Οι δεσμεύσεις αποθέματος σε μια εταιρεία προκύπτουν είτε από παραγγελίες πελατών είτε από παραγγελίες υποκαταστημάτων για λόγους αναπλήρωσης αποθέματος. Σε πολλές περιπτώσεις λόγω της ύπαρξης προτεραιότητας σε κάποιους πελάτες η ανάγκη για χρήση του εν λόγω κυκλώματος κρίνεται επιτακτική. Στην εφαρμογή έχουν προστεθεί αθροιστές (αποθήκης) οι οποίοι έχουν σχέση με τις δεσμεύσεις και είναι διαφορετικοί από τους αθροιστές των εκκρεμών παραγγελιών πωλήσεων και αγορών που προϋπήρχαν στην εφαρμογή. Για λόγους πληροφόρησης στα οικονομικά στοιχεία του είδους έχει προστεθεί η σελίδα δεσμεύσεις που απεικονίζει όλη την δραστηριότητα ανά αποθήκη.
Στα οικονομικά στοιχεία του είδους που έχει κινηθεί σε δεσμεύσεις, στην προβολή Δεσμεύσεις, όπως στο παραπάνω παράδειγμα, παρατηρείτε ότι υπάρχουν δύο tabs. Ένα tab Δεσμεύσεις και ένα tab Απαιτήσεις.
Η πληροφορία είναι πάντα σε επίπεδο αποθηκευτικού χώρου, με δυνατότητα ανάλυσης και στα παραστατικά από τα οποία έχει προκύψει. Στο tab: Δεσμεύσεις, εμφανίζεται οτιδήποτε έχει δεσμεύσει ο αντίστοιχος χώρος σε επίπεδο αθροιστών.
Στο tab: Απαιτήσεις, εμφανίζονται όλες οι απαιτήσεις που υπάρχουν στον συγκεκριμένο αποθηκευτικό χώρο από άλλους αποθηκευτικούς χώρους. Η ανάλυση είναι πάντα σε επίπεδο αποθήκης μου για την περίπτωση αναφοράς συγκεκριμένου αποθηκευτικού χώρου και άλλης αποθήκης για την περίπτωση αναφοράς σε άλλο αποθηκευτικό χώρο.
Διαδικασία δημιουργίας δεσμεύσεων
Κατά την καταχώρηση παραγγελίας πώλησης ή παραγγελίας αποθήκης, προτείνεται οθόνη δημιουργίας δέσμευσης. Στο πάνω μέρος της οθόνης και δεξιά, βλέπετε την γραμμή της δέσμευσης με την ποσότητα και το status (που αρχικά προτείνεται αυτόματα) το οποίο μπορείτε και να αλλάξετε εφόσον επιλέξετε από το κάτω μέρος της οθόνης άλλο τρόπο δέσμευσης. Στο κάτω μέρος της οθόνης και δεξιά, όπως ήδη έχει αναφερθεί, παρέχονται πληροφορίες σε σχέση με το απόθεμα για την συγκεκριμένη δέσμευση αλλά και τις εκκρεμείς παραγγελίες αγορών. Οι δύο αυτές επιλογές μεταφράζονται και σε αντίστοιχα στάδια.
Η διαφοροποίηση στον τρόπο δέσμευσης δηλώνεται από την στήλη ποσότητα δέσμευσης, στο κάτω μέρος και δεξιά και ανάλογα με την σελίδα που θα επιλεχθεί (Υπόλοιπο Αποθηκών ή Παραγγελίες).
Αφού καταχωρηθεί η παραγγελία πώλησης ή παραγγελίας αποθήκης και δεσμευτεί η ποσότητα, εφόσον δεν υπάρχει απόθεμα σε Α.Χ. χρειάζεται να γίνει παραγγελία από προμηθευτή είτε χειροκίνητα είτε από Κινήσεις → Εργασίες → Δεσμεύσεις →Δημιουργία Παραγγελίας. Στην εργασία αυτή εμφανίζονται όλες οι δεσμεύσεις που είναι σε αναμονή αγοράς ώστε να μπορείτε να τις δημιουργήσετε αυτόματα.
