθήκες Τελωνειακής Διαχείρισης
Από το μενού Οργάνωση → Υποδομή → Εταιρίες στο tab: Υποκαταστήματα επιλέγετε κάτω αριστερά Αποθήκη για την εισαγωγή αποθηκευτικού χώρου. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, αριστερά παρουσιάζονται σε λίστα οι αποθηκευτικοί χώροι και στα δεξιά πληροφορίες για κάθε χώρο. Με την επιλογή προσθήκη κόμβου δημιουργείτε νέο
αποθηκευτικό χώρο, ο οποίος στο εξής θα αποτελεί τη τελωνειακή αποθήκη σας. Στο Tab: Γενικά Στοιχεία , στο πεδίο τύπος εγγραφής, μπορείτε να ορίσετε σαν επιλογή, είτε Σε Τρίτους, είτε Ιδίων, λόγο της διαχείρισης μόνο ποσοτήτων, χωρίς να επηρεάζεται η λειτουργικότητα της εφαρμογής.
2. Σειρές και Τύποι Παραστατικών Αγορών
Για να δημιουργήσετε και να παραμετροποιήσετε μια νέα σειρά αγορών, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Κινήσεις → Σειρές → Αγορές και δημιουργείτε την νέα σας Σειρά. Για να δημιουργήσετε και να παραμετροποιήσετε τα παραστατικά αγορών, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Κινήσεις → Τύποι Παραστατικών → Αγορές και δημιουργείτε νέους τύπους παραστατικών. Μην παραλείψετε στο tab: Λοιπές Πληροφορίες, στο πεδίο «Μετέχει σε Φακέλους Κοστολόγησης», να επιλέξετε Ναι.
Συμπληρωματικά αναφέρουμε πως σε αντίστοιχη περίπτωση δημιουργίας πιστωτικού παραστατικού, διαλέγετε στην επιλογή «Μετέχει σε Φακέλους Κοστολόγησης»,
Παραστατικό Επιπρόσθετης Αξίας (Additional Value Invoice). Το παραστατικό συμμετέχει σε φακέλους κοστολόγησης και χρησιμοποιείται σαν παραστατικό διαμόρφωσης αξίας (πχ για Πιστωτικό Τιμολόγιο Έκπτωσης).
Για τον τύπο παραστατικού που θα δημιουργήσετε πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στο είδος του παραστατικού και στους τύπους, ώστε να ενημερώνουν σωστά τους αθροιστές αξίας ή τιμολογημένης ποσότητας αγορών.
- Τύπος Παραστατικού «Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής εκτός ΕΕ με ΦΚ για Τελωνειακά», tab: Γενικά
- Τύπος Παραστατικού «Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής εκτός ΕΕ με ΦΚ για Τελωνειακά», tab: Τύποι κίνησης
3. Δημιουργία Κατηγορία Φακέλου Τελωνειακής Κοστολόγησης
Για να παραμετροποιήσετε και κατά συνέπεια να κατηγοριοποιήσετε τους φακέλους κοστολόγησης, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Κινήσεις → Φάκελοι Κοστολόγησης → Πίνακες → Κατηγορίες → Αγορές και δημιουργείτε την νέα κατηγορία Φακέλου εισαγωγής Τελωνειακής αποθήκης.
Κατόπιν, για κάθε κατηγορία, στο group: Βασικά Στοιχεία, στο πεδίο «Τύπος Ενημέρωσης», διαλέγετε Αξία Εξόδων και Τιμολογίου. Το παραστατικό κόστους που δημιουργείται με το κλείσιμο του φακέλου κοστολόγησης, περιέχει το άθροισμα των μερισμένων αξίων των εξόδων και της συναλλακτικής αξίας του τιμολογίου αγοράς. Επίσης, για κάθε κατηγορία, πρέπει να συμπληρώσετε την επιθυμητή επιλογή ημερομηνιών λήξης και πρόβλεψης καθώς και τις σειρές παραστατικών αποθήκης που αφορούν την πρόβλεψη και το κλείσιμο των φακέλων κοστολόγησης της επιλεγμένης κατηγορίας.
