Σε αυτή την ενότητα αναλύεται ο τρόπος χρήσης των παγίων ως προς την παρακολούθησή τους από το λογιστικό κύκλωμα. Προς επισήμανση, η δημιουργία ενός παγίου από το εμπορικό κύκλωμα (Αποθήκη → Πάγια) δημιουργεί αυτόματα και ένα λογιστικό πάγιο (Πάγια → Διαχείριση). Δεν συμβαίνει όμως το αντίστροφο. Δηλαδή, μπορείτε να δημιουργήσετε πάγιο στο λογιστικό κύκλωμα χωρίς να έχει δημιουργηθεί εμπορικό πάγιο, μπορείτε να το παρακολουθείτε λογιστικά σε αποσβέσεις και άλλες διαδικασίες, αλλά δεν μπορείτε να το χρησιμοποιείτε στις γραμμές παραστατικών.
Ενώ βρισκόμαστε μέσα σε ένα λογιστικό πάγιο, υπάρχει η δυνατότητα να δείτε το Συνδεδεμένο Εμπορικό Πάγιο, με την επιλογή “Συνδεδεμένο Είδος”.
Δημιουργία Λογιστικού Παγίου
Στο μενού Διαχείριση → Πάγια μπορείτε με την επιλογή της προσθήκης να δημιουργήσετε νέο λογιστικό πάγιο.
Όταν στην παραμετροποίηση της κωδικοποίησης, έχει οριστεί μορφοποίηση κωδικού παγίου, τότε δίπλα στον “Κωδικό” στην κάρτα παγίου, εμφανίζεται ένα βελάκι. Αυτό το βελάκι δίνει την δυνατότητα συμπλήρωσης της αύξουσας αρίθμησης. Για παράδειγμα αν η μορφοποίηση κωδικού είναι της ##-##-##-#### και ο τελευταίος κωδικός για τα Μηχανήματα είναι 12-00-00-0015, τότε αν στον κωδικό συμπληρώσετε 12-00-00- και επιλέξετε το βελάκι, τότε θα συμπληρωθούν τα ψηφία 0016 στον “Κωδικό”.
Εκτός από τον “Κωδικό”, υποχρεωτικό πεδίο στο πάγιο είναι και το “Όνομα”, το οποίο μπορεί να συμπληρωθεί και σε άλλες γλώσσες με την χρήση Multilingual Descriptions.
Επίσης μπορείτε να ορίσετε το “Υποκατάστημα” το οποίο αφορά το λογιστικό πάγιο. Η λειτουργικότητα του Υποκαταστήματος αφορά κυρίως φίλτρο σε εκτυπώσεις.
Στο tab: Παράμετροι, μπορείτε να συμπληρώσετε τα πληροφοριακά πεδία όπως “Τοποθεσία”, “Θέση”, “Κατηγορία”, αλλά και το πεδίο “Κατηγορία Λογαριασμών” που αφορά την παραμετροποίηση των λογαριασμών απόσβεσης για το άρθρο αποσβέσεων. Επίσης μπορείτε να συμπληρώσετε τα νομίσματα που αφορούν τις κινήσεις του παγίου, Βασικό και Δευτερεύον όπως ορίζεται από την παραμετροποίηση της Εταιρίας.
Εκτός από την δημιουργία νέου παγίου, έχετε την δυνατότητα να κάνετε αντιγραφές παγίων, που ουσιαστικά διευκολύνουν τον χρήστη γιατί διατηρούν την πληροφορία της περιγραφής και των κανόνων απόσβεσης ανά λογιστικό σύστημα. Η διαδικασία “Αντιγραφή Παγίου” βρίσκεται στις Εργασίες.
Λογιστικό Σύστημα
Σε κάθε πάγιο, μπορείτε να ορίσετε ανά σύστημα παγίων διαφορετικό κανόνα απόσβεσης με ορισμό ημερομηνίας Έναρξης και Λήξης. Αυτό σημαίνει ότι οι αποσβέσεις θα υπολογιστούν διαφορετικά ανά σύστημα παγίων και για συγκεκριμένες χρονικές περιόδους.