Σε περίπτωση που επιλέξετε να κάνετε την δημιουργία παραγγελίας αγορών από την εργασία, η εφαρμογή θα συνδέσει την παραγγελία πώλησης με την παραγγελία αγορών αυτόματα. Έτσι, στην ανάλυση των δεσμεύσεων στην παραγγελία πώλησης (από Εργασίες → Δεσμεύσεις → Ανάλυση) θα δείτε ότι η κατάσταση της δέσμευσης έχει γυρίσει από Δεσμεύσεις για Παραγγελία σε Παραγγελία μου.
Σε περίπτωση που γίνεται χειροκίνητα η παραγγελία αγοράς, στο tab: Παραγγελίες εμφανίζεται η παραγγελία από την οποία μπορεί να αντληθεί η ποσότητα που θα καλυφθεί η απαίτηση. Στο πεδίο “Δεσμεύσεις για Παραγγ./Συνθ./Παρ.” εμφανίζεται η ποσότητα που θα χρησιμοποιούνταν στην αυτόματη δημιουργία παραγγελίας/συνθ./παρ. Θα πρέπει να καταχωρηθεί η ποσότητα μηδέν, ώστε να εξαφανιστεί η δέσμευση και θα καταχωρήσετε με το χέρι την ποσότητα δέσμευσης και τέλος θα επιλέξετε Καταχώρηση Αλλαγών. Έτσι, η γραμμή της δέσμευσης θα ανανεωθεί και η κατάσταση θα γίνει από Δεσμεύσεις για Παραγγελία σε Παραγγελία μου.
Στα οικονομικά στοιχεία του είδους, η παραγγελμένη ποσότητα από αγορές που είναι στην αποθήκη μου (δηλαδή η αποθήκη προέλευσης) έχει εμφανιστεί η ποσότητα της παραγγελίας αγορών, στην στήλη για Παραγ./Συνθ./Παρ. η ποσότητα έχει μηδενίσει και στην στήλη Αναμενόμενα, η ποσότητα που αναμένει η δέσμευση για να κλείσει.
Έτσι συνεχίζοντας για να κλείσει η δέσμευση θα χρειαστεί η παραγγελία αγοράς να μετασχηματιστεί σε Δελτίο Παραλαβής (που συμμετέχει σε δεσμεύσεις).
Έτσι, στην ανάλυση δεσμεύσεων στην παραγγελία πώλησης (από Εργασίες → Δεσμεύσεις → Ανάλυση), θα παρατηρήσετε ότι η κατάσταση της δέσμευσης έχει γίνει από Παραγγελία μου σε Στην Αποθήκη μου. Επίσης έχει ενημερωθεί και το tab: Υπόλοιπο Αποθηκών με δεσμευμένη την αντίστοιχη ποσότητα.
Στα οικονομικά στοιχεία του είδους θα παρατηρήσετε ότι η δέσμευση εξακολουθεί να υπάρχει με δεσμευμένη την ποσότητα στην αποθήκη μου καθώς δεν έχει αποσταλεί η παραγγελία ακόμα στον πελάτη. Η δέσμευση θα κλείσει οριστικά όταν η Παραγγελία μετασχηματιστεί σε παραστατικό αποστολής δηλαδή σε παραστατικό που κάνει αντιστοίχιση στην δέσμευση.
Έτσι, μετά τον μετασχηματισμό της παραγγελίας πώλησης σε Δελτίο Αποστολής (Δέσμευση Αποθέματος) θα δείτε πως η κατάσταση δέσμευσης έχει γίνει από Στην Αποθήκη μου σε Κλειστό όπως εμφανίζεται στην ανάλυση δεσμεύσεων της παραγγελίας πώλησης (από Εργασίες → Δεσμεύσεις → Ανάλυση).
Επίσης στα οικονομικά στοιχεία του είδους δεν υπάρχει πλέον δέσμευση και απαίτηση (εκτός και αν υπάρχει κάποια άλλη παραγγελία πώλησης με δεσμεύσεις στο ίδιο είδος).