Ανάλογα με τον τύπο ενημέρωσης που έχετε επιλέξει, πρέπει να παραμετροποιήσετε και τους τύπους παραστατικών αγορών και αποθήκης έτσι ώστε να ενημερώνουν τους σωστούς αθροιστές ειδών μέσω των τύπων κίνησης των ειδών.
4. Σειρές Παραστατικών αποθήκης –Φακέλου [Μερικό, Τελικό κλείσιμο φακέλου, Διαφορές Μερικού κλεισίματος]
Για να δημιουργήσετε και να παραμετροποιήσετε τα παραστατικά αποθήκης, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Κινήσεις → Σειρά Παραστατικού → Αποθήκη και δημιουργείτε νέες σειρές τις οποίες θα συνδέσετε αντίστοιχα στην κατηγορία Φακέλου που δημιουργήσατε στο προηγούμενο βήμα.
Για να δημιουργήσετε και να παραμετροποιήσετε τα παραστατικά αποθήκης, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Κινήσεις → Τύποι Παραστατικών → Αποθήκη και δημιουργείτε νέους τύπους παραστατικών με τους αντίστοιχους τύπους κίνησης.
Οι τύποι παραστατικών αποθήκης που θα δημιουργήσετε, θα αφορούν την νέα κατηγορία φακέλου «π.χ. Φάκελος εισαγωγής για τελωνειακή(Τρίτων Χωρών)», και αφορούν τις Σειρές για κλείσιμο, πρόβλεψη, και πρόσθετων αξιών. Θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στην παραμετροποίηση / δημιουργία των τύπων παραστατικών Αποθήκης και τύπων κίνησης τους , ώστε να ενημερώνουν σωστά τους αθροιστές αξίας ή τιμολογημένης ποσότητας αγορών.
- Τύπος Παραστατικού «Τελικό κλείσιμο Φακέλου Κοστολόγησης εκτός ΕΕ», Tab: Γενικά
- Τύπος παραστατικού «Μερικό κλείσιμο Φακέλου Κοστολόγησης εκτός ΕΕ», Tab: Τύποι Κίνησης
- Τύπος Παραστατικού «Τελικό κλείσιμο Φακέλου Κοστολόγησης εκτός ΕΕ», tab: Λοιπές Πληροφορίες
Στο πεδίο «Μετέχει σε Φακέλους Κοστολόγησης», διαλέγετε Παραστατικό Κλεισίματος. Το παραστατικό συμμετέχει σε φακέλους κοστολόγησης και χρησιμοποιείται σαν παραστατικό κόστους από την διαδικασία του κλεισίματος, για να ενημερώσει την αποθήκη με αξίες και να κλείσει τον φάκελο κοστολόγησης.
- Τύπος Παραστατικού «Μερικό κλείσιμο Φακέλου Τελωνειακής Διαχείρισης(πρόβλεψη)», tab: Γενικά
- Τύπος Παραστατικού «Μερικό κλείσιμο Φακέλου Τελωνειακής Διαχείρισης(πρόβλεψη)», tab: Τύποι Κίνησης
- Τύπος Παραστατικού «Μερικό κλείσιμο Φακέλου Τελωνειακής Διαχείρισης(πρόβλεψη)», tab: Λοιπές πληροφορίες
Στο πεδίο «Μετέχει σε Φακέλους Κοστολόγησης», διαλέγετε Παραστατικό Πρόβλεψης. Το παραστατικό συμμετέχει σε φακέλους κοστολόγησης και χρησιμοποιείται σαν παραστατικό κόστους από την διαδικασία των προβλέψεων, για να ενημερώσει την αποθήκη με αξίες, χωρίς να ολοκληρώνεται ο φάκελος κοστολόγησης.