Όπως φαίνεται και στην εικόνα παραπάνω, στα αριστερά εμφανίζονται όλα τα συστήματα παγίων που παρακολουθούνται από την εταιρία, όπως ορίζεται στην παραμετροποίηση. Επιλέγοντας κάποιο σύστημα, στα δεξιά μπορείτε να ορίσετε Ημερομηνία Έναρξης και Ημερομηνία Λήξης, καθώς επίσης και τον Κανόνα Απόσβεσης.
Πατρικό Πάγιο
Για να καλυφθεί η ανάγκη σωστής απεικόνισης αλλά και υπολογισμού αποσβέσεων της προσθήκης σε κάποιο πάγιο, έχετε διαθέσιμο το Πατρικό Πάγιο.
Πιο συγκεκριμένα, αν αγοραστεί κάποιο πάγιο μια δεδομένη χρονική στιγμή, και μετά από κάποιο χρονικό διάστημα αγοραστεί εκ νέου ποσότητα αυτού του παγίου, τότε οι αποσβέσεις θα πρέπει να υπολογιστούν βάσει της αγοράς της εκάστοτε ποσότητας και όχι της ημερομηνίας πρώτης αγοράς του παγίου, αλλά επίσης σε κάποια εκτυπωτικά δεν είναι επιθυμητή η ανάλυση πληθώρας παγίων που ουσιαστικά αφορούν το ίδιο πάγιο.
Όπως φαίνεται και στην εικόνα παραπάνω, μπορείτε στο νέο πάγιο, δηλαδή στην προσθήκη, να ορίσετε ποιο είναι το πατρικό πάγιο ώστε να υπάρχει σύνδεση και σωστή απεικόνιση στο μητρώο παγίων.
Από τις Εργασίες, υπάρχει η δυνατότητα να δείτε τα συσχετιζόμενα πάγια ενός παγίου, που έχουν δηλαδή σύνδεση πατρικού παγίου, με την επιλογή “Συσχετιζόμενα Πάγια”.
Επίσης μπορείτε να δημιουργήσετε νέο συσχετιζόμενο πάγιο, έχοντας επιλέξει το αρχικό πάγιο που επιθυμείτε και έπειτα από Εργασίες να επιλέξετε “Δημιουργία Συσχετιζόμενου”. Το νέο πάγιο που θα δημιουργηθεί θα έχει αυτόματα ορισμένο το πεδίο “Πατρικό Πάγιο”, την ίδια περιγραφή και τους ίδιους κανόνες απόσβεσης ανά σύστημα παγίων.
Κινήσεις Λογιστικού Παγίου
Οι κινήσεις μέσα στο πάγιο ενημερώνονται είτε χειροκίνητα, είτε αυτόματα από εμπορικά παραστατικά και από την εργασία υπολογισμού αποσβέσεων.
Για να ορίσετε μια νέα κίνηση σε κάποιο πάγιο, θα πρέπει να επιλέξετε προσθήκη από το toolbar που βρίσκεται στο κάτω μέρος της κάρτας του παγίου. Έπειτα στο παράθυρο “Ανάλυση Γραμμής” θα πρέπει να ορίσετε:
- την κίνηση που θέλετε να καταχωρήσετε, επιλέγοντας την ζητούμενη κίνηση από την λίστα των τύπων κίνησης παγίων,
- την Ημερομηνία της κίνησης
- το παραστατικό που αφορά την κίνηση
- τον συναλλασσόμενο της κίνησης
Στο tab: Κινήσεις μπορείτε να ορίσετε την “Καθαρή αξία”, την “Αξία ΦΠΑ” και την “Ποσότητα”, ανάλογα με την παραμετροποίηση του τύπου κίνησης παγίου που έχετε επιλέξει. Μπορείτε να ορίσετε τις αξίες αυτές για όλα τα συστήματα παγίων ή και να τις διαφοροποιήσετε ανά σύστημα, χρησιμοποιώντας το πεδίο “Διαφοροποίηση Αξιών ανά λογιστικό Σύστημα”.