- Τύπος Παραστατικού «Διαφορές Μερικού κλείσιμο Φακέλου Τελωνειακής Διαχείρισης», tab: Γενικά
- Τύπος Παραστατικού «Διαφορές Μερικού κλείσιμο Φακέλου Τελωνειακής Διαχείρισης», tab: Τύποι κίνησης
- Τύπος Παραστατικού «Διαφορές Μερικού κλείσιμο Φακέλου Τελωνειακής Διαχείρισης», tab: Λοιπές πληροφορίες
Πρόσθετες Αξίες φακέλου -Διαφορές μερικού κλεισίματος Φακέλου εισαγωγής Τελωνειακής Αποθήκης.
Κατά την αγορά εμπορευμάτων από τον προμηθευτή τρίτης Χώρας τα προϊόντα εισέρχονται στην τελωνειακή αποθήκη με το αντίστοιχο παραστατικό Αγορών [Τιμολόγιο Αγορών τρίτων χωρών ΦΚ για τελωνειακή Αποθήκη] καθώς και πιθανά παραστατικά εξόδων που αφορούν όλο τον φάκελο. Ακολουθούν οι επιμέρους μεταφορές
εμπορευμάτων από την τελωνειακή αποθήκη με παραστατικό ενδοδιακίνησης τελωνειακής και έξοδα τα οποία μερίζονται πάνω στις ενδοδιακινήσεις. Τα παραστατικά Διαφορών δημιουργούνται κατά το μερικό κλείσιμο φακέλου του Φακέλου τελωνειακής αποθήκης όταν καταχωρείτε στον φάκελο επιπλέον γενικό έξοδο το οποίο οφείλει να επιμεριστεί στις προηγούμενες εισαγωγές εμπορευμάτων ώστε να αποδώσει το επιπλέον κόστος στα είδη.
Δηλαδή, έστω ότι προχωράτε σε αγορά τριών προϊόντων από προμηθευτή τρίτης χώρας, είδους Χ1 , Χ2, Χ3. Κατά την αγορά και την εισαγωγή των εμπορευμάτων στην τελωνειακή διαχείριση λαμβάνεται και μια σειρά από έξοδα τα οποία αφορούν όλο τον φάκελο τελωνειακής διαχείρισης.
Τα έξοδα αυτά οφείλουν κατά τις επιμέρους εισαγωγές σας να μεριστούν πάνω στις ποσότητες των ειδών τις οποίες πλέον θα εισάγετε στην αποθήκη της εταιρίας σας.
Ο σχεδιασμός του κυκλώματος τελωνειακής αποθήκης έχει υλοποιηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να μερίσει αναλογικά το κόστος αυτό, ανά εισαγωγή, βάσης της πραγματικών ποσοτήτων αλλά και να ληφθεί επιπλέον υπόψη οποιαδήποτε άλλη χρέωση η οποία θα αφορά επί συνόλου τον φάκελο.
Παράδειγμα: Στην τελωνειακή σας αποθήκη εισάγετε τα παραπάνω είδη με παραστατικό αγορών Τον μήνα Οκτώβριο
Χ1 600 τεμάχια ,
Χ2 69 τεμάχια ,
Χ3 3450 τεμάχια.
Και λαμβάνετε μια γενική χρέωση αξίας 1207,97 €.
Κατά την πρώτη εισαγωγή ειδών από την τελωνειακή αποθήκη στην κεντρική σας αποθήκη λαμβάνετε για το είδος Χ2 όλη την ποσότητα του (69 τεμάχια) και για το είδος Χ3 552 τεμάχια (από την συνολική τους ποσότητα 3450 τεμάχια).
Ο υπολογισμός που θα γίνει ώστε να μεριστεί το γενικό έξοδο είναι ο παρακάτω.
Είδος Χ2 : 69 / (69 +552) * 1207,97 έξοδα = 134,22 με λόγο ανάλωσης 69/69=1 δηλαδή μεταφέρθηκε όλη η ποσότητα.
Είδος Χ3 : 552 / (69 +552) * 1207,97 έξοδα = 1073,75 με λόγο ανάλωσης 552/3450=0,16 *1073,75 = 171,18. Δηλαδή γίνεται αναλογικός μερισμός των εξόδων, εισήχθησαν 552 /
3450 είναι η συνολική αγορά επί την ποσοστιαία αναλογία του εξόδου 1073,75 = 171,18 θα είναι η αξία που θα μεριστεί για αυτή την εισαγωγή.
Η ίδια ακριβώς λογική συνεχίζεται για κάθε εισαγωγή ειδών και με αυτό τον τρόπο η εφαρμογή δημιουργεί παραστατικά Διαφορών στον φάκελο. Πιο συγκεκριμένα κατά τις επί μέρους εισαγωγές δεν ορίζεται σαν παρονομαστής η συνολική ποσότητα εισαγωγών αλλά γίνεται αναλογικά. Η εφαρμογή λειτουργεί με τα πραγματικά δεδομένα που υπάρχουν στην αποθήκη της εταιρίας μας οπότε και κοστολογείται η πραγματική ποσότητα εισαγωγών και όχι η θεωρητική.
5. Τύποι Παραστατικών Αποθήκης – Ενδοδιακίνηση
Δημιουργήστε μια νέα Σειρά ενδοδιακίνησης καθώς και ένα νέο τύπο παραστατικού Ενδοδιακίνησης το οποίο θα μετέχει σε φακέλους κοστολόγησης.
Απογραφές και Μεταφορές ειδών που υπάγονται στην τελωνειακή διαχείριση.
Όπως έχει ήδη γίνει γνωστό από τα παραπάνω, ένα είδος έχει την δυνατότητα να παραμείνει την τελωνειακή Αποθήκη για όσο διάστημα κρίνεται απαραίτητο. Αυτό σημαίνει πως μπορεί να ξεπεράσει και την χρονική διάρκεια ενός έτους. Σημειώνεται στο σημείο αυτό πως η μεταφορά των ειδών από το ένα έτος στο άλλο θα πρέπει να πραγματοποιείται με παραστατικά απογραφής τα οποία θα κινούν μόνο αθροιστές Ποσότητας και όχι Αξίας.
Ενεργή Τελωνειακή Διαχείριση σε προηγούμενα έτη και πρώτη χρήση στην εφαρμογή.
Στην περίπτωση που η έναρξη της εφαρμογής Pylon [π.χ. πραγματοποιείται στο έτος 2020] και συμπίπτει με ενεργή τελωνειακή κίνηση από προηγούμενα έτη [π.χ. κινήσεις 2019] θα πρέπει να γίνουν οι ακόλουθες ενέργειες :
- Για το έτος 2020 θα καταχωρίσετε στην εφαρμογή παραστατικό αγοράς το οποίο θα εμπεριέχει τις ποσότητες και αξίες που υπάρχουν την δεδομένη χρονική στιγμή στην Τελωνειακή Αποθήκη. Επίσης το παραστατικό αγοράς δεν θα κινεί αθροιστή προμηθευτή καθώς και θα συμπεριληφθεί στον φάκελο κοστολόγησης και τέλος θα αναφέρετε στα σχόλια του παραστατικού αγορών τα στοιχεία από το πρωτεύων παραστατικό εισαγωγής.
- Θα καταχωρίσετε τα απογραφικά παραστατικά αποθήκης τόσο των ειδών που εμπεριέχονται στην τελωνειακή αποθήκη [μόνο ποσότητα] όσο και ξεχωριστό απογραφικό παραστατικό για τα είδη που έχουν εισαχθεί από τελωνειακή αποθήκη και παραμένουν στην κεντρική αποθήκη προς πώληση [ποσότητα και αξία].