Μπορείτε, αρχικά, έχοντας τιμή Όχι στο παραπάνω πεδίο να ορίσετε την τιμή που αφορά όλα τα λογιστικά συστήματα, και έπειτα επιλέγοντας τιμή Ναι και ξεκλειδώνοντας τον detail πίνακα, να διαφοροποιήσετε την τιμή που ορίσατε ανά σύστημα.
Στο tab: Παράμετροι, εμφανίζονται πληροφορίες που αφορούν τον τρόπο δημιουργίας της κίνησης (χρήστης, γέφυρα, άρθρο), καθώς και τα σχετικά νομίσματα.
Η απεικόνιση των κινήσεων στην κάρτα του παγίου είναι όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Ανά Σύστημα παγίου εμφανίζονται οι διαφοροποιημένες τιμές. Σε περίπτωση που δεν υπήρχε διαφοροποίηση ανά υποσύστημα, στο πεδίο “Σύστημα Παγίου” θα εμφάνιζε περιγραφή (Όλα τα Συστήματα Παγίων).
Περίοδοι Αδράνειας- Φύλλα Μερισμού- Extra Πεδία
Στο tab: Παράμετροι, πέρα από τα πληροφοριακά πεδία, υπάρχει και η δυνατότητα ορισμού “Περιόδων Αδράνειας”. Σε περίπτωση που σε κάποιο πάγιο, για μια ή περισσότερες συγκεκριμένες περιόδους δεν επιθυμείτε να υπολογιστούν αποσβέσεις, τότε μπορείτε να ορίσετε τις περιόδους αδράνειας στον πίνακα “Περίοδοι Αδράνειας”
Στο tab: Φύλλα μερισμού, μπορείτε να ορίσετε τα φύλλα μερισμού που αφορούν την αναλυτική λογιστική κατά την διαδικασία των αποσβέσεων.
Στο tab: Πρόσθετα, υπάρχουν κατηγορίες, απλές και δενδροειδείς, που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στα πάγια.
Στο tab: Πεδία Χρήστη, υπάρχουν ελεύθερα πεδία, που μπορείτε να τα προσαρμόσετε για να συμπληρώσετε πληροφορία που αφορά τα πάγια σε κάποια συγκεκριμένη εγκατάσταση.
Στο tab: Σχόλια, μπορείτε να συμπληρώσετε κείμενο με σχόλια που αφορά το εκάστοτε πάγιο.
Οικονομικά Στοιχεία Συστήματος Παγίων
Στην κάρτα παγίου, στο δεξί μέρος υπάρχουν συγκεντρωμένες πληροφορίες που αφορούν στο πάγιο όπως Ημερομηνία Κτήσης, Τρέχουσα Ποσότητα, Αξία Κτήσης, Αξία Προσθηκών, Υπολειμματική Αξία. Αυτές οι πληροφορίες διαφοροποιούνται αναλόγως το σύστημα παγίων. Δηλαδή, ανάλογα με το σύστημα που έχετε επιλεγμένο στο σχετικό πίνακα “Συστήματα Παγίων”, στην περιοχή “Οικονομικά Στοιχεία Συστήματος Παγίων” εμφανίζονται οι πληροφορίες για το συγκεκριμένο σύστημα.
Τα περισσότερα από αυτά τα πεδία είναι πληροφοριακά και δεν μπορούν να τροποποιηθούν από τον χρήστη. Τα μόνα πεδία που είναι ανοιχτά προς επεξεργασία είναι η ημερομηνία Έναρξης Αποσβέσεων και η Προσαρμοσμένη Υπολειμματική Αξία.
Εκτός από τα Οικονομικά Στοιχεία για το συγκεκριμένο πάγιο, έχετε τη δυνατότητα να παρακολουθείτε και τα οικονομικά στοιχεία των συσχετιζόμενων παγίων, που είναι δηλαδή συνδεδεμένες με την λειτουργικότητα του πατρικού παγίου. Από Εργασίες, μπορείτε να επιλέξετε “Οικονομικά Στοιχεία Συσχετιζόμενων” και να δείτε συγκεντρωμένα σε ένα πίνακα τα στοιχεία για κάθε συσχετιζόμενο πάγιο.