- Θα Καταχωρίσετε σε απογραφικό παραστατικό το υπόλοιπο του προμηθευτή.
Γέφυρες Φακέλων Τελωνειακής Διαχείρισης
Για να καλυφθεί η ανάγκη της ορθής λογιστικής ενημέρωσης (γέφυρα με λογιστική), του κυκλώματος παρακολούθησης της τελωνειακής αποθήκης, θα πρέπει να παραμετροποιηθούν οι γέφυρες για τα παραστατικά Αγορών, Εξόδων, Κλεισίματος Φακέλου, Πρόβλεψη φακέλου και Πρόσθετων αξιών. Η επι μέρους παραμετροποίηση των γεφυρών έγκειται στην λογιστική ανάγκη που οφείλει να ικανοποιείται ανά εγκατάσταση.
Τύποι Παραστατικών Εξόδων (Χρεώσεων)
Μπορείτε να χρησιμοποιείστε τα έτοιμα παραστατικά εξόδων που παρέχει η εφαρμογή ή να δημιουργήστε νέα παραστατικά που αφορούν και λαμβάνουν μέρος στην Τελωνειακή διαχείριση, και επιθυμείτε να τα διαφοροποιήσετε για ευκολία στην χρήση τους. Για να δημιουργήσετε ή να παραμετροποιήσετε νέα παραστατικά εξόδων, ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Κινήσεις → Τύποι Παραστατικών → Χρεώσεις → Έξοδα Προμηθευτή ή Πιστωτή και δημιουργείτε ή επιλέγετε τον τύπο παραστατικού που θέλετε. Κατόπιν, στο tab: Λοιπές Πληροφορίες, στο πεδίο «Μετέχει σε Φακέλους Κοστολόγησης», διαλέγετε Ναι. Το παραστατικό συμμετέχει σε φακέλους κοστολόγησης με αξία.
Χρεώσεις (Έξοδα)
Για να παραμετροποιήσετε ή να δημιουργήσετε χρεώσεις που θα αφορούν την τελωνειακή διαχείριση , ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Χρημ/μικά → Χρεώσεις και δημιουργείτε ή επιλέγετε την χρέωση που θέλετε. Κατόπιν, στο tab: Βασικά Στοιχεία, στο group: Φάκελοι Κοστολόγησης, στο πεδίο «Μέθοδος Μερισμού», διαλέγετε αντίστοιχα την επιθυμητή συμπεριφορά με μια από τις παρακάτω τιμές:
- Κανένα. Η αξία της χρέωσης δεν μερίζεται.
- Ποσότητα 1ης ΜΜ. Η αξία της χρέωσης μερίζεται ανάλογα με την συνολική ποσότητα της 1ης μονάδας μέτρησης των ειδών.
- Ποσότητα 2ης ΜΜ. Η αξία της χρέωσης μερίζεται ανάλογα με την συνολική ποσότητα της 2ης μονάδας μέτρησης των ειδών.
- Αξία μετά Εκπτώσεων. Η αξία της χρέωσης μερίζεται ανάλογα με την συνολική συναλλακτική (καθαρή) αξία των ειδών.
- Όγκος. Η αξία της χρέωσης μερίζεται ανάλογα με τον συνολικό όγκο των ειδών.
- Βάρος. Η αξία της χρέωσης μερίζεται ανάλογα με το συνολικό βάρος των ειδών.
- Επιφάνεια. Η αξία της χρέωσης μερίζεται ανάλογα με την συνολική επιφάνεια των ειδών.
- Αξία μετά Εκπτώσεων και Δασμολογική Κλάση. Η αξία της χρέωσης μερίζεται ανάλογα με τον συνδυασμό της δασμολογικής κλάσης και του υποσυνόλου της συναλλακτικής (καθαρής) αξίας των ειδών της επιμέρους δασμολογικής κλάσης.
